5 spôsobov, ako prekonať najbežnejšie výzvy v oblasti riadenia úloh

Každý projekt pozostáva z množstva úloh, ktoré musíte dokončiť včas. Správne riadenie úloh znamená riadenie projektov od koncepcie až po dokončenie. Či už ste súčasťou tímu pracujúceho z kancelárie alebo domova, proces správy úloh vás môže prinútiť čeliť niektorým bežným výzvam.

Zistite päť bežných výziev, ktorým môžete vy a váš tím čeliť, a ako ich môžete prekonať pomocou nástrojov.

1. Žiadna viditeľnosť postupu úlohy

Jedným z predpokladov včasného dokončenia úlohy a úspešnej spolupráce je viditeľnosť priebehu úlohy. Bez nej sa správa úloh stáva výzvou pre každý tím. Môžete očakávať rýchle vyriešenie akéhokoľvek problému iba zabezpečením transparentnosti postupu úlohy.

Pomocou panelov Kanban si môžete vytvoriť vizuálny prehľad o pracovnom postupe projektu. Trello je aplikácia Kanban board, ktorá vám umožňuje zefektívniť všetky úlohy identifikáciou prekážok v procese. Táto aplikácia nielenže sprístupňuje priebeh úloh, ale tiež vám umožňuje podniknúť rozhodné kroky, aby ste udržali dlho čakajúce úlohy v pohybe.

Použitie nástroja Ganttov diagram je ďalším užitočným spôsobom sledovania priebehu úlohy. S Agantty členovia tímu môžu podľa toho synchronizovať svoje úlohy. Umožňuje vám tiež prideľovať a delegovať úlohy na dostupné zdroje.

Súvisiace: Najlepšie bezplatné aplikácie Ganttovho diagramu pre riadenie projektov

2. E-mailová závislosť brániaca práci

Jasná komunikácia je nevyhnutná pre každý tím, aby dokončil úlohy v stanovenom čase a s plnou efektivitou. Zatiaľ čo e-mail je populárny spôsob komunikácie medzi členmi tímu, plnohodnotná závislosť od e-mailu môže byť kontraproduktívna a brzdiť produktivitu.

Čo sa týka tímu, jednou z najväčších výziev pri riadení úloh je udržať všetkých na rovnakej stránke prostredníctvom komunikácie požadovaných správ. Komunikácia o tom, čo a ako sa tu stáva – oboje sa stáva rozhodujúcim. Ak niekto trávi viac času kontrolou, písaním a odpovedaním na e-maily ako produktívnymi úlohami, účel e-mailovej komunikácie zlyhá.

s MeisterTask, môžete centralizovať proces zdieľania informácií členmi tímu. Lepšiu tímovú komunikáciu môžete uľahčiť pridaním popisu úlohy, príloh, denníka zmien úlohy a komentárov do samotnej úlohy. Tieto funkcie robia úlohu interaktívnou a sledovateľnou.

Sledovaním projektu môžete zostať v obraze a získať všetky potrebné informácie. Pomocou emotikonov môžete rýchlo odpovedať na akékoľvek zmeny úloh a dostávať upozornenia na takéto zmeny e-mailom.

3. Nedostatok štruktúrovaných správ o výkonnosti

Ak chcete vedieť o efektivite a produktivite svojho tímu, je potrebné získať úplný prehľad o výkone každého člena tímu. Bez náležitého prehľadu nemôže nikto vedieť o priebehu úlohy. Iba štruktúrovaná správa môže generovať prehľad o celom procese, ktorým tím prešiel.

Takéto správy ponúkajú nielen cenné informácie o úlohách a projektoch. Tiež prezentujú zbierané informácie ľahko zrozumiteľným spôsobom. Keď máte úplný obraz na jednom mieste, prijímanie opatrení na zlepšenie efektívnosti úloh bude bezproblémové.

Štruktúrované prehľady vám tiež umožňujú generovať rôzne štatistiky pomocou kľúčových metrík a prispôsobiť, ako chcete vidieť podrobnosti. Môžeš použite funkciu Universal Reporting Asana získať grafické tabuľky a grafy výkonu vášho tímu. Niekoľkými kliknutiami získate prehľad o stave produktivity vášho tímu v reálnom čase.

Každý člen tímu si môže vytvoriť svoj panel produktivity pomocou tohto nástroja, ktorý bude vizuálne reprezentovať metriky výkonu. Jednotlivci môžu zdieľať správy len na čítanie s internými a externými spolupracovníkmi. Prispôsobenie zostáv je tiež jednoduché, pretože môžete pridať rôzne filtre, vybrať typy grafov a každému projektu priradiť samostatnú farbu.

4. Absencia automatizácie bez námahy

V modernom obchodnom svete je dôležitosť automatizácie úloh prvoradá. Bez nej bude zvládnutie úloh a dokončenie projektu načas ťažké. Absencia automatizácie môže tiež viesť k problémom s produktivitou vo vašom tíme a pomalému vykonávaniu úloh.

Preto by ste mali používať rôzne nástroje na automatizáciu úloh a ušetriť tak váš tím od trávenia času manuálnym vykonávaním týchto úloh. Pri výbere automatizačných nástrojov sa uistite, že majú viac výhod ako nevýhod, ako je strmá krivka učenia, spomalenie systému a nadmerná spotreba času.

Pokiaľ ide o automatizáciu, môžete použiť ľubovoľný počet nástrojov v závislosti od rozsahu vašej práce. Okrem odbúrania tímovej práce vám inteligentná automatizácia umožní sústrediť sa na úlohy, na ktorých záleží. Pri používaní viacerých automatizačných nástrojov môžete využiť pomoc zo služby Zapier, ktorá vám umožní bezproblémovú integráciu medzi aplikáciami.

Niektoré z populárnych integrácií, ktoré Zapier podporuje, sú:

• Tabuľky Google a Toggl: Používa sa na správu projektov pre vzdialené a hybridné tímy.
• ClickUp a TimeDoctor: Používa sa na sledovanie produktívnych hodín a správu úloh.
• Trello a Jira: Používa sa na sledovanie problémov pri správe úloh prostredníctvom nástroja v štýle Kanban.
• Asana a HubSpot: Používa sa na synchronizáciu softvéru CRM s nástrojom na riadenie projektov.
• ClickUp a Jira: Používa sa na sledovanie a riešenie problémov pri monitorovaní úloh.

Súvisiace: Integrácie Zapier, ktoré zautomatizujú váš pracovný tok správy úloh

5. Zaoberanie sa Scope Creep

Scope creep je bežnou výzvou riadenia úloh, ktorej tímy čelia. Vzťahuje sa na zmeny v požiadavkách projektu v porovnaní s tým, čo ste rozhodli pri začatí projektu. Tieto zmeny majú vplyv na účel a výsledky projektu.

Pri plánovaní projektu a prideľovaní úloh členom si musíte byť vedomí tečenia rozsahu. Bez ohľadu na odvetvie tomu môžete zabrániť hodnotením rizika a uvedomelým počas mapovania projektu.

Každý projekt prichádza s určitým rizikom a mať pripravený pohotovostný plán od začiatku vás môže zachrániť pred akoukoľvek neočakávanou situáciou. Taktiež neustále vyhodnocovanie rizík počas životného cyklu projektu vám tiež pomôže riadiť riziká. Používaním monday.com, môžete taktne zvládnuť prenikanie rozsahu vo svojich projektoch.

Register rizík projektu tejto aplikácie vám umožňuje lokalizovať, vyhodnotiť a naplánovať možný incident, aby ste mohli zmierniť riziká. Pomocou jeho Šablóna plánovania scrumu, môžete dosiahnuť, aby sa váš tím sústredil na konkrétne úlohy a ciele. The Sledovač riadenia zmien tohto nástroja vám umožňuje načrtnúť a sledovať plány riadenia zmien.

Problémy so správou úloh vyriešené

Problémy s riadením úloh môžu viesť k oneskoreným projektom a nespokojným klientom. Buďte si vedomí potenciálnych problémov, s ktorými sa môžete stretnúť v súvislosti so správou úloh.

Keďže tento článok diskutoval o výzvach a ich realizovateľných riešeniach, teraz môžete podniknúť potrebné kroky, aby ste sa takýmto problémom vyhli a zabezpečili bezproblémové riadenie projektu.

8 najlepších bezplatných alternatív ásan pre projektový manažment

Hľadáte alternatívy k Asane? Vyskúšajte tieto bezplatné nástroje, ktoré vám umožnia efektívne spravovať vaše projekty.

Prečítajte si ďalej

O autorovi