Čo je to Shadow IT a ako môžete riadiť hrozby zabezpečenia?

Pokroky v informačných technológiách (IT) vytvorili produktívnejšie pracoviská. A vďaka cloudovým počítačom nebol prístup k digitálnym pracovným nástrojom nikdy jednoduchší.

Zamestnanci majú prístup k softvéru, ktorý im umožňuje zefektívniť prácu. Efektívni zamestnanci robia efektívne organizácie, nie? Existujú však aj dôsledky kybernetickej bezpečnosti.

Čo teda tieňové IT znamená? Aké sú jeho výhody a nevýhody? A ako môžete efektívne zvládnuť hrozbu, ktorú môže predstavovať pre vašu spoločnosť?

Čo je Shadow IT?

Shadow IT je používanie zariadení, nástrojov, systémov, aplikácií, softvéru a ďalších technologických služieb, najmä zamestnancami, bez súhlasu IT oddelenia.

Väčšina zamestnancov, ktorí používajú tieňové IT, neškodí, ale chce zvýšiť svoju efektivitu. Ich motív je však otázny, pretože IT oddelenie nevie, čo robia.

Je Shadow IT dobrý alebo zlý?

O použití tieňového IT na pracovisku existuje spor. Zatiaľ čo niektorí ľudia tvrdia, že je to dobré, iní tvrdia opak.

Spravodlivo, tieňové IT väčšinou prichádza ako dôsledok dobrých úmyslov. Organizácia ťaží z toho, keď si jej zamestnanci osvoja nástroje na to, aby boli vo svojej práci efektívni.

Na druhej strane použité nástroje mohli vystavte svoje údaje v cloude na kybernetické hrozby.

Pretože tieto nástroje nie sú pre oddelenie IT viditeľné, útoky na ne nemusia byť zistené dostatočne skoro, čo môže spôsobiť poškodenie organizácie.

Prečo je Shadow IT na pracovisku bežný

Bez ohľadu na kritiku voči tieňovému IT je tento nástroj prevládajúci v mnohých organizáciách.

Technologické inovácie sťažujú ignorovanie tieňového IT. Od zamestnancov sa očakáva, že budú podávať vynikajúce výkony v rastúcom podnikateľskom prostredí, a tak sa, prirodzene, obrátia na iný softvér, aby zvýšili svoje výkony.

Proces preverovania a schvaľovania nástrojov v niektorých organizáciách je dlhý a únavný. Zamestnanci radšej použijú nástroje, ktoré potrebujú v tajnosti, než aby prešli únavným procesom.

Aké sú výhody Shadow IT?

Nasadenie tieňového IT do pracovného prostredia môže byť pre organizáciu prospešné rôznymi spôsobmi. Ak vaši zamestnanci rastú vo svojich povinnostiach, stúpa aj vaše podnikanie.

Tu je návod, ako môže byť tieňové IT prospešné pre vašu spoločnosť.

1. Zvýšte efektivitu zamestnancov

Nástroje, ktoré poskytujete svojim zamestnancom, majú zlepšiť ich prácu. Ešte lepšie je to, keď si zamestnanci tieto nástroje vyberú sami.

Vaši zamestnanci nemusia byť spokojní s tým, čo im poskytujete, ale aj tak ich musia využiť. Môžu mať nakoniec problém s používaním týchto nástrojov a je to kontraproduktívne. Opak je prípad, keď pracujú s nástrojmi, ktoré si sami vybrali. Pretože ich poznajú, ich produktivita by mala byť na historicky najvyššej úrovni.

2. Znížte pracovné zaťaženie oddelenia IT

Typické IT oddelenie je veľmi zaneprázdnené. Na modernom pracovisku, ktoré funguje na cloud computingu, musia byť pracovné systémy funkčné a za ich udržanie v prevádzke je zodpovedné oddelenie IT. To, že tím IT vyhľadá a schváli každý nástroj pracovného toku, je dodatočná práca k ich už tak tesnému pracovnému zaťaženiu.

Keď zamestnanci hľadajú a používajú niektoré nástroje na zlepšenie svojej práce, znižujú pracovné zaťaženie IT tímu, najmä ak sú efektívne a nemajú žiadne negatívne účinky.

3. Podpora inovácií

Čakanie na oddelenie IT, ktoré poskytne všetky technológie používané pri práci, môže spomaliť výkon. Niektoré existujúce nástroje v teréne môžu byť zastarané a IT tímu môže trvať príliš dlho, kým ich nahradí.

Zamestnanci môžu mať nástroje, ktoré môžu zlepšiť ich prácu. Keď prevezmú iniciatívu pri implementácii týchto nástrojov do svojich povinností, budú podporovať inovácie v organizácii a prinášať rast a rozvoj - víťazstvo organizácie.

Aké sú nevýhody Shadow IT?

Vynechanie oddelenia IT je neetické. Keď to zamestnanci urobia, môžu vašu organizáciu vystaviť viacerým rizikám a kybernetickým útokom. V dôsledku toho môže tieňové IT poškodzovať vaše podnikanie niekoľkými spôsobmi.

1. Nedodržanie

Organizácie sa pri udržiavaní poriadku vo svojich odvetviach riadia zákonmi a predpismi. Tieto predpisy sa vzťahujú na používanie systémov a správu údajov.

Systémy, ktoré vaša firma používa, môžu buď spôsobiť, alebo narušiť vaše dodržiavanie štandardov, ktoré musíte dodržiavať. Používanie neoprávnených nástrojov vašimi zamestnancami by mohlo vašu firmu postaviť na nesprávnu stranu zákona a mohli by ste byť sankcionovaní za porušenie

2. Nedostatok viditeľnosti a kontroly

Oddelenie IT má dohliadať na všetko, čo sa v organizácii používa. Sú zbavení možnosti efektívne vykonávať túto povinnosť do prijatie proaktívnej bezpečnostnej stratégie keď sú niektoré systémy pred nimi skryté kvôli tieňovému IT.

Z dôvodu nedostatočnej viditeľnosti nie je tím IT schopný detekovať hrozby kybernetickej bezpečnosti.

3. Úniky údajov

Príslušný IT tím môže určiť bezpečnostné dôsledky technológie. Niektorý softvér môže byť účinný, ale má komplexné požiadavky na zabezpečenie. Zamestnancom používajúcim tieto systémy môžu chýbať znalosti o ich efektívnej konfigurácii, a tým o odhalení vašich údajov.

Systémy v tieňovom IT môžu pre správnu funkciu vyžadovať pravidelné aktualizácie a údržbu. Zamestnanci na to nemusia mať odborné znalosti ani čas, a preto vystavujú systémy spoločnosti porušeniam.

Ako spravovať tieňové riziká IT

Úplne vymazať tieňové IT vo vašej organizácii môže byť náročné. Pre istotu by ste sa mali naučiť, ako to zvládnuť, pretože by si to vaši zamestnanci mohli dopriať za chrbtom.

Problém môžete vyriešiť a nájsť spoločnú reč pomocou nasledujúcich metód.

1. Vzdelávajte svojich zamestnancov

Zamestnanci častejšie nepoužívajú tieňové IT, keď sú si vedomí dôvodov, prečo je to zlé. Niektorí z nich si možno ani neuvedomujú nebezpečenstvá, pretože používajú nástroje na zlepšenie svojej práce. Namiesto toho, aby ste na nich silno zostúpili, mali by ste ich poučiť o nebezpečenstvách pre vašu organizáciu.

Kultivujte zdravú kultúru kybernetickej bezpečnosti vo svojej organizácii tak, aby každý pochopil, že je potrebné vždy podporovať zdravé postupy kybernetickej bezpečnosti, aj keď to nikto nesleduje.

Namiesto toho, aby ste svojim zamestnancom vnucovali nástroje, nadviažte s nimi otvorenú komunikáciu o nástrojoch, ktoré potrebujú na to, aby boli vo svojej práci efektívni, a urobte opatrenia.

Keď je otvorená komunikácia, zamestnanci vás budú radi informovať o všetkom, čo môže zlepšiť ich prácu, namiesto toho, aby ich používali bez vášho vedomia.

3. Zjednodušte postupy overovania a schvaľovania

Keď si získate dôveru svojich zamestnancov v to, že vám budú komunikovať o svojich potrebách v oblasti IT, vytvorte štruktúru na implementáciu tohto procesu.

Zefektívnite proces preverovania, aby oddeleniu IT schválenie odporúčaných nástrojov netrvalo večne. V opačnom prípade sa vaši zamestnanci vrátia k svojim starým spôsobom používania systémov za vašim chrbtom.

4. Uprednostnite svoje aktíva

Kybernetickí útočníci nemrhajú časom majetkom, ktorý pre nich nemá žiadnu hodnotu. Zameriavajú sa na to najcennejšie.

Efektívne spravujte svoje zdroje do uprednostnenie vašich najcennejších digitálnych aktív. Nenechajte sa zahltiť tým, že sa zameriate na tieňové nástroje IT, ktoré sú neškodné, najmä na tie, ktoré nie sú priamo pripojené k internetu, keď sa údajne zameriavate na svoje najväčšie aktíva.

Shadow IT predstavuje hrozbu, ak sú nástroje nezistené. Akonáhle dokážete nástroje odhaliť a mať ich pod dohľadom, nemáte sa čoho obávať. Svoju infraštruktúru môžete dohliadať pomocou pokročilých nástrojov kybernetickej bezpečnosti na monitorovanie vašich systémov.

Premeňte Shadow IT na svoju výhodu

Pokiaľ sú v organizácii zamestnanci, bude existovať tieňové IT. A to preto, že zamestnanci by prirodzene hľadali spôsoby, ako si uľahčiť prácu, najmä ak nemajú žiadny zlomyseľný úmysel to urobiť.

Ak ich prinútite priniesť tieto nástroje prednými dverami, môžete si vychutnať výhody tieňového IT bez toho, aby ste ho museli mať v tieni.

Vektor útoku vs. Attack Surface: Aký je rozdiel?

Počuli ste už o útočných vektoroch aj o útočných plochách, ale výrazy nie sú zameniteľné. Z tohto dôvodu musí kybernetická bezpečnosť zahŕňať oboje.

Čítajte ďalej

O autorovi