Ako zvládnuť jednoúlohy pomocou technológie na zvýšenie produktivity

Na prvý pohľad sa zdá, že multitasking je konečný hack produktivity, keď sa vezme do úvahy všetko osobné ciele, ktoré chcete dosiahnuť, nekonečné pracovné nároky, digitálne rozptýlenie a pracovný život vyvolaný pandémiou nerovnováha.

Hlbší ponor do tejto praxe však vedie k inému záveru.

Nevýhody viacúlohového spracovania

Máte len toľko energie, pozornosti a času - základné prvky produktivity. Výsledkom viacúlohového spracovania je, že jednou z hlavných nevýhod je, že sa len čiastočne oddávate rôznym činnostiam, na ktoré sa súčasne sústredíte.

Výsledkom je fatamorgána, ktorá vás privedie k myšlienke, že ste efektívnejší, pretože robíte malý pokrok na viacerých frontoch, čo vedie k chybnému vnímaniu úspechu.

Ale realita je taká, že multitasking vám umožňuje zamerať sa na nesprávne priority, brzdí kreativitu, zvyšuje úroveň stresu a roztržitosť, vedie k ďalším chybám, vyhoreniu a zhoršenie pamäteatď., vďaka čomu budete vo výsledku menej produktívny. A je toho dosť výskum na podporu tohto tvrdenia.

Aká je teda alternatíva?

Teraz ste už pravdepodobne uhádli, že alternatívou je single-tasking, v ktorom sa zameriavate na jednu úlohu naraz. Ako naznačuje tento termín, znamená to, že budete všetku svoju pozornosť venovať úlohe. Táto metóda vám umožní ušetriť stratený čas pri žonglovaní medzi aktivitami, zvyšuje kreativitu, zvyšuje pravdepodobnosť splnenia priorít, obmedzuje rušivé vplyvy atď.

Je však pravdepodobné, že už viete, že jednorazové úlohy môžu zvýšiť vašu produktivitu. Napriek tomu, ako mnoho iných vecí v živote, často existuje veľká priepasť medzi tým, čo vieme, že by sme mali robiť (jednorazové úlohy) a tým, čo nakoniec urobíme (viacúlohové).

Aby sme dieru vyplnili, trochu sa odchýlime od čo a sústrediť sa na ako zlepšiť svoju schopnosť sústrediť sa súčasne na jednu vec a súčasne zvýšiť svoju produktivitu:

1. Použite metódu Pomodoro

Metóda Pomodoro je efektívna technika riadenia času, ktorá môže zvýšiť vašu produktivitu tým, že vám pomôže sústrediť sa na jednu úlohu. Jeho implementácia je jednoduchá a vyžaduje minimálne nastavenie. Si môžete vyskúšať tieto bezplatné aplikácie Pomodoro s otvoreným zdrojom.

Ak chcete začať používať metódu Pomodoro, nastavte si časovač na 25 minút, aby ste sa zamerali na jednu úlohu, a urobte a 5-minútová prestávka na relaxáciu alebo robenie čokoľvek, čo nesúvisí s vašou úlohou, ako je hranie hry alebo písanie správ a priateľ. Práve ste dokončili jednu reláciu Pomodoro. Po štyroch alebo piatich pomodorách si môžete urobiť dlhšiu prestávku.

Táto metóda je účinná, pretože vám pomôže obmedziť rozptýlenie, efektívne si naplánovať deň a užiť si pocit úspechu po každom sedení Pomodoro a zvýšte koncentráciu prostredníctvom kratších dávok práca.

2. Vytvárajte automatizované systémy

Často môžete mať problém s jednou úlohou, pretože existuje toľko opakujúcich sa aktivít, ktoré musíte vykonávať každý deň, napríklad odpovedať na e-maily alebo publikovať príspevky na sociálnych sieťach. Našťastie existujú automatizácia vám môže pomôcť niekoľkými spôsobmi Zvládnite tieto nadbytočné úlohy a zamerajte sa na svoje priority.

Môžete napríklad použiť tieto aplikácie pre Android na nastavenie automatických odpovedí na e -maily, telefónne hovory, textové správy atď. Môžete tiež použiť automatizačné platformy ako IFTTT na prepojenie rôznych digitálnych nástrojov a vytváranie automatizovaných systémov.

3. Dávajte si plytké úlohy

Stalo sa vám niekedy, že ste začali dôležitú a komplexnú úlohu, aby ste si uvedomili, že o niekoľko minút neskôr robíte niečo úplne nesúvisiace? Povedzme, že chcete napísať blog na tému „Ako začať podnikať“. Začnete s výskumom na túto tému a dostanete e -mail s otázkou, či ste budúci týždeň k dispozícii na konferenciu o globálnom otepľovaní.

Rozhodnete sa odpovedať okamžite, pretože to bude trvať iba niekoľko minút, ale kliknete na odkaz YouTube na odlesňovanie priložený k e -mailu. Algoritmy YouTube potom navrhnú, aby ste si pozreli upútavku k filmu na túto tému, a ďalšie, čo poznáte, je sledovanie celej šou na Netflixe. Znie povedome?

Ako sa tomu teda vyhnúť? Tým, že si naplánujete deň a zaradíte podobné aktivity spoločne, aby ste sa vyhli prepínaniu úloh. To vám umožní zvládnuť podobnú plytkú prácu alebo prácu s nízkou hodnotou súčasne, a nie sporadicky počas celého pracovného dňa.

Môžete napríklad vyhradiť čas na triedenie e -mailov, plánovanie schôdzok vo svojom kalendári a odpovedanie na upozornenia. Všetky tieto úlohy s nízkou hodnotou by ste mohli dávkovať pre nízkoenergetické časti vášho dňa.

4. Použite osobný kanban

Vytvorením svojho osobného systému Kanban môžete zaistiť, že naraz budete pracovať iba na jednej úlohe. Môžete použiť tabuľu a samolepky alebo si stiahnuť aplikáciu inšpirovanú kanbanom Trello.

Akonáhle ste sa prihlásili do svojho účtu Trello, vytvorte tri stĺpce s názvom -robiť, robía dokončené. Podľa priority si napíšte všetky úlohy, na ktorých chcete pracovať. Vezmite najdôležitejšiu úlohu a presuňte ju na robí stĺpci, aby ste na ňom začali pracovať.

Aby táto technika fungovala, stačí sa uistiť, že v danom čase je v stĺpci úloh iba jedna alebo dve úlohy. Pomôže vám to vyhnúť sa spusteniu príliš veľkého počtu úloh naraz.

Stiahnuť ▼: Trello pre Android | iOS (K dispozícii je bezplatná, prémiová verzia)

Súvisiace: Ako spravovať svoje úlohy pomocou japonskej techniky Kanban

5. Nacvičte si prácu s jedným tabulátorom

Na obrazovke môže byť teraz otvorených veľa kariet. Dnes je už nemožné udržať relácie prehliadania na jednej karte. Pri prehliadaní webu je ľahké nechať sa rozptýliť, pretože je rušený rušivými vplyvmi.

Cvičenie s jednou záložkou je efektívna metóda, ktorá vám pomôže zamerať sa na úlohu. Stavíme sa však, že na začiatku budete potrebovať pomoc. Môžete použiť rozšírenie ako xTab obmedziť počet otvorených kariet.

Môžete tiež použiť Spád aby ste si mohli vychutnať jeho nádherný obrázok na pozadí, prednastavenú oblasť zaostrenia (alebo inú pripomienku) a inšpiratívny citát.

Nájdite väčšiu produktivitu v rámci jedného zadávania úloh

Vďaka jednotlivým úlohám si môžete byť takmer vždy istí, že ste zvládli svoje najdôležitejšie úlohy efektívne a efektívne, pretože ste na ne sústredili svoju energiu, čas a pozornosť rovnako možné.

Ako uprednostniť svoje úlohy pomocou metódy MoSCoW

Bojujete často s plnením svojich úloh? Ich usporiadanie a stanovenie priorít môže byť vašim riešením a metóda MoSCoW vám v tom môže pomôcť.

Čítajte ďalej

O autorovi