Ako zvládnuť preťaženie schôdze: 5 tipov a nástrojov

Stretnutie v konferenčnej miestnosti (alebo online pracovnom priestore) si vyžaduje výmenu myšlienok, stanovenie cieľov, sledovanie pokroku, prideľovanie úloh atď.

Aj keď sú to všetky platné dôvody na to, aby ste sa mohli stretnúť, príliš veľa dlhých schôdzí môže vašu produktivitu vyčerpať. Tu je postup, ako môžete znížiť počet stretnutí vo vašom kalendári. Najprv však odhalíme:

Čo spôsobuje, že máte príliš veľa stretnutí?

Je pravdepodobné, že ste sa s týmto problémom už pokúsili vysporiadať. Stretnutia sa však stále objavujú v celom vašom kalendári. Je to pravdepodobne preto, že ste sa nepokúsili odhaliť hlavné príčiny problému; iba aplikujete roztoky leukoplastu na zmiernenie preťaženia stretávajúceho sa s príznakmi.

Považujme teda preťaženie schôdze za symptóm hlbšieho problému, aby si mohol nájsť efektívne a trvalé riešenie.

Po prvé, pandémia COVID-19 a z toho vyplývajúci prechod na vzdialené alebo hybridné pracovné modely výrazne zvýšili počet virtuálnych stretnutí, prevažne prostredníctvom programu Zoom. V dôsledku toho vzdialení pracovníci zápasia s

Únava zo zoomualebo vyčerpanie času pred obrazovkou. Problém môže byť aj preťaženie schôdzí, ak na schôdze pozvete všetkých. Ako návštevnosť rastie, zapojenie postupne klesá.

Jedným z najčastejších hlavných dôvodov pre vzájomné stretnutia Zoom alebo návštevy konferenčnej miestnosti je nedostatok jasného programu. Spočiatku môžete mať cieľ stretnutia, ale čoskoro sa vaše zameranie zmení na nečinné klábosenie.

V neposlednom rade efektívne nevyužívate digitálne nástroje. Existuje široká škála softvéru, ktorý je lepšou alternatívou pre komunikáciu a spoluprácu.

Ďalšou najúčinnejšou metódou na zníženie počtu stretnutí na vašom pracovisku je zvýšenie produktivity schôdzí. Takto to môžete dosiahnuť:

1. Na asynchrónne stretnutia používajte internú wiki

Stretnutia sa nemusia vždy konať v reálnom čase (synchrónne). Niektorým situáciám prospeje asynchrónna komunikácia (komunikácia, ktorá nevyžaduje súčasnú prítomnosť účastníkov a nevyžaduje okamžitú odpoveď).

Produktivitu schôdzok môžete zlepšiť prijatím asynchrónnej komunikácie. Umožňuje tímom používať znalostný softvér ako Dokument 360 zdieľať nápady svojim vlastným tempom. Prípadne pomocou týchto webových stránok si môžete vytvoriť internú Wiki, a nastavte v ňom konkrétne stránky pre svoje schôdze. Tieto digitálne nástroje vám umožňujú prispieť k schôdzke pomocou funkcie komentárov.

Prijatím asynchrónnych schôdzí môže váš tím nájsť čas, ktorý potrebuje na porozumenie diskutovaným informáciám, komunikujte so spoluhráčmi v rôznych časových pásmach, posilnite účasť introvertov písaním a obmedzte prerušenia a rušenia.

2. Používajte softvér pre spoluprácu

Prečo si naplánovať dvojhodinové osobné stretnutie s cieľom predniesť nové nápady, keď to môžete urobiť e-mailom alebo ešte lepšie pomocou jednoduchého softvéru na spoluprácu, ako je Trello.

Aby ste zvýšili produktivitu svojho tímu, organizujte schôdze v reálnom čase iba vtedy, keď to nevyhnutne potrebujete, napríklad pri riešení konfliktov. V opačnom prípade môžete softvér pre spoluprácu využívať na aktualizáciu priebehu cieľa, kontrolu projektov alebo na vytváranie nových myšlienok.

Váš tím tak získa dostatok času na zamyslenie sa nad myšlienkami, o ktoré sa chce podeliť, a stanovenie priorít tých najdôležitejších. A čo viac, všetky tieto informácie sú uložené v predvolenom nastavení a prístupné každému, namiesto toho, aby sa spoliehali na písomné záznamy.

Trello môžete použiť na vytváranie násteniek, ktoré zodpovedajú cieľom vašej schôdze, ako napríklad program schôdze, aktualizácie o predchádzajúcich stretnutiach, aktualizácie tímu alebo nové nápady.

Stiahnuť ▼: Trello pre Android | iOS (K dispozícii je bezplatná, prémiová verzia)

3. Zamerajte sa na program schôdze

Organizácia schôdze bez programu je istým receptom na zlyhanie. Na schôdzu budete musieť mať jasný plán, aby ste sa vyhli odbočovaniu. Väčšina schôdzí často prebieha v určených časových rámcoch, pretože neexistuje jasná cesta, ktorou by ste sa mali riadiť.

Ako to teda môžete vyriešiť? Bežne si môžete body, ktoré chcete prediskutovať počas schôdze, zapísať, vytlačiť a pripojiť ďalšie relevantné dokumenty, než ich budete zdieľať s účastníkmi.

Alternatívne môžete ušetriť čas a papier vytvorením svojho programu dňa Evernote a priloženie všetkých potrebných súborov alebo webových stránok pred zdieľaním s kolegami. Návštevníkom to poskytuje rýchly prístup k potrebným informáciám prostredníctvom ich smartfónov, tabletov alebo počítačov.

Stiahnuť ▼: Evernote pre Android | iOS (K dispozícii je bezplatná, prémiová verzia)

4. Vytvorte uvoľnené kanály pre okamžitú komunikáciu

Keď ste súčasťou rozsiahlej organizácie s mnohými oddeleniami, zdá sa, že stretnutie je jedinou možnosťou, ako zdieľať informácie s konkrétnou skupinou ľudí. Bohužiaľ to nie je vždy najproduktívnejšia metóda.

Prečo presúvať skupinu ľudí do konferenčnej miestnosti na 30-minútové stretnutie, keď môžete rovnaké informácie zdieľať okamžite a s každým na svojom počítači prostredníctvom platformy na odosielanie správ, ako je Flákač?

Potrebujete iba vytvoriť vyhradený kanál na stretnutie a pozvať všetkých príslušných účastníkov. Týmto spôsobom môžete viesť konkrétne rozhovory o rôznych projektoch s ľuďmi, ktorých sa rozhodnete pozvať.

Stiahnuť ▼: Slack for Android | iOS (K dispozícii je bezplatná, prémiová verzia)

5. Nemať príliš veľa ľudí

Zamyslite sa nad posledným stretnutím, ktoré ste mali. Koľko ľudí bolo prítomných? A koľko z nich poskytlo hodnotné príspevky na stretnutie? S najväčšou pravdepodobnosťou mnoho účastníkov iba ticho sedelo bez účasti, zatiaľ čo iní kontrolovali svoje e -maily. To sa stalo štandardnou praxou, najmä pri stretnutiach s veľkým počtom ľudí.

To sa často stáva, pretože organizátori sa chcú vyhnúť tomu, aby sa ľudia cítili vynechaní. Aj keď to môže byť ušľachtilé gesto, bohužiaľ to znižuje produktivitu stretnutia.

Mohlo by vás zaujímať, ako? Riskujete prekročenie vyhradeného času na stretnutie, aby ste sa mohli zaoberať diskusiami tam a späť, plytkými komentármi a zbytočným klábosením, čo má za následok menšiu efektivitu. Aby ste sa vyhli preťaženiu stretnutí, pozvať čo najmenej ľudí.

Súvisiace: Základné tipy pre online videokonferencie

Nedovoľte, aby vás stretnutia spomalili

Stretnutia stále zohrávajú vo väčšine organizácií rozhodujúcu úlohu. Stanú sa však neproduktívnymi, keď začnú byť zdrvujúce a keď vaše tímy môžu tráviť čas schôdzami podľa priorít. Produktivitu schôdzí môžete zvýšiť pomocou vyššie uvedených tipov a nástrojov.

5 najlepších spôsobov, ako sa vysporiadať s vyčerpaním času pred obrazovkou

Neustála expozícia obrazovky môže viesť k bolestiam hlavy, rozmazanému videniu a namáhaniu očí. Tu je pár tipov, ako sa vysporiadať s vyčerpaním času pred obrazovkou.

Čítajte ďalej

O autorovi