9 dôvodov, prečo projekty meškajú a ako sa im vyhnúť

Oneskorenie projektu je realitou a napriek maximálnemu úsiliu sa mnohým tímom nepodarí dokončiť projekty v stanovenom termíne. Ak nechcete, aby sa vaše súčasné a budúce projekty zdržiavali, musíte si byť vedomí faktorov, ktoré zohrávajú veľkú úlohu pri oneskoreniach projektov.

Poznanie dôvodov oneskoreného projektu vám pomôže nájsť najlepší spôsob, ako sa im vyhnúť. Tu sú dôvody a riešenia jedného z najväčších problémov riadenia projektu – oneskorenia projektu.

1. Scope Creep

Rozsah projektu sa vzťahuje na úplný náčrt projektu a dotvarovanie rozsahu znamená akúkoľvek náhlu zmenu v tomto rozsahu bez náležitých požiadaviek na zmenu. Predstavte si, že váš tím je uprostred projektu a zrazu dôjde k prenikaniu rozsahu. Všetko úsilie, ktoré ste doteraz vynaložili, bude márne a oneskorenie dokončenia projektu bude nevyhnutné.

Aby ste predišli tomuto problému, navrhnite projektový plán a nechajte klientov podpísať dohodu, v ktorej sa uvádza, že budú dodržiavať osnovu. Tiež si ponechajte všetky

následná komunikácia na jednom mieste, aby ste sa vyhli sledovaniu viacerých zdrojov komunikácie.

2. Tím si nie je vedomý cieľa projektu

Byť súčasťou rušného firemného sveta znamená, že možno nepoznáte dôvod každej úlohy, ktorú robíte. Pre spoluhráčov to však môže byť dôvodom na demotiváciu, čo má za následok meškanie projektu.

Keď tím pozná prepojenie medzi ich úlohou a cieľmi projektu, môže sa inšpirovať. Preto je dobré zapojiť všetkých členov tímu z plánovacej fázy projektu. Požiadajte ich o spätnú väzbu, aby ste mohli projekt naplánovať podľa ich vhodnosti.

Uistite sa, že vidia, ako ich príspevky ovplyvňujú projekt a organizáciu. Bude ich to motivovať k úspešnému ukončeniu projektu v stanovenom termíne.

3. Nereálne dodávky a termíny

Verte tomu alebo nie, nereálne termíny sú možno hlavným dôvodom oneskorenia projektu. Celý tím môže vynaložiť ďalšie úsilie, ale nie je možné dokončiť projekt včas, ak termín nie je realizovateľný.

Bez ohľadu na to, aké lákavé je stanoviť si ambiciózne ciele, nedostatočné sľubovanie a nadmerné poskytovanie je najlepší spôsob, ako zapôsobiť na klientov. Z tohto dôvodu si stanovte ciele, ktoré sú reálne, dosiahnuteľné a merateľné.

Mnohé projekty zahŕňajú viaceré závislosti úloh. V takom prípade navrhnite časovú os projektu s ohľadom na dostupnosť zdrojov, odhadovaný čas a postupnosť úloh.

Súvisiace: Ako zvýšiť svoju produktivitu pomocou kritérií SMART

4. Nedostupnosť zdrojov

Ak nie sú k dispozícii potrebné finančné, ľudské a materiálne zdroje, projekt sa nevyhnutne oneskorí. V prípade finančných zdrojov zhodnoťte, či počiatočný rozpočet dokáže pokryť náklady projektu. Ak nie, čo najskôr získajte dodatočné finančné prostriedky, aby ste sa vyhli oneskoreniu projektu z dôvodu nedostatku financií.

V prípade ľudských zdrojov skontrolujte, či členovia tímu majú potrebné zručnosti a skúsenosti. V opačnom prípade ich zaškolte alebo zadávajte úlohy externe. Dávajte pozor na materiálne zdroje, ako je infraštruktúra. Dostupnosť týchto zdrojov nie je zaručená a je dobré mať pre ne zálohu.

5. Nesprávne sledovanie a sledovanie pokroku

Pre úspech projektu je nevyhnutné neustále zhromažďovanie údajov o priebehu úlohy. Ak to neurobíte, môže dôjsť k oneskoreniu projektu. Okrem nastavovania cieľov musíte sledovať, či v nejakej úlohe nie je nejaké oneskorenie. Môžete tak zistiť, či je tím na správnej ceste k dosiahnutiu cieľa.

Na meranie priebehu každej úlohy môžete použiť nástroje na správu úloh. Keď si všimnete meškanie v akejkoľvek úlohe, môžete úlohu delegovať aj na niekoho iného. V prípade potreby vám tieto aplikácie tiež pomôžu jednoducho zmeniť priradenie všetkých úloh projektu.

6. Nesprávna komunikácia medzi zainteresovanými stranami

Všetky strany zapojené do projektu by mali byť na rovnakej stránke; v opačnom prípade nemôžu dokončiť projekt v stanovenom termíne. Nesprávna komunikácia vedie k nedorozumeniu, ktoré v konečnom dôsledku brzdí napredovanie projektu.

To je dôvod, prečo by mal každý člen tímu okamžite vedieť o zmene rozsahu, očakávaniach klienta a akomkoľvek oneskorení od ktorejkoľvek zainteresovanej strany. Mali by sa konať pravidelné tímové stretnutia, na ktorých by sa mali informovať o aktualizáciách projektu.

Tímy by tiež mali používať nástroje projektového manažmentu vedieť o termínoch splatnosti a hlavných termínoch. Tieto aplikácie tiež uchovávajú všetku tímovú komunikáciu na jednom mieste, aby sa zabezpečila prehľadnosť.

7. Neochota pracovať ako tím

Úspešný projekt je tímová práca. Každý člen, vrátane manažéra, musí hrať svoju úlohu efektívne, aby dosiahol cieľ. Niekedy členovia tímu nespolupracujú, čo vedie k oneskoreniam projektu. Dokonca ani manažéri dnes nemajú tendenciu mikromanažovať.

Každý si však musí pamätať, že konečným cieľom je dokončiť projekt včas. Projekt by ste nemali ohroziť, len aby ste sa vyhli konfliktom.

Zatiaľ čo členovia tímu potrebujú svoj vlastný priestor a rozhodovaciu právomoc, aby dosiahli čo najlepší výkon, manažéri by mali zasiahnuť vždy, keď je to potrebné, aby zabránili tomu, aby sa projekt dostal mimo trať. Manažéri by tiež mali okamžite podniknúť kroky na vyriešenie akéhokoľvek konfliktu v tíme.

Súvisiace: Čo je to konflikt práce na diaľku? Spôsoby, ako tomu zabrániť

8. Faktory tretích strán

Organizácie často potrebujú v určitých fázach projektu zapojenie tretích strán. Externí dodávatelia môžu byť tiež zodpovední za oneskorenia projektu, ak nedodajú zdroje alebo úlohy včas. Zvyčajne sa to stane, pretože títo jednotlivci tretích strán nevedia o míľnikoch alebo cieľoch vášho projektu.

Tímy tiež nekontaktujú dodávateľov ohľadom pridelených úloh a dostanú sa do problémov, keď dôjde k oneskoreniu zo strany tretej strany. Aby ste predišli takýmto problémom, dajte im prísny termín a zostaňte s nimi v kontakte až do ich doručenia. Do zmluvy môžete zahrnúť aj pokutu za omeškanie. Preto budú brať včasné doručenie vážne.

9. Neočakávané okolnosti

V neposlednom rade budete čeliť niekoľkým nepredvídaným situáciám, ktoré môžu viesť k oneskoreniu projektu. Prírodné katastrofy, výkyvy počasia, politická nestabilita, globálna recesia, problémy so získavaním investícií – to všetko môže oneskoriť váš projekt.

Aj keď sa týmto príčinám nedá predísť, ich dopad môžete určite znížiť správnym plánovaním. Každý člen tímu by mal byť vždy pripravený na najhoršie. Nenechávať úlohy na poslednú chvíľu je silným krokom v boji proti tomuto problému.

Členovia tímu by mali spolupracovať aj vtedy, keď je po katastrofách dodatočná pracovná záťaž, aby sa projekty dokončili včas.

Ušetrite projekty pred meškaním

Projekt môže v ktorejkoľvek fáze zísť. Poznaním bežných príčin oneskorenia projektu a riešení, ako sa im vyhnúť, môžete splniť cieľ úspešného dodania projektu včas. Dosahovanie cieľov v oblasti produktivity je teda jednoduchšie ako kedykoľvek predtým.

7 najlepších aplikácií, ktoré vám pomôžu dosiahnuť vaše ciele v oblasti produktivity

Chcete vynikať v time managemente? Pomocou týchto aplikácií na meranie času s bohatými funkciami dosiahnete svoje ciele v oblasti produktivity.

Prečítajte si ďalej

O autorovi