5 najlepších funkcií zberu na sledovanie času, podávanie správ a fakturáciu projektov

Časový manažment je kľúčový pre produktívne a efektívne projektové riadenie.

Úspech a ziskovosť každého projektu závisí od toho, ako využijete čas. Ak venujete všetok svoj čas jednému projektu, aby ste ho dokončili týždne pred termínom, možno z toho nebudete mať zisk. Podobne, ak si nevyhradíte primeraný čas na dokončenie projektu včas, klient s vami nemusí zostať.

Preto potrebujete nástroj na správu času, ktorý vám automaticky pomôže so správou vašich projektov. V tomto článku budeme diskutovať o tom, ako môže Harvest spravovať sledovanie času, vykazovanie a fakturáciu.

Čo je zber?

Žatva je cloudová aplikácia na fakturáciu a správu času, ktorá je kompatibilná s vašim počítačom so systémom Windows, prenosným počítačom macOS, iPhone alebo Androidom. Podporuje tiež Chromebooky prostredníctvom rozšírenia pre Chrome.

Aplikácia podporuje fakturáciu a fakturáciu za hodinu podľa projektu. Je to teda perfektný nástroj pre nezávislých pracovníkov, majiteľov firiem akejkoľvek veľkosti a dokonca aj pre globálne podniky. Na ovládanie aplikácie nemusíte prechádzať žiadnou krivkou učenia.

Free a Pro sú jediné dva plány predplatného pre túto aplikáciu. Ak potrebujete spravovať svoj vlastný rozvrh hodín a až dva projekty naraz, môžete si vybrať bezplatný plán. Ak však chcete riadiť tím, môžete sa rozhodnúť pre plán Pro za 12 dolárov/mesiac/miesto na neobmedzené množstvo projektov.

Stiahnuť ▼: Zber pre iOS | Android | Windows | macOS (Vyžaduje sa predplatné, k dispozícii je bezplatná skúšobná verzia)

Nasledujú funkcie aplikácie, ktoré by mali zvýšiť produktivitu vášho projektu:

1. Sledovanie času a podávanie správ

Aj keď sú členovia vášho tímu zodpovední za vypĺňanie pracovných výkazov v reálnom čase, môžete pre nich zadávať aj čas. Pomáha pri oprave kurzu projektu alebo pri dodržiavaní fakturačných požiadaviek klienta.

Systém farebného kódovania úloh a pracovných výkazov vám umožňuje sledovať, ktorý člen pracuje na akej úlohe. Môžete tiež zistiť, ktorý člen tímu dodržiava termíny alebo zaostáva. Podľa toho môžete ďalej uprednostňovať projektové úlohy, aby ste dodržali celkový termín pre klienta.

Aplikácia kategorizuje vykazovanie času do štyroch základných kategórií, ktorými sú:

1. Úlohy: Farebne označený stĺpcový graf zobrazuje čas strávený na základe úloh.
2. Projekty: Produktivitu projektu môžete porovnať porovnaním projektového rozloženia času.
3. Tímy: Môžete ísť čo najpodrobnejšie tým, že vytvoríte časové správy na individuálnej úrovni.
4. Klienti: Táto časová správa ukazuje čas strávený úlohami a projektmi pre akéhokoľvek konkrétneho klienta.

Časový prehľad z aplikácie Harvest zobrazuje údaje, ako sú sledované hodiny, nevyfakturované množstvo, zúčtovateľné hodiny a zúčtovateľné množstvo.

2. Manažment tímu a projektov

Ak na tom potrebujete zapracovať, môže to byť pre vás náročné správa pracovného výkazu pre členov vášho tímu. Aplikácia Harvest vám pomôže bez námahy spravovať vzdialené alebo hybridné tímy bez toho, aby ste ohrozili zoznam svojich úloh.

Harvest vytvára ľahko čitateľný informačný panel. Preto môžete na prvý pohľad rýchlo pochopiť, čo sa deje. Hlavný panel odhaľuje štruktúrované údaje, ako sú tieto:

• Kto sleduje svoj čas a kto nie?
• Aký je trend zúčtovateľného sledovania hodín podľa zdroja?
• Existujú nejaké rozdiely medzi úlohami, ktoré ste im pridelili, a úlohami, ktoré sa zobrazujú ako dokončené?
• Využíva váš tím správne zúčtovateľné hodiny na produktívnu prácu?

V stĺpcovom grafe pre každého člena tímu svetlo modrá farba predstavuje kapacitu a tmavo modrá farba predstavuje zúčtovateľné hodiny. Ak vidíte, že pruhy sčervenajú, znamená to, že člen tímu je mimo kapacity.

Tiež sa môžete stať tak granulárnymi, ako chcete, pri správe zdrojov projektu a zúčtovateľných hodinách. Podrobná projektová správa vám uvádza nasledujúce:

• Celkový čas prihlásenia sa do projektu na zdroj.
• Ak ste dostatočne blízko časovému rozpočtu.
• Ak dosiahnete rozpočet nákladov na projekt.
• Celkové hodiny nefakturované.
• Časová os postupu projektu podľa odborov.
• Automatické upozornenia, ktoré vás upozornia na možné problémy s oneskorením plánovania.

Harvest vám umožní udržať si prehľad o vašich projektoch a vytvárať presné predpovede pre budúce projekty.

3. Časový rozvrh

Užívateľsky prívetivé rozhranie aplikácie vám umožňuje zadávať nové úlohy do denného rozvrhu určeného projektu. Kliknutím na tlačidlo sledovania času spustíte časomieru, ktorá zaznamenáva čas pri práci na úlohe. Ak idete na prestávku, môžete zastaviť sledovanie času pri tejto konkrétnej úlohe.

Niektoré projekty vás môžu požiadať, aby ste zaznamenali aj prestávky. Časovač môžete spustiť pre úlohy, ktoré majú prestávky. Táto metóda zaisťuje efektívne a presné sledovanie času celého pracovného dňa.

Aplikácia Harvest automaticky vypočíta náklady pre vášho klienta v závislosti od sadzby, ktorou kŕmite pri vytváraní projektu. Tiež vám dáva možnosť zadať komplikovanú poznámku k úlohám pre budúce použitie.

Môžete si tiež vytvoriť týždenný alebo mesačný formulár časového rozvrhu na každodenné sledovanie času. Keď sa rozhodnete pre takéto pracovné výkazy, Harvest sčíta hodiny, ktoré ste odpracovali na každej úlohe celý týždeň alebo mesiac, a automaticky vytvorí faktúru.

4. Generovanie faktúry

Časové výkazy môžete prevádzať na profesionálne faktúry pomocou programu Harvest, ktorý je jedna z najlepších bezplatných aplikácií pre faktúry. Faktúry môžete svojim klientom zasielať e -mailom, pretože sú plne digitálne. Na faktúrach je štruktúrované zobrazenie podrobných zúčtovateľných hodín na základe každej úlohy projektu.

Môžete pracovať pre akéhokoľvek klienta, pretože aplikácia podporuje viac ako 180 mien. Okrem toho automatizuje platobný systém prostredníctvom aplikácií ako Stripe alebo PayPal. Fakturačný modul aplikácie má tiež systém pripomenutí, ktorý informuje klienta o splatnosti platby.

Aplikácia vám navyše umožňuje vytvárať prehľadné a profesionálne správy o príjmoch, ktoré odrážajú ziskovosť vášho projektu. Filtre môžete použiť na triedenie údajov na základe konkrétneho klienta alebo projektu.

5. Automatizácia pracovného toku projektu

Pomocou aplikácie Harvest môžete automatizovať sledovanie času a fakturačný pracovný postup svojho projektu. Aplikácia je integrovaná s viac ako 100 produktívnymi aplikáciami. Rozšírené scenáre automatizácie môžete ďalej vytvárať pomocou nástrojov ako Zapier a IFTTT.

Súvisiace: Bezplatné alternatívy Zapier na zníženie pracovného zaťaženia a zvýšenie produktivity

Aplikácia môže prostredníctvom integrácie sledovať čas v iných aplikáciách na správu projektov, ako sú Trello, Asana, Basecamp atď. Pomocou integrácie Slack môžete tiež vytvárať záznamy časového rozvrhu alebo spúšťať časovač zo správ Slack.

Ak spravujete svoje vlastné dane pomocou aplikácií, ako sú QuickBooks, FundBox alebo Xero, môžete importovať údaje o výdavkoch a faktúrach zo zberu. Stručne povedané, Harvest sa stáva jedným zdrojom pravdy pre tímové a projektové riadenie.

Začnite sledovať svoj čas pomocou inteligentných aplikácií

Teraz, keď poznáte funkcie aplikácie Harvest, môžete pre svoje projekty nasadiť správnu aplikáciu na správu času. Môžete použiť túto aplikáciu alebo akúkoľvek inú aplikáciu na správu času, pretože väčšina pokročilých aplikácií na sledovanie času často ponúka trochu podobné základné funkcie.

Kritickou súčasťou je, že musíte jeho používanie vynucovať správnym spôsobom, aby ste vy a váš tím boli produktívni.

10 najlepších funkcií doktora na sledovanie produktivity vášho tímu

Time Doctor vám umožňuje sledovať vaše projekty a produktivitu vášho vzdialeného tímu. Tu sú jeho najlepšie vlastnosti na použitie!

Čítajte ďalej

O autorovi