Ako používať všetky najlepšie techniky produktivity v Trelle

Trello je všestranná aplikácia na správu úloh. Vďaka svojim vlastným funkciám ho môžete použiť pri akejkoľvek metóde produktivity. Aj keď je nastavený ako doska Kanban, môžete ho nastaviť ľubovoľným spôsobom.

V tomto článku sa naučíte, ako používať všetky najznámejšie metódy produktivity v Trelle.

1. Kanbanská rada

Doska Kanban je efektívny spôsob správy pracovného toku. Úlohy rozdelíte do troch zoznamov: úlohy, úlohy a hotovo! Zoznam Hotovo slúži ako motivátor a ukazuje vám všetko, čo ste doteraz dokázali.

Toto rozloženie je predvolené pre Trello, takže je ľahké ho nastaviť. Pri vytváraní nového zoznamu vyberte šablónu Kanban Board. Jeho vlastnosti tiež dopĺňajú túto stratégiu. Karty môžete klikať a presúvať medzi zoznamami, farebne ich kódovať a sledovať priebeh pomocou kontrolných zoznamov!

Všetky tieto funkcie sú vhodné pre začiatočníkov-môžete ich vidieť zvýraznené na obrázku vyššie! Ak ste Trello ešte nepoužili a potrebujete návod, pozrite sa na náš Trello tipy pre začiatočníkov začať!

2. Eisenhowerova matica

Táto metóda je pripočítaná Dwightovi D. Eisenhower. Je to skvelé na stanovovanie priorít a funguje dobre pre každého, kto má dlhý a nekonečný zoznam úloh.

Matica má štyri sektory. Prvá je Sprav to hneď pre úlohy, ktoré musíte urobiť rýchlo kvôli termínom alebo iným dôsledkom. Druhý je Urob to neskôr pre úlohy, ktoré nie sú naliehavé. Poslední dvaja sú Delegujte to pre úlohy, ktoré spadajú mimo váš kormidelník, a Nerob to pre úlohy, ktoré nie sú ani naliehavé, ani dôležité.

Tieto sektory sa pekne prekladajú do zoznamov Trello! Ak chcete rozloženie 2 × 2, môžete použiť a užitočné rozšírenie Trello nazývané Rozloženie zoznamu alebo toto Šablóna Trello. Trello pre vás upozorňuje na blížiace sa termíny. Vďaka tomu je ľahké zistiť, kedy sa má úloha presunúť Urob to neskôr do Sprav to hneď. Do svojej nástenky môžete tiež pridať ďalších ľudí ako spolupracovníkov. Delegovanie úlohy je tak jednoduché, ako im ho priradiť pomocou súboru Členovia možnosť.

3. Metóda Ivy Lee

Ivy Lee požaduje obmedzenie zoznamu úloh na 6 úloh. Pomôže vám to vyhnúť sa zahlteniu dlhým zoznamom alebo prílišnému rozšíreniu koncentrácie. Funguje to takto: každý deň si vytvorte šesť kariet úloh a pracujte na nich. Na konci dňa archív dokončil úlohy. Na druhý deň pridajte nové úlohy, maximálne na šesť. Ide o to, že nikdy nemáte na tanieri viac ako šesť úloh naraz.

Súvisiace: Ako vyčistiť a odblokovať dosky Trello: jednoduché tipy

Môžete tiež pridať Zoznam obmedzení, bezplatný a praktický doplnok Trello Power-Up, ktorý sa rozsvieti, ak do svojho zoznamu pridáte viac ako šesť úloh! Môžete tiež začleniť súbor Blokovanie času metóda. To znamená rozdeliť deň na ranný, popoludňajší a večerný zoznam a rozdeliť medzi ne šesť úloh.

4. Jedenie žaby

Mark Twain kedysi povedal: „Každé ráno zjedz najskôr žabu a po zvyšok dňa sa ti nič horšie nestane“. Táto metóda, ako najskôr urobiť to najhoršie, nie je úplnou technikou, ale zdokonaľuje ďalšie metódy!

V Trelle existujú dva spôsoby nasadenia žabieho jedenia: pomocou štítku a nálepky. Nálepka je viditeľnejšia, preto ju odporúčame. Každý deň pridajte k jednej úlohe žabiu nálepku podľa vlastného výberu a je to vaša žaba! Najprv to urobte.

Štítky sú menej nápadné, ale môžete ich zautomatizovať. Pomocou funkcie Butler urobte z úlohy automaticky Frog, ak ju necháte príliš dlho nevybavenú. Pri tejto metóde postupujte nasledovne:

Otvorte dosky Ponuka a vyberte položku Viac v podponuke, potom kliknite na Štítky. Vytvorte štítok „ŽABA“. Odporúčame k tomu zelenú farbu. Ďalej otvorte súbor Automatizácia menu a zvoľte Pravidlá podmenu.

Vytvorte nové pravidlo pomocou nasledujúceho postupu Dátum spúšť: Keď je dátum splatnosti na karte označený ako Neúplný, splatný do 7 dní. Ak chcete, môžete vybrať iný počet dní. Ďalej povieme tabuli, čo má robiť, keď zistí takúto kartu.

Pridáme celkom dve akcie. Začnite s Pridať/Odstrániť akcia: pridajte na kartu zelený štítok ŽABA, ako je uvedené vyššie.

Pridajte nasledujúce Zoradiť akcia: Zoradiť zoznam podľa štítka: ŽABA vzostupne. Vďaka tomu sa úlohy s blížiacimi sa termínmi zmenia na žaby a presunú sa na začiatok zoznamu. Dokončite pravidlo a bude naďalej presadzovať túto podmienku, kým ho neodstránite alebo nezakážete.

5. SMART ciele

SMART Goals je spôsob, ako sa ubezpečiť, že svoje úlohy skutočne dokážete splniť. To znamená Specific, Mľahko zmieriteľný, Actionable, R.ľahko použiteľné a Timely. Bráni vám vytvárať si nejasné ciele, ktoré vo vás vyvolávajú pocit frustrácie. Túto filozofiu môžete použiť na Trello uložením kontrolného zoznamu.

Vytvorte si kartu a pomenujte ju „SMART List“ alebo niečo podobné. Pridajte kontrolný zoznam s rovnakým názvom so všetkými kritériami SMART.

• Konkrétne. [Pridať konkrétne parametre]
• Merateľné. [Kvantifikujte cieľ]
• Hodnotný. [Zapíšte si kroky, každý krok začnite slovesom]
• Rozumné. [Zaistite, aby bolo možné úlohu vykonať podľa popisu]
• Včas. [Nastavte termín pomocou funkcie Dátumy]

Kartu uložte a odložte, ale nearchivujte ju. Teraz, keď v budúcnosti vytvárate kontrolný zoznam, môžete vybrať kopírovať položky z ... rozbaľovaciu ponuku na import zoznamu SMART!

6. Spôsob doručenej pošty

Táto metóda funguje najlepšie v poštovom klientovi, ale môžete ju použiť v akejkoľvek situácii, keď sa objavia nové úlohy. Táto metóda používa štyri zoznamy. Prvá je Urob teraz, pri úlohách, ktoré môžete dokončiť do dvoch minút alebo menej.

Ďalší zoznam je Delegát pre úlohy, ktoré musíte odovzdať iným. Ak zdieľate svoju tabuľu, môžete priradeného člena tímu pridať výberom Priradiť v ponuke karty. Ak je doska súkromná, zvážte pridanie napájania, akým je napríklad aplikácia SendBoard E -mail pre Trello. Umožňuje vám vytvárať karty z vášho obľúbeného e -mailového klienta alebo odosielať e -maily z Trella!

Budete tiež potrebovať zoznam úloh Kalendára s pripojeným dátumom. Jednoduché pravidlo môžete rýchlo pridať priamo zo zoznamu! Kliknite na zoznam ponuku možností a vyberte Keď je karta pridaná do zoznamu ... začať pridávať pravidlo. Vyber si Zoradiťzoznam ako typ akcie a zoradiť podľa do dátumu, vzostupne.

Nakoniec vytvorte Všetko ostatné pre úlohy, ktoré nemajú termín. Môžete ho tiež použiť na zdroje, šablóny a nápady na projekty, ktoré zatiaľ nie sú použiteľné. Všetko ostatné môže byť pekne preplnené, preto si stanovte pár pravidiel, aby to bolo organizované.

Najprv vytvorte štítok s názvom „Prostriedok“. Otvorte ponuku zoznamu a vyberte Vytvoriť vlastné pravidlo .... Vyberte spúšťač Keď je na kartu pridaný štítok zdroja a akcia Zoraďte zoznam podľa štítku Vzostupne.

To zaisťuje, že zdroje, ktoré chcete často používať, sú vždy na vrchole. Môžete tiež vytvoriť štítok šablóny a použiť rovnakú metódu, aby sa šablóny nedostali do spodnej časti zoznamu.

Druhé pravidlo má spúšťač Keď je na karte v zozname „VŠETKO INÉ stanovený dátum splatnosti.” Vykonajte akciu, „Presuňte kartu na začiatok zoznamu KALENDÁR”. Vďaka tomu nezabudnete do kalendára pridať časovo náročnú úlohu.

Zvýšte svoju produktivitu v Trello

Štýl každého človeka je iný, preto experimentujte a nájdite spôsob, ktorý vám vyhovuje! Môžete kombinovať štýly a kombinovať ich. Metódu Frog-Eating a Ivy Lee môžete napríklad pridať do takmer akéhokoľvek štýlu. Môžete tiež vziať myšlienku zoznamu „Všetko“ a začleniť ho do svojej rady Kanban.

So správnou metódou a vylepšeniami môžete z dosky Trello urobiť výkonnú elektráreň!

10 najlepších power-upov Trello, ktoré môžete dnes pridať do svojho pracovného toku

Ak ste ešte nedali šancu Trello Power-Ups, chýbate. Jedná sa o doplnky, ktoré môžu na vašich doskách pôsobiť magicky.

Čítajte ďalej

O autorovi