Ako ľahko zautomatizovať svoje úlohy: 5 užitočných nástrojov

Na pracovisku trávite hodiny každodennými úlohami. Myslíte si, že je to súčasť vašej práce. Ale čo keby sa to dalo zvládnuť samo a svoj zásadný čas by ste mohli investovať do kreatívneho myslenia alebo riešenia iných zásadných problémov? Nebolo by to skvelé?

Konečným riešením tohto problému je automatizácia úloh. Poďme zistiť, aké denné úlohy môžete automatizovať, ako ich postupuje a aké nástroje vám môžu pomôcť.

Aké typy úloh by sa mali automatizovať

Mali by ste zautomatizovať všetky rutinné úlohy, ktoré denne vykonávate a ktoré vám zaberajú značné množstvo času, ale nemusia nevyhnutne znamenať pridanie niečoho hodnotného pre vašu prácu.

Tu je niekoľko príkladov úloh, ktoré môžete automatizovať. Poznačte si tie, ktoré sú uvedené v zozname vašich úloh.

1. Plánovanie schôdzok

Jeden z najväčší žrouti času neposkytovanie hodnoty je plánovanie schôdzok. Prestaňte sa teda so svojimi klientmi rozprávať tam a späť, aby ste si našli najvhodnejší čas, ktorý vám obom vyhovuje. Namiesto toho si v kalendári otvorte niekoľko miest a podeľte sa s nimi o zoznam.

Týmto spôsobom môžete prečiarknuť všetky úlohy plánovania zo svojho zoznamu úloh a napriek tomu získať schôdzky včas. Automatizačné nástroje vám môžu pomôcť s integráciou plánovacích aplikácií a kalendárov.

2. Nudné úlohy

Mnoho úloh nevyžaduje myslenie vyššieho rádu. Ako je triedenie a odpovedanie na e-maily, zálohovanie údajov, fakturácia a fakturácia, zákaznícky servis a zapojenie, aktualizácia kontaktných informácií atď.

Namiesto toho, aby ste ich každý deň pridávali do svojho zoznamu úloh, zvážte ich automatizáciu. A uvidíte, koľko času si vyhradíte.

3. Prenos informácií medzi niekoľkými aplikáciami

Žiadne pracovisko nie je oslobodené od tejto úlohy. Vždy potrebujete údaje a potom ich musíte preniesť z jednej aplikácie do druhej. Buďte však múdri, netrávte čas kopírovaním alebo importovaním a exportovaním ton dát, ktoré k vám prichádzajú pravidelne, rôznymi spôsobmi. Zautomatizujte túto akciu.

4. Úlohy, ktoré vám zjedia zásadný čas

Okrem nastavovania plánov, odosielania e -mailov a faktúr, prenosu údajov a ďalších prichádza ďalšia úloha, ktorá sa v skutočnosti javí ako dôležitá - zverejňovanie na sociálnych sieťach. Určite musíte propagovať svoju značku a komunikovať so svojim publikom, a preto zostaňte na týchto platformách aktívni.

Môže vás to však stáť čas, keď sa ocitnete v nekonečne sa opakujúcom cykle lajkovania, komentovania a zdieľania. Zautomatizujte si teda túto mimoriadne časovo náročnú úlohu.

5 krokov k automatizácii úloh

Zoznam automatizovaných úloh môže byť nekonečný. A niekedy to môže dokonca závisieť od typu práce, ktorú robíte, takže ich nemôžeme pokryť všetky.

Napriek tomu vám chceme uľahčiť sledovanie celej myšlienky. Tu je teda proces automatizácie úloh.

Krok 1: Zapíšte si denné úlohy

Pri vytváraní zoznamu úloh, ktoré by ste mali automatizovať, začnite takto:

• Zapisujte si úlohy, ktoré denne vykonávate.
• Vytvorte si zoznam času, ktorý strávite každou úlohou.
• Pridajte frekvenciu, koľkokrát je potrebné vykonať tieto úlohy - hodinovú, dennú, týždennú, mesačnú, ročnú atď.

Akonáhle je to hotové. Pozrite sa, do ktorej z nasledujúcich kategórií patria. Sú to úlohy, ktoré sú:

• Vykonávate pravidelne alebo podľa plánu?
• Nudné a dá sa to urobiť bez premýšľania vyššieho rádu?
• Prenášate informácie v aplikáciách?
• Jedzte zásadný čas, ktorý môžete investovať do hodnotných projektov?

Potom, čo ich všetky uvediete, vyberte tie, o ktorých si myslíte, že by mali byť odteraz automatizované.

Krok 2: Výskum

Ďalší krok zahŕňa výskum správnych nástrojov, ktoré môžete použiť na automatizáciu svojich úloh. Prieskum založte na svojich aktuálnych potrebách a rozpočte. Ak ste napríklad samostatným podnikateľom, nepotrebujete automatizačný nástroj vyrobený pre firmy. Vyberajte teda podľa toho.

Krok 3: Zistite nový pracovný postup

Potom, čo si vyberiete nástroj, ktorý budete používať na automatizáciu vašich úloh, nájdite nový systém pracovných tokov, ktorý vám bude vyhovovať, a popíšte, ako sa budú veci odteraz pohybovať. Zaistite, aby všetci v tíme vedeli o nových zmenách, aby všetko fungovalo bez problémov.

Môžete napríklad svojmu tímu popísať, ako odteraz naplánovať schôdze:

1. Vytvorte si profil na Calendly, a prejdite na domovskú stránku.

2. Nové stretnutie si naplánujte kliknutím na Vytvoriť.

3. Vyberte položku trvanie vášho stretnutia z ľavého menu.

4. Vyberte položku dostupnosť času pridaním rôznych slotov.

5. Zverejnite svoju schôdzu kliknutím na Ďalšie tlačidlo.

6. Skopírujte odkaz na schôdzu z tejto stránky.

7. Pridajte odkaz na svoj e -mail klientovi.

Akonáhle sú všetci v tíme s týmto procesom spokojní, môžu prečiarknuť plánovanie pravidelných schôdzí zo svojho denného zoznamu úloh pre každého klienta. Môžu so všetkými jednoducho zdieľať ten istý odkaz na stretnutie/udalosť. Na základe toho, koľko slotov bolo obsadených, sa môžete rozhodnúť pre voľné.

Krok 4: Vykonajte plán

Keď je všetko hotové, efektívne implementujte svoj nový plán. Je pravdepodobné, že budete musieť zautomatizovať niekoľko úloh a váš plán sa mohol stať trochu zložitejším, ako ste si mysleli. V takom prípade požiadajte o pomoc svoje IT oddelenie pri vytváraní a realizácii vášho nového plánu pomocou vybraného automatizačného nástroja.

Krok 5: Vyhodnoťte a otestujte

Po zautomatizovaní potrebných úloh vyskúšajte plynulosť nového plánu pracovného toku. Zistiť:

• Účinnosť vykonaných úloh.
• Jeho vplyv na produktivitu zamestnancov alebo členov tímu.
• Je každému príjemné používať nové nástroje?
• Má ušetrený čas nejaký vplyv na prírastok vášho príjmu? (Toto je pre podnikateľov, nezávislých pracovníkov a dodávateľov.)

Tu je niekoľko skvelých nástrojov na automatizáciu so svojimi stručnými podrobnosťami, ktoré vám ušetria čas strávený hľadaním, keď zadáte úlohy, ktoré sa majú automatizovať.

Je to obľúbené softvérové ​​riešenie pre automatizáciu, ktoré vám umožňuje integrovať rôzny softvér. Údaje môžete prenášať z jedného nástroja do druhého kombináciou svojich bežných aplikácií, ako sú Gmail, Dropbox, Slack, Kalendár Google, Mailchimp atď.

S týmto nástrojom môžete automatizovať tisíce úloh, ako napríklad tweetovanie všetkých vašich blogových príspevkov, ukladanie príloh z Gmailu na Disk Google, zálohovanie všetkých súborov G-disku do Dropboxu a ďalšie.

Tento nástroj je ako Zapier, pokiaľ ide o automatizáciu. Pomáha vám prenášať údaje medzi rôznymi aplikáciami a vykonávať ďalšie uvedené úlohy. Bezplatná verzia IFTTT je však lepšia ako Zapier.

Aj keď posledne menovaný softvér trvá najmenej 10-15 minút, kým sa niečo stane, IFTTT vykoná okamžitú akciu po umiestnení spúšťača.

Temnejšou stránkou tohto nástroja je však to, že je vhodný iba pre firmy s jednou osobou. Nemajú žiadne verzie pre tímy alebo viacerých zamestnancov. A ak je to vaša požiadavka, choďte so Zapierom. Môžete ho použiť na nastavenie akcií medzi viacerými softvérmi na základe platenej verzie, ktorú používate.

Je to vynikajúci nástroj na automatizáciu a správu vašich príspevkov na sociálnych sieťach. Poskytujú vynikajúce možnosti plánovania a odporúčajú ich špičkové značky.

Ak chcete zvládnuť tisíce potenciálnych zákazníkov, ktorí sa k vám dostanú, bez náboru kompletného predajného tímu, zvážte LeadFormly. Pomáha vám zautomatizovať váš predajný proces, zvýšiť konverzný pomer a segmentovať potenciálnych zákazníkov pochádzajúcich priamo z webovej stránky.

Týmto spôsobom sa môžete sústrediť iba na uzatváranie obchodov namiesto toho, aby ste strácali čas v počiatočných procesoch vedenia.

Toto je ďalší jednoduchý automatizačný nástroj pre malé podniky. Pomáha vám rezervovať si schôdzky, dohodnúť si schôdzu, telefonovať atď.

Aby to fungovalo, stačí nastaviť predvoľby dostupnosti v službe Calendly a pridať odkaz do e -mailu s pozvánkou na schôdzu. Vaši klienti si potom môžu z tohto zoznamu vybrať čas, ktorý bude vyhovovať ich potrebám. Nakoniec, akýkoľvek čas, ktorý si zvolia, sa automaticky naplánuje do vášho kalendára a vy budete podľa toho upozornení.

Zautomatizujte si svoje rutinné úlohy hneď teraz

Prestaňte tráviť hodiny nad základnými, ale monotónnymi úlohami.

Nájdite si čas na zautomatizovanie všetkých týchto úloh, prehľadávanie kategórií, ktoré ste práve prečítali, preskúmanie nástrojov, ktoré vám môžu pomôcť, a ušetrite niekoľko hodín denne.

5 spôsobov, ako môže automatizácia zvýšiť vašu produktivitu

Automatizácia niektorých opakujúcich sa úloh, ktoré robíte každý deň, vám môže ušetriť veľa času. Tu je niekoľko nápadov na automatizáciu, aby ste vykonali viac práce!

Čítajte ďalej

O autorovi