Ako exportovať údaje programu Microsoft Access do dokumentu programu Word

Balík Office od spoločnosti Microsoft má rôzne aplikácie na rôzne úlohy. Napríklad, ak chcete vytvoriť databázu, program Microsoft Access vám bude stáť za chrbtom. Access poskytuje väčšinu funkcií, ktoré by ste očakávali od systému správy relačných databáz. Môžete napríklad vytvoriť tabuľky, formuláre, dotazy, vzťahy, zostavy, makrá, moduly.

Čas od času však možno budete chcieť exportovať údaje z programu Microsoft Access do programu Word. Ak hľadáte jednoduchý spôsob exportu údajov programu Access do programu Word, ste na správnom mieste.

Ako Access exportuje objekty do Wordu

Predtým, ako vám ukážeme, ako exportovať údaje z programu Microsoft Access do programu Word, musíte pochopiť niektoré základy. Po prvé, nemôžete exportovať všetky typy objektov z programu Access do programu Word.

V súčasnosti môžete exportovať iba tabuľky, dotazy, formuláre a zostavy. Každý objekt má však stále určité obmedzenia. Počnúc záznamami, Access exportuje iba tie, ktoré sú vo vybratom zobrazení. Aplikácia nebude obsahovať všetky skryté údaje v zostave. Podobne je Access schopný exportovať iba formuláre a dátové listy s podformulármi a podradenými údajmi.

Jediným spôsobom, ako to obísť, je exportovať každý podformulár a čiastkový list údajov. Ak exportujete hlavný prehľad, môžete exportovať viacero podformulárov a čiastkových zostáv.

Za druhé, z Accessu do Wordu nemôžete exportovať vzťahy, makrá, moduly a grafické objekty, ako sú obrázky a objekty Microsoft Graph. Access navyše bude exportovať výsledky iba z výrazov, nie z výrazov samotných.

Nakoniec neexistuje žiadny spôsob, ako importovať údaje z programu Microsoft Access do programu Word. Musíte začať v programe Access, exportovať údaje do nového dokumentu, potom skopírovať obsah a prilepiť ho do existujúceho dokumentu programu Word.

Ako exportovať prístupové údaje do dokumentu programu Word

Export prístupových údajov do programu Word používa vstavaný nástroj Sprievodca exportom-súborom RTF. Tento nástroj má veľa obmedzení týkajúcich sa exportu údajov programu Access, ale je to lepšie ako nič.

Ale ak je to príliš obmedzujúce, môžete sa pozrieť na niektoré z nich najlepšie bezplatné alternatívy programu Microsoft Access za prípadnú výmenu. V opačnom prípade exportujte údaje z programu Access do programu Word podľa týchto pokynov:

1. Otvor tvoj Prístup k databáze.
2. Vyberte predmet ktorý chcete exportovať do súboru Navigačná tabla.
3. Skontrolujte tabuľku, dotaz, formulár alebo správu a overte, či sú bez chýb. Prístup zvyčajne obsahuje chybové indikátory vždy, keď rozpozná chybu. To môže zahŕňať zelené trojuholníky a rôzne čísla chýb. Tento krok je dôležitý, pretože Access po exporte údajov automaticky nahradí chybové miesta nulovou hodnotou.
4. Vyberte zobrazenie alebo časť údajov na export. Najlepším spôsobom, ako vybrať údaje na export z viacerých tabuliek, je spustenie dotazov MS Access. Ak chcete z objektu exportovať všetky údaje, tento krok preskočte.
5. Kliknite na Externé údaje kartu a vyberte Viac> Slovo. Otvorí sa nástroj Sprievodca exportom súboru RTF.
6. Do vyskakovacieho okna Sprievodca exportom súboru RTF zadajte názov súboru a vyberte cieľ.
7. Skontrolovať Po dokončení operácie exportovania otvorte cieľový súbor v prípade potreby začiarknite políčko.
8. Ak ste vybrali určité údaje na export, začiarknite políčko Exportujte iba vybrané záznamy začiarkavacie políčko. V opačnom prípade nechajte začiarkavacie políčko a exportujte všetky údaje v objekte.
9. Kliknite OK spustite proces exportu.

Ak existuje súbor s podobným názvom, môžete vybrať, či ho má Access prepísať alebo nie. Vyberte Áno na prepísanie súboru, príp Nie vo vyskakovacom okne vyberte nový názov súboru.

V predvolenom nastavení Access vytvorí súbor formátu RTF programu Microsoft Word s príponou RTF. Ak chcete pridať svoje prístupové údaje do dokumentu programu Word, postupujte takto:

1. Otvorte dokument RTF.
2. Skopírujte celý obsah dokumentu.
3. Prilepte údaje do dokumentu programu Word.

Ak sa vám nástroj sprievodcu exportom exportu súboru RTF zdá únavný, existuje jednoduchšie východisko. Skopírujte údaje z tabuľky programu Access, dotazu, formulára alebo zostavy a prilepte ich priamo do dokumentu programu Word.

Súvisiace: Ako vytvoriť formulár v programe Microsoft Access

Exportujte prístupové údaje do Wordu bez problémov

Databázy sú skvelým spôsobom ukladania údajov. Ak potrebujete exportovať svoje prístupové údaje do iných aplikácií, ako sú Word alebo Excel, vstavaný sprievodca exportom-súborom RTF robí celý proces bezproblémovým, aj keď s určitými obmedzeniami.

Ak máte k dispozícii rozsiahle údaje, prístupové formuláre ponúkajú účinnejší spôsob, ako pridať ďalšie údaje do databázy. Ľahšie sa s nimi pracuje pri úprave tabuliek a pridávaní ďalších údajov.

Ako vytvoriť formulár v programe Microsoft Access

Existuje mnoho spôsobov, ako pridať údaje do tabuľky programu Microsoft Access. Použitie formulárov je najľahší spôsob, ako vytvoriť databázu.

Čítajte ďalej

O autorovi