Ako zlepšiť organizáciu pomocou mäkkých termínov

Dodržanie termínov je pre väčšinu z nás súčasťou každodenného života. Je možné, že máte dokončenú vysokú školu, projekt v práci alebo daňové priznanie; Tak či onak, všetky majú dátum ukončenia, na ktorom pracujete.

Termíny vám väčšinou vytvoria tlak na to, aby ste veci stihli. Ak to však chcete využiť vo svoj prospech a lepšie si zorganizovať čas, mäkké termíny môžu byť trikom.

Rozdiel medzi mäkkými a tvrdými termínmi

Väčšinou sú nám stanovené termíny; váš šéf alebo tútor vám dá dátum dokončenia práce, ktorá je konečná, a po tomto čase už nemôžete vykonávať žiadne revízie. Toto je ťažký termín a existuje zhoda, že ak ho nedodržíte, budú to mať určité dôsledky.

Nakoniec všetko potrebuje pevný termín, pretože to znamená, že veci sú hotové a musí prísť bod, kedy sa kus práce skončí. Poskytujú vám jasné očakávania od nadriadeného a poskytujú vám autonómiu používať tento časový rámec tak, ako uznáte za vhodné.

Ľudia sú pod tlakom viac práce a termíny sú skvelým spôsobom, ako využiť tento jav. Preto ľudia v posledných dňoch alebo hodinách pred prípravným termínom urobia viac práce. Ak napríklad máte odovzdať úlohu do dvoch mesiacov, pravdepodobne v prvý mesiac veľa práce neurobíte.

Súvisiace: Tipy, ako sa vyhnúť prokrastinácii a dodržať termíny

Preto môžu byť pevné termíny neproduktívne; bez dostatočného tlaku by ste mohli nakoniec stratiť drahocenný čas a ponáhľať sa dokončiť svoju prácu na poslednú chvíľu, pričom by ste zanedbali ostatné povinnosti. Môže to byť aj stresujúce.

Na druhej strane sú mäkké termíny stanovené pred tvrdým termínom s predpokladom, že svoj projekt dokončíte s dostatkom času. Ak je napríklad tvrdý termín do dvoch mesiacov, váš mäkký termín môže byť tri týždne vopred.

Môžete si vytvoriť svoje vlastné osobné termíny a pomocou tohto prístupu získate dostatok úsilia, aby ste prácu zvládli bez stresu na poslednú chvíľu.

Výhody používania mäkkých termínov

Nastavenie mäkkého termínu neznamená, že bude automaticky fungovať. Aby ste ich mohli využiť, musíte sa k tomu odhodlať. Ich stanovenie je zbytočné, ak ich budete ignorovať v prospech tvrdého termínu.

Ak sa však správne urobia správne, osobné termíny môžu priniesť veľa výhod:

• Vylepšené riadenie času a menej plytvania časom
• Väčšia zodpovednosť voči vašim ďalším povinnostiam
• Lepšia organizácia vašich projektov
• Pocit zodpovednosti za svoj čas a prácu
• Buduje dôveru
• Rýchlejšie dosiahnutie času s kreatívnym myslením

Súvisiace: Spôsoby, ako využiť techniku ​​mapovania mysle na exponenciálnu produktivitu

Akonáhle splníte termín, ktorý máte k dispozícii, máte čas vykonať revízie a doladiť svoju prácu s dostatkom času, kým ho bude potrebné odovzdať. Navyše budete mať flexibilitu odoslať ho, keď budete s výsledkom spokojní, a postarať sa o všetky ďalšie naliehavé prípady, ktoré prídu.

Ako efektívne nastaviť mäkké termíny

Ako teda stanovíte mäkký termín? Základom je mať realistický časový rámec, o ktorom viete, že ho spoľahlivo splníte. Musíte tiež zaistiť, aby sa nepribližovalo k tvrdému termínu.

Ideálnym parametrom na stanovenie mäkkého termínu je odpočítanie 25% času z pevného termínu, ale môže sa líšiť v závislosti od vašich vlastných obmedzení. Niektoré veci, ktoré je potrebné zvážiť, sú:

• Ak máte naplánované ďalšie projekty a aké veľké je vaše ďalšie pracovné vyťaženie
• Ako ďaleko je tvrdý termín?
• Aké je vaše sladké miesto pre produktívny tlak
• Ak pracujete na projekte s inými ľuďmi, ako to môžete obísť?
• Aký veľký alebo malý je váš projekt

Keď získate tieto odpovede, môžete určiť najpraktickejší dátum osobného dokončenia a začať.

Aby ste sa zaručili, že sa budete držať svojho osobného cieľa, mali by ste urobiť rozpis, ako ho zvládnete. Trello je na to ideálna aplikácia, pretože používa jednoduché rozloženie dosiek, s ktorým môžete manipulovať, aby vyhovovalo vašim potrebám.

Keď máte vytvorený pracovný priestor Trello, otvorte Bočný panel a pod Vaše dosky, kliknite na Plus prihlásiť sa Vytvorte novú dosku. Môžeš začnite so šablónou, ale prázdna doska je v poriadku.

Keď pomenujete a vytvoríte svoju nástenku, budete musieť rozdeliť čas medzi terajším dňom a termínom na týždne vytvorením a nový zoznam za každý týždeň máte:

1. Kliknite Pridajte ďalší zoznam
2. Na prvom zozname, kde sa píše Zadajte názov zoznamu, typ 1. týždeň
3. Tieto kroky zopakujte pre počet týždňov, ktoré máte vo svojom pláne

Súvisiace: Kreatívne spôsoby, ako plne využiť výhody Trella

Teraz môžete začať plánovať, ktoré aspekty projektu budete každý týždeň dokončovať. Ak to chcete urobiť, vyberte Pridajte kartu pod požadovaný týždeň, Zadajte názov tejto karty a klikni Pridajte kartu.

Rozdeľte každý krok svojho projektu, na ktorom musíte zapracovať. Ak napríklad postupujete podľa trojtýždňového časového plánu, počiatočný týždeň by mal byť pridelený plánovaniu a generovanie myšlienok, druhé by malo byť na uskutočnenie týchto plánov a návrhov a tretie by malo byť na doladenie.

Ak chcete mať všetku svoju prácu na jednom mieste, môžete na každú kartu, ktorú vytvoríte v Trelle, nahrať súbory kliknutím na kartu, ktorú chcete upraviť, a výberom Prílohy. Môžete tiež vytvárať Kontrolné zoznamy a pridať Termíny, ak to pomôže.

Využite termíny vo svoj prospech

Teraz máte mäkký termín, môžete byť pokojní, pretože viete, že práca je vykonaná s dostatkom času. Najlepšie na tom je, že teraz máte na výber, čo s týmto extra priestorom urobíte.

Využívanie mäkkých termínov ako pravidelného postupu pri práci vám umožní precvičiť si lepšiu organizáciu a v prípade, že sa počas posledných dní alebo hodín vyskytnú nejaké problémy, už máte prehľad.

Ako organizovať zoznamy úloh pomocou akčných položiek

Použitím akčných položiek v zoznamoch úloh môžete transformovať zložité úlohy na ľahko dosiahnuteľné a zvýšiť produktivitu projektu.

Čítajte ďalej

O autorovi