5 aplikácií šetriacich čas, aby ste sa lepšie stretávali online aj offline

Pracujúci profesionáli nemôžu uniknúť vstupu na schôdze. Či už virtuálne alebo osobne, môžete tráviť čas efektívnejšie a produktívnejšie, ak na organizáciu a správu schôdzí použijete správne nástroje.

Zásady vedenia schôdze zostávajú rovnaké, či už ich robíte v konferenčnej miestnosti alebo používanie zoomu na online schôdze. Musíte si stanoviť agendu, mať jasný akčný plán, mať prístup k interakciám alebo otázkam a odpovediam a trvať minúty na následné opatrenia. Tieto bezplatné aplikácie vám to všetko pomôžu online aj offline.

1. Hyperkontext (Web): Bezplatné šablóny schôdzí a úvodné informácie o konverzácii

Ak sa vaše schôdze príliš často presúvajú mimo prevádzku, potrebujete Hypercontext. Je to sprievodná aplikácia pre manažérov, ktorá poskytuje bezplatné šablóny a úvodné informácie o konverzáciách pre osobné stretnutia aj tímové schôdze. Postupujte podľa scenára a už nikdy nezídete z cesty alebo nepremeškáte niečo dôležité.

Keď ste prihlásení, synchronizujte svoj kalendár a vytvorte nový pracovný priestor. Každý pracovný priestor má niekoľko šablón pre osobné alebo tímové stretnutia, ako sú týždenné a mesačné recenzie, vzdialené osobné stretnutie. alebo tímové schôdze, kontroly výkonu, check-iny, standup meetingy, skrumáž, projektový manažment, štvrťročné plánovanie a podobne na.

V každej šablóne uvidíte sériu otázok alebo položiek programu s plánovanými časovými úsekmi. Neváhajte ich upraviť, ako uznáte za vhodné. Kým je schôdza zapnutá, môžete ku každej položke pridať „Ďalšie kroky“, čím si vytvoríte zoznam úloh. Môžete tiež pozvať kolegov do pracovného priestoru, aby spolupracovali na týchto akčných položkách. Je to niečo podobné, ako keby ste si robili zápisnice zo schôdzí.

S účtami Pro získate ďalšie funkcie, ako je sledovanie vašich ďalších krokov v priebehu času, pridávanie cieľov, kontrola minulých schôdzí atď. To všetko predstavuje pridanú hodnotu, ak chcete za službu zaplatiť. To znamená, že šablóny bezplatnej verzie sú dostatočným dôvodom na použitie Hypercontextu.

2. Odložiť (Web): Bezplatná aplikácia Poznámky k schôdzkam na jednoduchú organizáciu a zdieľanie

Stanovenie programu a zápisnica zo schôdze sú základnými súčasťami zabezpečenia úspešných stretnutí. V opačnom prípade často nájdete ľudí, ktorí hovoria, že si nepamätajú, kedy sa o niečom diskutovalo. Adjourn je jednou z najlepších bezplatných aplikácií na uchovávanie záznamov o vašich schôdzach.

Na každom novom stretnutí môžete pre každú poznámku vytvoriť samostatné karty. Napríklad vaša agenda je jedna karta, zatiaľ čo inými môžu byť spätná väzba, ďalšie kroky, zápisnice, návrhy atď. Každá karta je jednoduchý editor formátovaného textu, ktorý podporuje Markdown a tabuľky. Môžete použiť princípy najlepšie šablóny minút schôdzí v ktoromkoľvek z týchto.

Na paneli vpravo nájdete ostatných účastníkov tohto stretnutia a pozvite ich na zobrazenie alebo úpravu tabule Odročiť. V akčných položkách môžete nastaviť zoznamy úloh, priradiť ich ľuďom a pridávať popisy. Napokon, celkový panel Podrobnosti o agende pomáha udržať schôdzu na dobrej ceste. Adjourn vám tiež umožňuje nahrávať súbory, ku ktorým majú ostatní prístup počas schôdze.

Akonáhle je schôdza hotová, môžete poznámky poslať e -mailom všetkým účastníkom alebo si ich stiahnuť ako súbor PDF. Bezplatná verzia Adjourn obmedzuje počet odoslaných e -mailov, ale sťahovanie súborov PDF je navždy bezplatné.

3. Grapevine (Web): Jednoduché asynchrónne stretnutia pri videohovoroch

Po bode sa tieto denné a týždenné stretnutia začínajú javiť ako fuška, a nie ako nutnosť. Navyše, ak ide o vzdialený tím, zoznámiť všetkých dohromady je tiež náročná úloha. Rastúci trend k zvládnuť preťaženie schôdze je namiesto toho sa rozhodnúť pre asynchrónne schôdze, ktoré môžete stále vykonávať prostredníctvom videohovorov.

Ak ste nevedeli, asynchrónna schôdza prebieha rovnako ako bežná schôdza, ale nie súčasne. Hostiteľ schôdze najskôr zaháji schôdzu, stanoví jej program a zaznamená ho vo videospráve a odošle ho skupine. Potom druhý účastník môže v čase výberu na to odpovedať svojou video správou. Ostatní účastníci si potom môžu tieto správy prezrieť a odpovedať podľa stanoveného poradia hostiteľa alebo odpovedať osobe medzi tým. Cieľom je nechať ľudí pracovať svojim vlastným tempom a nenechať sa neustále zastierať na stretnutiach.

Pomerne málo online aplikácií umožňuje jednoduché asynchrónne schôdze prostredníctvom videohovorov. Grapevine je jedným z najjednoduchších, aké sme kedy videli, a umožňuje vám zaznamenávať 15-minútové správy prostredníctvom webovej kamery alebo záznamu na obrazovku. Môžete tiež zanechať komentár a pridať súbory k príspevku kohokoľvek. Všetky správy sa zobrazujú v jednoduchej chronologickej časovej osi. Bezplatná verzia umožňuje až piatim používateľom a pre väčšie skupiny môžete vykonať inováciu.

4. Dory (Web): Najlepšie je spravovať Q & As a živé interakcie s publikom

Dory, ktorú vytvorili bývalí zamestnanci spoločnosti Google, je úplne bezplatná webová aplikácia (bez reklám a skrytých nákladov) na správu relácií otázok a odpovedí a interakcií so živým publikom, online aj offline. Mohli by ste ho použiť aj na celopodnikové virtuálne stretnutia ako priestor na položenie otázok poslucháčom.

Aplikácia má jednoduché rozhranie na vytvorenie novej udalosti a pozvanie spolupracovníkov, ktorí majú rovnaké oprávnenia editora ako vy. Udalosti môžu byť verejné alebo súkromné ​​iba pre tých, ktorí majú odkaz. V hlavnom paneli môžu potom účastníci klásť otázky, na ktoré môže moderátor zaradiť rečníkov. Otázky je možné pripnúť, archivovať a hlasovať pre väčšiu viditeľnosť.

Dory obsahuje aj šikovný panel Notes, ktorý má dve časti. Jeden je zdieľaný priestor Notes, kde môžu všetci organizátori alebo redaktori pridávať poznámky, ktoré môžu všetci vidieť. Druhý je súkromný poznámkový blok, upraviteľný a viditeľný iba pre vás. Je to šikovný doplnok, vďaka ktorému si môžete nechať minúty, pridávať a zdieľať nápady a v prípade potreby dokonca dávať pokyny.

5. Guma (Web): Tabule, tabule na písanie a pripravené schôdze

Na fyzických stretnutiach máte často konferenčnú miestnosť so spoločnou tabuľou a podložkou na písanie pre každú osobu. Guma to prináša do virtuálneho sveta a ponúka vám dvojpanelový poznámkový blok a príponu digitálna tabuľa zadarmo.

Oba nástroje sa veľmi ľahko používajú a na začiatku môžete odkaz zdieľať s ostatnými online. Poznámkový blok podporuje formátovanie Markdown, zatiaľ čo tabuľa je dodávaná s bežnými nástrojmi na kreslenie tvarov, textu a diagramov. Guma obsahuje aj zvukový rozhovor, ak s ním nechcete používať aplikáciu na videohovory tretích strán.

Cool časť sú predinštalované šablóny. Guma rýchlo nakreslí celú tabuľu Agile Sprint, vývojový diagram, diagram plaveckých dráh alebo schôdzu v stoji, aby ste potom mohli vyplniť hodnoty podľa svojho stretnutia. Funguje to skvele a zvýši to vašu efektivitu.

Nebojujte s tým stále

Tieto nástroje a aplikácie zefektívnia mnohé vaše schôdze, ale nie všetky. A to je v poriadku. Nesnažte sa na každom stretnutí maximalizovať produktivitu a efektivitu, niekedy budú nudné a budú pôsobiť ako strata času. Aj keď polovicu z nich zefektívnite, nájdete veľkú zmenu. A pre druhú polovicu sa zabávajte hrou Stretnutie s Hell Bingo.

6 jednoduchých spôsobov, ako zvýšiť produktivitu vašich stretnutí

Ak chcete vedieť, ako viesť úspešné tímové stretnutie, prečítajte si týchto 6 základných rád, ktoré by ste mali dodržiavať.

Čítajte ďalej

O autorovi