8 funkcií Workplace od Facebooku pre kolaboratívne riadenie projektov

Riadenie komunikácie a obsahu projektu je náročná úloha. Bez spoločného zdroja údajov je to zdrvujúca úloha. Workplace od Facebooku má na to riešenie! Bez ohľadu na veľkosť vašej práce alebo projektu je to ideálny nástroj na riadenie rôznych úloh a obsahu projektov.

Okrem toho členovia vášho tímu už poznajú jeho používateľské rozhranie (UI), pretože sa veľmi podobá na platformu Facebook. Čítajte ďalej a zistite, ako sa môže stať hnacou silou pre riadenie projektov.

1. Vytvorte vyhradenú skupinu pre každý projekt

Riadenie viacerých projektov zároveň môže byť hektický a mätúci. Preskočte zmätok s vyhradenou skupinovou funkciou Workplace. Na tejto platforme môžete vytvoriť samostatné skupiny pre každý projekt, aby ste od seba oddelili úlohy.

Skupiny, ktoré vytvoríte, zostanú tajné, pretože len členovia skupiny majú povolenie prispievať. Môžete pridať toľko skupín, koľko chcete, a pridať ľubovoľný počet členov do skupiny.

Ak pracujete v spolupráci s inou organizáciou, bude sa vám hodiť skupina viacerých spoločností. Skupina viacerých spoločností v

Pracovisko vám umožní pracovať s ľuďmi mimo vašej spoločnosti rovnako efektívne.

2. Zdieľajte súbory so spoluhráčmi

Či už pracujete na diaľku alebo pracujete z rovnakého kancelárskeho priestoru, musíte zdieľať súbory so svojimi kolegami prostredníctvom online kanálov. Ako každý iný efektívny kancelársky balík, aj Workplace vám umožňuje bez námahy zdieľať súbory so svojimi spoluhráčmi.

Do skupiny môžete pridať súbory z vášho lokálneho systému. Prípadne môžete využiť aj integrácie zdieľania súborov schválené správcom systému organizácie. Správcovia skupiny môžu pridávať schválené integrácie do skupiny, ktorú môžu používať jej členovia.

Skontrolujte kartu Integrácie, kde nájdete nástroje na zdieľanie súborov. V súčasnosti podporuje aplikácie na zdieľanie súborov, ako sú Disk Google, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint atď.

3. Spoločná práca na súboroch a spätná väzba

Pomocou funkcie anotácií tohto balíka pracovného priestoru môže váš tím zdieľať spätnú väzbu k rôznym súborom zdieľaným v skupine. Týmto spôsobom je sledovanie komentárov a spätnej väzby jednoduchšie ako kedykoľvek predtým.

Okrem toho sú všetky súbory zdieľané s členmi skupiny dostupné na karte Súbory. Takže nemusíte listovať kanálom, aby ste našli súbor, ktorý potrebujete.

Tento balík vám tiež umožňuje vytvoriť otvorenú skupinu spätnej väzby. Tu môžu poskytnúť spätnú väzbu aj ostatní členovia tímu. Zdieľaním ďalších informácií o projekte, ako je štýl dokumentácie, dizajn, cieľové publikum atď., môžete získať viac spätnej väzby od ostatných a získať nové perspektívy.

4. Sledovanie pokroku projektu a úloh

Sledovanie priebehu projektu je na Workplace jednoduché. Umiestňovaním týždenných aktualizácií o pokroku, preferenciách a akýchkoľvek iných výnimočných problémoch v skupine sa môžu spoluhráči navzájom informovať o svojich úlohách.

V prípade, že niekto musí zdieľať siahodlhé správy alebo zistenia výskumu, môže využiť funkciu Note tejto platformy. Ak chcete sledovať úlohy úloh, môžete v skupine zdieľať položky akcií, ktoré môže príjemca označiť ako dokončené.

Funkciu zmienky môžete použiť na pridelenie úlohy členovi tímu. Môžete dokonca integrovať Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly atď. aplikácie pre lepšiu správu úloh a produktivitu prostredníctvom Workplace.

Súvisiace: Bezplatné alternatívy Zapier na zníženie pracovného zaťaženia a zvýšenie produktivity

5. Bezpečné a spoločné ukladanie súborov

Karta Súbory v skupinách Workplace organizuje všetky súbory projektu na jednom mieste. Čas môžete ušetriť tým, že necháte Workplace spravovať zdroje projektu, ako sú obrázky, súbory PDF, hárky programu Excel atď. Ak používate Workplace, nemusíte mať prehľad o členoch tímu, ktorí zdieľajú citlivé dokumenty súvisiace s projektom prostredníctvom rôznych platforiem, čím ohrozujú dôverné údaje.

Váš tím môže nahrať súbory do skupiny prostredníctvom niekoľkých kanálov, ako sú príspevky, čet, témy, vzdelávanie, médiá atď. Všetky súbory však idú priamo na kartu Súbory. Odtiaľto môžete jednoducho spravovať prístup k súborom, správu verzií a odstrániť súbor, ak je nepotrebný.

Je dôležité vedieť, že cez akýkoľvek iný kanál ako Workplace Chat môžete nahrať maximálne 50 MB súborov. Z Workplace Chat môžete nahrať súbory s veľkosťou až 75 MB. Obmedzenie veľkosti súboru pomáha tímu zostať produktívnym zdieľaním malých súborov bez námahy bez toho, aby museli čeliť problémom s rýchlosťou nahrávania.

Môže sa to zdať ako nízky limit nahrávania súborov. Workplace však podporuje nahrávanie veľkých video súborov až do veľkosti 4 GB. Takže vždy, keď potrebujete vytvoriť video tutoriál pre sekciu Learning alebo Knowledge Library, vždy môžete nahrať dlhé HD videá.

6. Posielanie správ v reálnom čase prostredníctvom chatu na pracovisku

Keď tím pracuje na projekte zo vzdialených miest, neexistuje žiadna alternatíva ku komunikácii v reálnom čase. Pri práci z domu však nie je vždy možné pripojiť sa cez audio alebo video hovory. Preto musíte mať vo svojom pracovnom priestore pre spoluprácu možnosť okamžitého rozhovoru.

Workplace ponúka túto funkciu svojim používateľom aj prostredníctvom aplikácie Workplace Chat. Stiahnite si ju do svojho telefónu so systémom Android alebo iOS a zostaňte v kontakte aj na cestách. Použite ho na získanie okamžitej odpovede na dôležitý dotaz. Túto možnosť môžu využiť skupiny s 250 alebo menej členmi.

7. Zvukový hovor alebo videohovor pre bezproblémovú komunikáciu

Pre vzdialený alebo hybridný tím nie je možná spolupráca bez audio/video hovorov. Ak používate Workplace From Facebook pre riadenie projektu, nemusíte na tieto účely používať žiadnu ďalšiu aplikáciu. Uskutočnenie hovoru so spoluhráčom je vďaka službe Workplace vzdialené len jedno kliknutie.

Až 50 členov tímu sa môže pripojiť k audio alebo video schôdzi cez Workplace z funkcie stretnutia na Facebooku. Toto zariadenie môžete využiť na týždenné tímové stretnutia alebo skupinové diskusie.

Môžete sa tiež zapojiť do rýchlych individuálnych hovorov s členmi skupiny. K dispozícii je aj integrácia aplikácií na virtuálne volanie, ako sú Zoom, BlueJeans a Cisco Webex Meetings.

8. Funkcia pripnutia príspevku pre rýchlu referenciu

Môžete tiež pripnúť príspevok alebo obsah na stránku skupiny, podobne ako na Facebook stránke alebo skupine. V každej skupine sú dôležité projektové pokyny, ciele, termíny a zdroje. Pripnutie obsahu zaisťuje, že členovia tímu bez námahy nájdu obsah potrebný na prácu na projekte.

Ak chcete, môžete bez problémov pripnúť viacero príspevkov. Môžete sa tiež rozhodnúť, ktorý pripnutý príspevok by mal zostať nad ostatnými. Pamätajte, že iba správca skupiny môže pripnúť príspevok v skupine Workplace.

Správa viacerých projektov je jednoduchá

Funkcie, ktoré ste videli vyššie, sú základnými potrebami každého projektu. Workplace od Facebooku spĺňa všetky tieto funkcie efektívne prostredníctvom jednoduchého používateľského rozhrania.

Ak sú údaje o vašom projekte, ako sú zoznamy úloh, pracovné postupy, modely produktov/služieb, referenčný obsah atď., vo viacerých nástrojoch, preneste ich bezplatne do jedného centrálneho nástroja, ako je napríklad Workplace. Pred prijatím konečného rozhodnutia je tiež múdre vedieť, ako Workplace konkuruje iným pracovným priestorom projektového manažmentu.

Google Workspace vs. Pracovisko z Facebooku: Čo je lepšie?

Tu je návod, ako sa rozhodnúť, čo je lepšie pre vzdialené alebo hybridné tímy: Google Workspace alebo Facebook Workplace.

Prečítajte si ďalej

O autorovi