Ako integrovať Microsoft To-Do s OneNote

Ak je vaša práca hlboko integrovaná do ekosystému Microsoftu, To Do a OneNote sú pravdepodobne najobľúbenejšie nástroje pre váš každodenný pracovný tok. Keď na plánovanie projektu použijete OneNote, získate použiteľné položky, ktoré dokončia to, na čom pracujete.

Spoločné používanie OneNotu a Microsoft To Do znamená, že strávite čas prepínaním kontextu, kopírovaním alebo prezeraním údajov z jednej aplikácie do druhej. V dôsledku toho môžete stratiť pozornosť, robiť chyby alebo v horšom prípade znížiť kvalitu svojej práce. Ukážeme vám spôsoby, ako bez problémov integrovať OneNote a Úlohy, aby ste trávili čas uprednostňovaním práce, na ktorej záleží.

Pridanie úlohy z OneNotu do Microsoft To Do

Spomedzi každej aplikácie balíka Office má OneNote 2019 najužšiu integráciu s Outlookom. Je to preto, že obe aplikácie majú podobné ciele a operácie. Akýkoľvek text poznámky vo OneNote môžete zmeniť na úlohu automatického zoznamu úloh v Outlooku. Ale počkajte, kam sa Microsoft To Do zmestí do tohto systému?

K tejto diskusii sa dostaneme neskôr, ale najprv sa uistite, že máte v počítači nainštalovaný OneNote 2019 aj Outlook. Okrem toho musíte mať vytvorený poznámkový blok a sekciu, kde sa nachádzajú položky, na ktoré sa môžete obrátiť. Ak začínate, sledujte naše návod na usporiadanie poznámkových blokov vo OneNote.

Vyberte text, ktorý chcete zmeniť na úlohu programu Outlook. Kliknite na Domov kartu a potom Úlohy programu Outlook. Z rozbaľovacej ponuky vyberte časový rámec úlohy. Príznak označí text a OneNote pridá text poznámky ako úlohu v Outlooku. V prípade potreby môžete pokračovať v pridávaní ďalších poznámok ako úloh.

Ak chcete zobraziť úlohu, prepnite sa do programu Outlook Moje úlohy.

Teraz, keď prepnete na aplikáciu „Microsoft To Do“, uvidíte rovnakú úlohu pod Úlohy s predvyplnenými termínmi a odkazom na stránku OneNotu, aby ste vedeli, kde sa nachádzajú vaše úlohy.

Podobne si môžete vybrať Vlastné a v novom okne, ktoré sa zobrazí, zadajte Do dátumu, Dátum začiatkua dôležitosť úlohy pomocou Priorita lúka. Môžete tiež skontrolovať Pripomenúť aby vám Outlook pripomenul úlohu a pridal krátku poznámku.

Teraz prepnite na aplikáciu „Microsoft To Do“, ale neuvidíte tu dátum spustenia úlohy ani pole priority.

Mechanizmus synchronizácie úloh na pozadí

Aplikácia „To Do“ sa spolieha na Exchange Online na ukladanie a synchronizáciu úloh, či už používate osobné konto alebo Microsoft 365. Obidva účty sa riadia rovnakými protokolmi vrátane šifrovania údajov, dodržiavania predpisov a uloženia údajov. Ak dokončíte úlohu v aplikácii „Úlohy“, aktualizuje sa v Úlohách programu Outlook a OneNote.

Poznámka: Aplikácia „To Do“ nemá nič spoločné so značkou „To Do“ vo OneNote, napriek tomu, že používa rovnaké veľké písmená. Je to dôležité, pretože ľudia môžu byť zmätení terminológiou a vyhlásiť, že táto funkcia zrejme nefunguje správne.

Dôležité je poznamenať, že môžete mať iba jeden dátum splatnosti, nie oddelené dátumy začiatku a konca. Nepodporuje stavy úloh, ako napríklad prebiehajúce alebo percento dokončenia, ani dôležitosť úlohy na rôznych úrovniach priority. Odstránenú úlohu nemôžete obnoviť v časti Úlohy, ale môžete si ju zobraziť vo OneNote a Outlooku.

Ak vieš ako funguje aplikácia Microsoft To Do, je možné vytvoriť viacero zoznamov úloh. Preto má zmysel presunúť úlohu z Úlohy do zoznamu podľa vášho výberu. Keď však presuniete úlohu do iného zoznamu, zmena sa prejaví v stĺpci priečinka Úlohy programu Outlook, ale keď umiestnite kurzor myši na vlajku, zobrazí sa správa, že „úloha neexistuje“.

Synchronizujte svoje úlohy medzi úlohami a OneNote

Je možné krížovo synchronizovať svoje úlohy medzi OneNote a To Do pomocou jednoduchej aplikácie s názvom Pleexy. Prináša vaše úlohy z vašich e-mailov, poznámok, riadenia projektov a nástrojov na spoluprácu do vášho správcu úloh.

Môžete dokonca nastaviť obojsmernú synchronizáciu medzi nástrojmi, ktoré používate, takže zmeny vykonané na jednej strane sa okamžite skopírujú na druhú stranu. Ak váš tím používa Jira a OneNote na správu projektov, Pleexy môže usmerňovať všetky relevantné úlohy z tieto aplikácie do zoznamu úloh. A keď dokončíte úlohu v časti „To Do“, skontroluje sa v zdrojovej aplikácii tiež.

Začíname s Pleexy

Zaregistrujte sa na webovej stránke Pleexy pomocou „Microsoft To Do“ ako správcu úloh. Keď ho overíte pomocou svojho účtu Microsoft, zobrazí sa výzva na výber aplikácie, ktorú chcete pripojiť pomocou položky „To Do“. Vyberte OneNote a autorizujte Pleexy prístup k vášmu účtu OneNote.

Pomenujte svoje spojenie. Povedzme napríklad „Úloha s OneNote“.

Prvým krokom je povedať Pleexymu, v ktorých notebookoch a sekciách bude hľadať poznámky. Svoje poznámky môžete filtrovať podľa typu, ako napríklad Úloha, Diskusia s osobou, Úloha Priorita 1 a 2, Žiadosť klienta a Naplánovanie stretnutia. A ignorujte staršie poznámky v rozsahu od 1 do 180 dní. Pleexy vyhľadá poznámky, ktoré spĺňajú všetky špecifické kritériá, a vytvorí ich v „Microsoft To Do“.

V ďalšom kroku definujeme šablónu názvu pre vaše úlohy v „Microsoft To Do“. Môžete sledovať a vzor ako „{section}: {page} – {todo}“, kde „{page}“ je vaša stránka OneNotu a „{todo}“ je OneNote todo tag.

Teraz musíte zadať zoznam, v ktorom Pleexy vytvorí úlohy. V tomto príklade si vyberieme Jeden zoznam, a cieľ je Práca.

Nakoniec vyberte, čo sa stane, keď vykonáte zmeny v úlohách Microsoft To Do alebo OneNote. Pre OneNote pre Microsoft To Do, môžete ovládať, čo robiť s úlohou po dokončení alebo odstránení vo OneNote. A pre Microsoft To Do to OneNote, vyberte, čo chcete urobiť po dokončení úlohy v aplikácii „To Do“.

Uložte zmeny a aktivujte pripojenie. Na snímke obrazovky nižšie skontrolujete integráciu, upravíte alebo pozastavíte pripojenie a odstránite ich.

Ak chcete vidieť zmeny, prepnite sa do aplikácie „Microsoft To Do“. Keď tu dokončíte úlohu, skontroluje sa aj vo OneNote.

Vytvorte viacero pripojení OneNotu pomocou úlohy

V Pleexy môžete vytvoriť viacero spojení medzi týmito dvoma aplikáciami. Tu sú dôvody:

1. Ak používate samostatné konto OneNote na osobné a pracovné účely.
2. Nastavte rôzne pravidlá synchronizácie pre konkrétne projekty vo OneNote.

Môžete napríklad chcieť synchronizovať úlohy pre blogové príspevky v oboch aplikáciách, ale vo OneNote môžete nechať úlohu nezačiarknutú, aj keď ste ich zaškrtli v časti „Úlohy“ pre iný projekt. V Pleexy vytvoríme dve rôzne pripojenia podľa postupu opísaného vyššie.

Preneste všetky svoje úlohy do spoločnosti Microsoft

OneNote aj To Do sú komplikované aplikácie, ale celkovo fungujú v rôznych podmienkach pracovného toku a podľa vašich potrieb. V jednoduchých prípadoch môžete pridať úlohu z OneNotu do Úlohy, no nie sú bezproblémové a prerušia sa, ak úlohu presuniete do iného zoznamu.

Pleexy vám umožňuje synchronizovať úlohy oboma spôsobmi bez ohľadu na to, aký je váš zoznam úloh, a intuitívne sa nastavuje. Pozrite sa na integračná stránka pre zoznam aplikácií, ktoré podporuje. Keď ich začnete používať, postupujte podľa našich tipov a trikov na efektívne používanie Microsoft To Do.

10 tipov na prácu spoločnosti Microsoft pre lepšiu správu úloh

Pozrite sa bližšie na Microsoft To Do a pozrite si niekoľko tipov, ako ho zmeniť na výkonného správcu úloh.

Prečítajte si ďalej

O autorovi