Vďaka týmto rýchlym tipom urobíte aplikáciu Outlook menej rušivou

Ak je vašou obľúbenou aplikáciou na správu e-mailov a kalendára Microsoft Outlook, možno ste si mysleli, že niektoré z jeho funkcií môžu byť veľmi rušivé. Program Outlook je samozrejme už nastavený tak, aby vám pomohol zvládnuť pracovné zaťaženie, ale s niekoľkými jednoduchými úpravami to môže byť ešte lepšie.

Pozrime sa na niektoré zo spôsobov, ako vám môže Outlook lepšie fungovať.

1. Vytvorte pravidlá pre prichádzajúce e -maily

Keď dostanete e-mail, automaticky sa presunie do priečinka Doručená pošta. To môže byť ťažké sledovať, ak dostanete viac e-mailov od mnohých rôznych ľudí, a tí sa môžu rýchlo spojiť. Outlook vám umožňuje nastaviť pravidlá doručenej pošty tak, aby prichádzajúce e-maily od konkrétnych ľudí smerovali priamo do podpriečinka, čo vám môže pomôcť sledovať, kto čo odosiela. Ak chcete vytvoriť nové pravidlo, postupujte takto:

1. Ísť do Súbor> Spravovať pravidlá a upozornenia a klikni Nové pravidlo. Otvorí sa nové okno s rôznymi možnosťami.
2. Pod Krok 1: Vyberte šablónu kliknite Presuňte správy od niekoho do priečinka.
instagram viewer
3. Potom pod Krok 2: Upravte popis pravidla, musíte kliknúť na hypertextové odkazy a vybrať ľudia alebo verejná skupina na ktorých e-maily chcete presmerovať súbor zadaný priečinok.
4. Kliknite Skončiť uplatňovať pravidlo.

Oficiálne video od Microsoftu to detailne ilustruje.

Pravidlá doručenej pošty môžu zabrániť zaneseniu doručenej pošty. Tiež, ak potrebujete sledovať konkrétnych ľudí alebo kritické pracovné e -maily, už je to pre vás zorganizované.

Súvisiace: Ako vytvoriť podpis v programe Outlook

2. Vypnite e -mailové upozornenia

Teraz ste si už mohli všimnúť zvuk upozornení, ktoré program Outlook vytvára pri prijatí e-mailu. Možno ste si tiež všimli žltú ikonu obálky, ktorá sa zobrazuje na ikone Outlooku na paneli úloh. To môže byť užitočné, ak chcete dostávať upozornenia, ale môže to narušiť vašu pozornosť, ak tieto e-maily stále prichádzajú. Našťastie vám Outlook ponúka aj možnosť tieto oznámenia vypnúť.

Ísť do Súbor> Možnosti> Pošta, a pod nadpisom Príchod správy, môžete si vybrať upozornenia, ktoré chcete vypnúť. Keď ste s výberom spokojní, kliknite na OK.

Súvisiace: Ako naplánovať stretnutie v programe Microsoft Outlook

3. Nastaviť pripomenutia kalendára

Kalendár Outlook je, podobne ako e-mailové upozornenia, nastavený tak, aby vám pripomenul schôdzky 15 minút pred ich začiatkom. Dosiahne to tak, že zobrazí vaše ďalšie schôdzky a budete musieť kliknúť Odmietnuť zavrieť okno.

Tieto pripomenutia môžu byť užitočné, ak ich potrebujete. Ak sa napríklad venujete svojej práci a objaví sa pripomienka, môžete zabaliť, čo robíte, a pripraviť sa na stretnutie.

Ak však túto funkciu nepotrebujete, môže to narušiť váš tok. Ak chcete zastaviť tieto pripomenutia, prejdite na Súbor> Možnosti> Rozšírené, a pod Pripomienky, zrušte začiarknutie Zobraziť pripomenutia.

Prípadne môžete ísť aj na Súbor> Možnosti> Kalendár, a pod Možnosti kalendára, uvidíte možnosť Predvolené pripomenutia. Ak to chcete upraviť, postupujte takto:

1. Kliknite na políčko vedľa Predvolené pripomenutia, v políčku je teda začiarknutie
2. V rozbaľovacom zozname vyberte položku 0 minút
3. Kliknite na políčko vedľa Predvolené pripomenutia znova, takže kliešť zmizne; ak to neurobíte, váš výber sa neuloží
4. Kliknite OK

Teraz môžete pokračovať vo svojej práci bez toho, aby sa tieto pripomenutia zobrazovali. Ak stále chcete nejaký spôsob sledovania vašich dôležitých úloh, pozrite sa aj na výhody programu Microsoft To-Do.

Súvisiace: Microsoft To Do: Kompletná príručka pre začiatočníkov

4. Farebný kód vášho kalendára v programe Outlook

Nie je nič zlého na tom, keď si schôdzky v kalendári Outlooku zafarbíte jednou farbou. Farebné kódovanie vám však môže pomôcť zjednodušiť kalendár a uľahčiť si prehľad o vašom pracovnom dni alebo týždni bez toho, aby ste museli kontrolovať, o čom sú jednotlivé schôdzky alebo schôdze.

Ak máte napríklad niekoľko rôznych typov práce, vrátane stretnutí vo vašej spoločnosti, stretnutí s externými spoločnosťami, klientmi, administratívne úlohy a školenia zapísané do vášho kalendára atď., Môže sa stať zmenou informácií, ktorým musíte venovať viac času na.

Ak používate farebné kódovanie, môžete si rýchlo prezrieť kalendár a získať všeobecnú predstavu o tom, na aké typy práce sa musíte pripraviť. Farebné kódovanie môžete použiť aj na uprednostnenie schôdzok podľa dôležitosti. Môžete napríklad zvoliť červenú farbu pre „naliehavé“ stretnutia, oranžovú pre „dôležité“ a zelenú pre „rutinu“.

Tu je dôležité vybrať si rôzne farby pre rôzne druhy práce, ktorú robíte, a vybrať si farby, ktoré sa navzájom príliš nepodobajú, aby ste zistili rozdiel. Ak chcete začať, postupujte takto:

1. Kliknutím na schôdzku alebo schôdzu v kalendári zobrazíte Menovací rad tab.
2. Kliknite na ikonu farebného okna, ktorá hovorí Kategorizovať.
3. V rozbaľovacom zozname kliknite na Všetky kategórie.
4. Otvorí sa nové okno; na pravej strane kliknite na Nový.
5. Napíšte názov svojej kategórie. Napríklad „interné schôdze“ a vyberte farbu, ktorú by ste chceli.
6. Kliknite OK v oboch oknách, kým neuvidíte svoju novú schôdzku s kalendárom s farebným kódom.

Tento postup opakujte pre toľko kategórií, koľko chcete vytvoriť.

Vyrušenia v programe Outlook vyriešené

Teraz, keď viete, ako urobiť aplikáciu Outlook menej rušivou, môžete si ju prispôsobiť tak, aby pre vás fungovala najlepšie. Aj keď sa to nemusí zdať dôležité, malé úpravy môžu váš pracovný deň zmeniť.

Toto nie je vyčerpávajúci zoznam a možno by ste ich mali vyskúšať skôr, ako sa k nim odhodláte. Môžete sa tiež pohrať s nastaveniami Outlooku a zistiť, či objavíte ďalšie veci, ktoré vám pomôžu optimalizovať zameranie.

5 rozptýlení, ktoré vás robia menej produktívnymi (a ako sa im vyhnúť)

Je ľahké nechať sa rozptýliť, čo môže viesť k otáľaniu. Tu je niekoľko spôsobov, ako sa im môžete vyhnúť.

Čítajte ďalej

O autorovi