9 najlepších spôsobov, ako spravovať svoj tím v aplikácii Microsoft Teams

Vďaka aplikácii Microsoft Teams môžu vzdialení členovia tímu bezproblémovo spolupracovať a zvýšiť produktivitu.

Vedúci tímu však musí dohliadať na používanie tejto platformy, aby sa zabránilo akýmkoľvek neočakávaným okolnostiam, ako sú úniky údajov a neoprávnený prístup. Zistite, ako spravovať Microsoft Teams pre vzdialené tímy.

1. Stratégia vytvárania tímov a pomenovávania

Všetky hlavné zainteresované strany by mali byť schopné vytvoriť nový tím v Tímy spoločnosti Microsoft. Táto funkcia by však nemala byť dostupná pre každého. Obmedzte povolenie na vytvorenie tímu na správcov, manažérov alebo ľudí, ktorí potrebujú prístup.

Pokiaľ nepoznáte účel alebo funkciu tímu, je ťažké ich riadiť. Preto vo svojej službe Azure Active Directory používajte účinnú konvenciu pomenovania.

Konvencia pomenovania sa týka konzistentného štýlu alebo štruktúry pomenovania, ktorou sa bude riadiť každý tím. Tento štýl pomenovania vám pomôže poznať popis tímu, funkciu, geografickú oblasť, meno tvorcu atď.

2. Definujte životný cyklus údajov a správ

Zásady uchovávania údajov šité na mieru sú nevyhnutné pre každý tím. Správy tak môžete uložiť na pevný časový rozsah a texty automaticky zmiznú po uplynutí tohto času, keď ich nepotrebujete. Analyzujte svoje projekty a podľa toho nastavte čas uchovávania správ.

Rovnaký postup by ste mali použiť aj na údaje svojho tímu definovaním životného cyklu. Podľa spoločnosti Microsoft sa cyklus začína, keď vytvoríte tím a nastavíte kanál. Uprostred cyklu je, keď tím aktívne spolupracuje. Koniec cyklu znamená, že tím dosiahol koniec svojho života po splnení svojich zamýšľaných úloh.

3. Upravte externý prístup

Predvolené nastavenie programu Microsoft Teams umožňuje členom komunikačných údajov tímom z iných organizácií. Umožňuje vám tiež nastaviť schôdze s externými stranami, ktoré používajú Teams alebo Zoom.

Súvisiace: Najlepšie virtuálne pozadie zoomu pre akékoľvek stretnutie

Toto nastavenie používajte opatrne na ovládanie toho, kto má prístup k vašim organizačným údajom. Na kontrolu prístupu môžete vložiť konkrétnu doménu do zoznamu blokovaných alebo niektoré domény odblokovať.

Aj keď je externý prístup pre ostatných členov vašej organizácie, prístup pre hostí znamená umožnenie prístupu k tímovým údajom ľuďom mimo vašej spoločnosti. Ak vaša práca zahŕňa úzku spoluprácu s klientmi alebo partnermi tretích strán, môžete túto funkciu povoliť v obmedzenom rozsahu.

4. Vymyslite pravidlá pre schôdze a textové správy

Microsoft Teams je platforma pre profesionálnu komunikáciu a čím menej osobná bude, tým lepšie. Vytvorte zásady pre zasielanie správ a schôdze v súlade s organizačnými štandardmi.

Ovládajte alebo zakážte používanie nálepiek, súborov GIF a mémov, ktoré nie sú profesionálne. Môžete tiež povoliť systému hodnotenia obsahu vyhľadávať nepríjemný obsah.

Môžete tiež povoliť používateľom upravovať alebo odstraňovať všetky odoslané správy, ale pamätajte na to, že pôvodnú správu bude možno potrebné znova sledovať. Je tiež možné nahrávať a prepisovať stretnutia Teams.

Zvážte však tieto vlastnosti v rámci firemných zásad a ak sa rozhodnete vykonať tieto akcie, jasne o tom informujte všetkých účastníkov. Mali by ste tiež poskytnúť priamy prístup na schôdze iba členom tímu a hostia by sa mali pripojiť po schválení.

5. Upravte integrácie aplikácií tretích strán

Ako vedúci tímu by ste mali mať radosť z bezproblémovej funkcie integrácie tretích strán v programe Microsoft Teams. Skutočnosť, že každý člen môže integrovať podporovanú aplikáciu, vás však môže znepokojovať. Kanály Microsoft Teams musíte udržiavať čisté a zabezpečené.

Na to by ste mali povoliť integráciu iba konkrétneho zoznamu aplikácií tretích strán. Môžete navštíviť Spravovať stránku aplikácií centra spravovania tímov Microsoft Teams spravovať aplikácie Teams, ktoré chcete povoliť svojim kolegom. Tam môžete tiež upraviť prostredie aplikácií tretích strán pre jednotlivých používateľov.

6. Auditujte hovory a správy

Správcovia tímu Microsoft Teams môžu kontrolovať a kontrolovať históriu hovorov ktoréhokoľvek člena za posledných 30 dní. Údaje o histórii hovorov jednotlivca, návštevnosti, náhlavnej súpravy, kvalite siete a podobne môžete použiť na vyriešenie problémov s komunikáciou, s ktorými sa stretávajú.

Súvisiace: Microsoft Teams vs. Pracovisko z Facebooku: Ktorý by ste mali používať?

Môžete tiež získať prístup k údajom o trendoch kvality hovorov za posledných 90 dní na starom portáli Skype for Business, aby ste získali prehľad o výkonnosti siete.

7. Nastavte pravidlo pre klasifikáciu údajov

Kategorizácia údajov je metóda, ktorá vám poskytuje dôležité informácie o úrovni citlivosti údajov. Vďaka tejto klasifikácii môžete poznať umiestnenie citlivých údajov, ich rizikové faktory a spôsob, akým ich členovia tímu používajú. Aby ste tieto informácie ľahko poznali prostredníctvom kategorizácie, nastavte si schému klasifikácie údajov.

Tento súbor pravidiel jasne vysvetlí dostupné možnosti koncovým používateľom. Preto nastavte pravidlá v ľahko zrozumiteľnom jazyku. Uplatnite pravidlá klasifikácie pre všetky tímy spoločnosti Microsoft.

Keď máte klasifikačnú schému zavedenú, môžete tiež vytvárať a implementovať prevenciu straty údajov (DLP), štítky uchovávania údajov atď.

Členovia vášho tímu potrebujú slobodu zahrnúť nové zdroje, ale nemalo by to riskovať bezpečnosť údajov za každú cenu. Môžete ponúknuť schodné riešenie tohto problému prispôsobením nastavenia zabezpečenia programu Microsoft Teams podľa úrovní dôvernosti projektu.

V závislosti od účelu údajov môžete dokonca pridať ďalšie obmedzenia, napríklad zakázať zdieľanie odkazov. Keďže Teams je zjednotená platforma, ktorá je integrovaná s inými aplikáciami Microsoft 365, na vykonávanie konfigurácií vo viacerých centrách pre správu musíte prejsť rôznymi úrovňami autorizácie.

Pri správe nastavení vezmite do úvahy dôležitosť každého tímu, aby prišiel s príslušnými nastaveniami.

9. Trénujte svoj tím v zásadách tímov MS

Je nepravdepodobné, že by jeden člen tímu sám našiel najlepší spôsob, ako maximálne využiť tímy Microsoft. Preto musíte spolupracovať na skúmaní a raste pomocou tejto platformy. Bez ohľadu na to, či sa váš tím chystá použiť Teams prvýkrát, alebo už nejaký čas trvá, pomôže vám pravidelné školenie.

Ľudia tam môžu zdieľať svoje skúsenosti s Microsoft Teams s ostatnými. Môžu sa tiež porozprávať o akýchkoľvek predchádzajúcich problémoch s Teams a o tom, ako ich efektívne riešia. Môžete si tiež zapísať ich návrhy a implementovať tie realizovateľné.

Tímová spolupráca bez námahy

Správne využitie nástrojov je kľúčom k úspechu akéhokoľvek tímu alebo projektu. Preto je vedúci tímu zodpovedný za presadzovanie súboru pravidiel, ktoré organizujú spôsob, akým členovia komunikujú a spolupracujú.

Vyššie uvedené tipy vám pomôžu zaistiť, aby váš tím používal aplikáciu Teams na produktívnu tímovú komunikáciu.

7 tipov a nástrojov na komunikáciu s klientmi a tímami v reálnom čase

Či už pracujete na plný úväzok alebo na voľnej nohe, vedieť, ako komunikovať záležitosti súvisiace s prácou, vám pomôže udržať rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom. Dozvedieť sa viac!

Čítajte ďalej

O autorovi