Ako vytvoriť formuláre programu Excel pre tabuľky so vstupom údajov

Zadávanie údajov do Excelu je náročná úloha, najmä ak máte veľa stĺpcov a veľa záznamov. Môže to byť mätúce aj pre ostatných používateľov, najmä ak nepoznajú vašu tabuľku.

Vedeli ste však, že na uľahčenie tejto úlohy môžete vytvárať formuláre? Spoločnosť Microsoft vám alebo komukoľvek inému umožňuje pridávať údaje do tabuľky prostredníctvom formulára v novom okne. Vďaka tomu bude menej zmätku v tom, aké informácie by mali vložiť do súboru programu Excel.

Čítajte ďalej a zistite, ako vytvoriť formulár pre vlastnú tabuľku Excel.

Príprava vašich údajov

Pred vytvorením formulára si musíte pripraviť potrebné údaje. Ak napríklad vytvárate prezenčnú listinu študentov, musíte si najprv do stĺpcov zapísať informácie, ktoré od nich budete požadovať.

Napríklad musíte mať ich krstné meno, priezvisko, číslo študenta, e-mailovú adresu a kurz; potom by ste ich mali uviesť v hornom riadku. Tieto položky by znamenali stĺpce, pod ktorými budú zostavené údaje, ktoré zadávajú vaši študenti.

Ak sa chystáte požiadať svojich študentov, aby zadali svoje údaje ručne, budú musieť prejsť nadol do spodnej časti súboru Excel, aby našli prázdny riadok. A ak požadujete veľa informácií, povedzme ročenku, pre každého zo študentov by bolo ľahké preskočiť bunku, čo by viedlo k neúplným údajom.

Vloženie jednoduchého formulára

Keď ste si pripravili všetky názvy stĺpcov, môžete začať vytvárať formulár. Ak to chcete urobiť, vyberte jednu z hlavičiek stĺpcov. Choďte do Panel vyhľadávania v hornej časti okna programu Excel a zadajte Formulár. Vo výsledkoch vyhľadávania pod Akcie, kliknite na Formulár.

A Microsoft Excel zobrazí sa varovné okno s potvrdením, či chcete použiť vybratý riadok ako štítky formulára. Ak ste tak už urobili, kliknite na OK. V opačnom prípade kliknite Zrušiť, vyberte hlavičky stĺpcov, ktoré chcete použiť ako menovky formulárov, a zopakujte kroky uvedené v predchádzajúcom odseku.

Po stlačení OK, zobrazí sa okno formulára a je to! Teraz môžete začať zadávať údaje.

Ak budete tento nástroj používať často, môžete pridať odkaz na túto funkciu na paneli s nástrojmi Rýchly prístup. Vráťte sa do Panel vyhľadávania a napíšte Formulár znova. Ale namiesto kliknutia ľavým tlačidlom myši na Formulár výsledok, kliknite pravým tlačidlom myši namiesto toho na ňom vyvoláte kontextovú ponuku.

Vyberte Pridať na panel s nástrojmi Rýchly prístup, a uvidíte Ikona formulára objaviť sa v ňom. Takže keď budete nabudúce musieť zdvihnúť nástroj formulára, stačí kliknúť na tlačidlo skratky.

Pridávanie nových údajov

V otvorenom okne formulára uvidíte informácie, ktoré potrebujete zadať do databázy. Vyplňte všetky prázdne polia a po dokončení kliknite na Nový. Údaje, ktoré ste zadali, automaticky vyplnia najspodnejšiu časť vašej tabuľky a vy budete mať pripravený nový prázdny formulár.

V prípade, že ste omylom uložili nesprávne údaje, môžete sa vrátiť a zmeniť ich. Stlačením tlačidla prejdite na položku, ktorú chcete zmeniť Nájsť Predch alebo Nájdi ďaľší tlačidlá. Keď sa dostanete k položke, ktorú chcete upraviť, jednoducho zmeňte informácie v príslušnom poli.

Po dokončení opráv kliknite Nový alebo stlačte Zadajte na klávesnici, aby ste vykonali zmeny. Ak ste však urobili typografickú chybu a chcete obnoviť predchádzajúci záznam, kliknite Obnoviť namiesto toho. Upozorňujeme však, že po potvrdení zmien nemôžete zmeny vrátiť späť pomocou funkcie Obnoviť.

Prehliadanie záznamov pomocou okna formulára

Teraz, keď máte v tabuľke niekoľko záznamov, môžete na prehliadanie údajov použiť samotné okno formulára. V pravom hornom rohu okna uvidíte sériové číslo aktuálnych údajov.

Ak chcete vidieť položky pred alebo po aktuálnom výbere, môžete použiť vyššie uvedené Nájsť Predch a Nájdi ďaľší tlačidlá. Prípadne môžete použiť posúvač na rýchle preskakovanie cez viacero záznamov.

Ak chcete nájsť konkrétne výsledky, môžete použiť funkciu vyhľadávania v okne formulára. Pre prístup k nemu kliknite na Kritériá tlačidlo vpravo dole, Nájdi ďaľší. Do príslušného poľa zadajte informácie, ktoré chcete hľadať, a potom stlačte Zadajte na vašej klávesnici.

Súvisiace: Ako používať funkciu Hľadať a nahradiť vyhľadávanie v programe Excel

V okne sa potom zobrazí ďalší riadok s príslušnými informáciami. Ak chcete prechádzať ďalšími výsledkami, kliknite na ktorýkoľvek z nich Nájsť Predch alebo Nájdi ďaľší.

Na pokročilejšie vyhľadávanie môžete použiť aj vzorce a modifikátory. Môžete použiť zástupný znak hviezdička na vyhľadanie časti záznamu. Rovnako tak môžete použiť väčší než alebo menej ako znaky na vyhľadanie číselných alebo dátumových hodnôt.

Napríklad, ak chcete vyhľadať študentov, ktorí navštevujú kurz BA, môžete do príslušného poľa zadať BA*. V okne formulára sa zobrazia iba študenti z vašej tabuľky, ktorí získavajú titul BA.

Vyhýbanie sa prázdnym záznamom

Môžete tiež zabrániť náhodným prázdnym záznamom pridaním pomocou funkcie overenia údajov. Ak to chcete urobiť, musíte najskôr vybrať tabuľku, do ktorej chcete zadávať údaje. Potom by ste mali ísť do Údaje > Overenie údajov.

The Overovanie dát potom sa otvorí okno. V nastavenie pod kartou Povoliť rozbaľovacej ponuky, vyberte Dĺžka textu. Potom pod Údaje rozbaľovacia ponuka, vyberte väčší než. Nakoniec pod Minimum pole, vstup 1. Stlačte tlačidlo OK.

Táto funkcia zabraňuje používateľom zadať iba jeden znak do ľubovoľného poľa, čím zaisťuje úplné vyplnenie vašich údajov.

Súvisiace: Ako importovať údaje z formulárov programu Microsoft Word do tabuľky programu Excel

Rýchly a jednoduchý spôsob naplnenia veľkých databáz

Ak vám v tabuľke často chýbajú informácie alebo zadávate nesprávne údaje do stĺpcov, je najvyšší čas, aby ste si vytvorili formulár pre seba. Toto rýchle a jednoduché riešenie vám zabezpečí presnú databázu.

Hoci vyššie uvedený príklad zobrazuje iba päť záznamov, ak pracujete na mnohých záznamoch, ako je napríklad databáza zamestnancov spoločnosti, túto funkciu v Exceli oceníte. Poskytnutím nezávislého okna na zadávanie informácií sa môžete vyhnúť prehliadke stoviek, ak nie tisícok záznamov, a zároveň zabezpečiť presné a presné zadávanie údajov.

Ako zlúčiť súbory a hárky programu Microsoft Excel

Dozviete sa všetko o tom, ako zlúčiť hárky v Exceli a ako skombinovať viacero súborov Excelu do jedného.

Prečítajte si ďalej

O autorovi