Ako rýchlo vrátiť odložený projekt späť na trať

Každý projekt sa začína s dobrými úmyslami a najlepším úsilím, no mnohé z nich zídu z cesty s nízkou angažovanosťou a míľnikmi nedosiahnu. Nie je však potrebné byť sklamaný, pretože niektoré nápravné opatrenia môžu váš oneskorený projekt okamžite vrátiť na správnu cestu.

Tu je niekoľko účinných techník obnovy projektu, ktoré by ste mali vyskúšať, aby sa veci pohli správnym smerom.

1. Zavolajte na stretnutie tímu

Váš tím sa mohol stretnúť na mnohých miestach virtuálne tímové stretnutia pre tento projekt. Keď však viete, že zmeškáte termín, je povinné, aby si všetci spolu sadli ešte raz. Toto stretnutie tímu by malo vytvoriť novú stratégiu o tom, čo robiť ďalej.

Zvážte výstupy projektu, rozpočet a čas (zostávajúci alebo dodatočný), ktorý máte na dokončenie projektu. Skontrolujte vplyv vášho oneskorenia na každý z týchto aspektov. Zistite, čo môže tím dodať, pričom pôvodný rozpočet a termín budú zachované.

Okrem toho uvidíte, ako dlho bude trvať dokončenie projektu. Potom sa porozprávajte so svojím klientom o výbere ktorejkoľvek z vyššie uvedených možností.

2. Zistite dôvod meškania

Okrem výberu realizovateľných možností pre svojich klientov použite stretnutie na určenie problému projektu. Len ak poznáte dôvod oneskorenia projektu, môžete podniknúť kroky na vyriešenie problému.

Oneskorenie projektu môže mať rôzne dôvody, vrátane nedostatku rozpočtu, nedostatku zdrojov, zmeny organizačných priorít, prenikania do rozsahu, neefektívnosti tímu atď. Zistite, ktorý z nich je zodpovedný za oneskorenie a ako to ovplyvnilo projekt. Zistite tiež, ako môžete problém vyriešiť v čo najkratšom čase.

3. Stanovte si nový, ale realistický termín

Ak ste zmeškali pôvodný termín, je čas posunúť sa ďalej a namiesto toho nastaviť nový. Prejdite si pôvodný harmonogram a zistite, koľko úloh projektu ešte stále čaká. Nastavte náročné, ale realizovateľné míľniky pre každú zo zostávajúcich úloh a nájdite nový termín dokončenia projektu.

Vaším cieľom je dodať projekt v novom termíne. Pred nastavením nového termínu splatnosti preto zvážte kapacitu, zdroje a dostupnosť svojho tímu.

4. Prehodnoťte rozsah projektu

Ak nereálny rozsah projektu spôsobil oneskorenie vášho projektu, zvážte revíziu osnovy tak, aby bola dosiahnuteľná v krátkom čase. Diskutujte o rozsahu s klientom alebo zainteresovanými stranami a skontrolujte, ktoré oblasti projektov môžete odstrániť.

Nikdy nedovoľte, aby sa rozsah zmenil, keď skutočne žiadate o zmenšenie rozsahu. Zmena rozsahu sťaží dokončenie projektu. Možno bude potrebné posunúť zameranie vášho tímu úplne novým smerom.

5. Rozdeľte sa na malé úlohy a stanovte si priority

Keď dostanete od klienta kývnutie na upravený rozsah projektu, začnite na ňom pracovať. Najprv si rozdeľte zostávajúcu prácu na malé kúsky. Potom nájdite, či medzi úlohami existujú nejaké závislosti. Ak áno, zvážte ich pred stanovením priorít úloh.

Požiadajte tím, aby najskôr pracoval na prioritných úlohách. Niekedy vás klient môže požiadať, aby ste najskôr dodali časť alebo časť projektu počas oneskorenia projektu. V takýchto prípadoch uprednostnite daný segment.

Súvisiace: Najlepšie techniky pre nezávislých pracovníkov na uprednostňovanie úloh zadarmo

6. Znovu potvrďte alebo prideľte zodpovednosť

Musíte spolupracovať s celým tímom, aby ste určili jeho úlohy pre zostávajúci rozsah projektu alebo úlohy. Skontrolujte dokončené úlohy, aby ste identifikovali akékoľvek konflikty alebo neefektívnosť v práci vykonanej doteraz na tomto projekte. Môže byť potrebné opätovne potvrdiť alebo prerozdeliť úlohy na základe predchádzajúceho výkonu.

Pri preraďovaní úloh vyriešte všetky pochybnosti o pôvodnom pláne. Uistite sa, že novo pridelená osoba má zručnosti potrebné na splnenie tejto úlohy a nemá žiadne iné priority.

7. Zamerajte sa na komunikáciu v reálnom čase

V projekte, ktorý už zišiel z cesty, už nie je priestor na ďalšie oneskorenia. Niekedy ostávajú dôležité rozhodnutia nevybavené kvôli oneskorenej odpovedi. Váš tím by preto nemal strácať čas asynchrónnou komunikáciou, keď nevie, kedy dostane odpoveď.

Súvisiace: Tipy a nástroje na komunikáciu s klientmi a tímami v reálnom čase

Pri oneskorených projektoch klaďte dôraz na synchronizovanú komunikáciu, ako je okamžitý chat. Kolegovia sa tiež môžu zúčastniť audiohovorov alebo videohovorov, aby objasnili akékoľvek pochybnosti alebo položili dôležitú otázku. Čokoľvek robíte, v takýchto situáciách sa nikdy nespoliehajte na oneskorené komunikačné režimy, ako je e-mail.

8. Pozorne sledujte a spravujte úlohy

Nechceli by ste meškať dvakrát na jednom projekte. Aby ste tomu zabránili, je nevyhnutné riadiť úlohy a sledovať ich pokrok na dennej báze. S dynamikou urobte zo sledovania výkonnosti súčasť vašej každodennej rutiny aplikácie na riadenie projektov kde môžu členovia kontrolovať priebeh úlohy a projektu.

Sledovanie úspechov nestačí, musíte ich porovnať s plánovanými úspechmi. Keď si všimnete, že niekto zaostáva, okamžite ho kontaktujte, aby ste zistili problém a čo najskôr ho vyriešili.

9. Majte vypracovaný plán riadenia rizík

Upravená osnova pre oneskorený projekt často zahŕňa dodatočné pracovné zaťaženie, nové zdroje a prísny harmonogram. Aj keď je vysoká šanca, že projekt úspešne dokončíte, zahŕňa aj určité riziko. Preto musíte pripraviť plán riadenia rizík.

Za týmto účelom identifikujte rizikové faktory. Mali by ste ich tiež analyzovať, aby ste vytvorili plán na zmiernenie ich negatívnych účinkov. Snažte sa znížiť pravdepodobnosť výskytu týchto rizikových faktorov. Informujte celý tím o pláne riadenia rizík a neustále ho aktualizujte, ako projekt napreduje.

10. Vynaložiť ďalšie úsilie

Netreba dodávať, že musíte vynaložiť ďalšie úsilie na rýchle dodanie oneskoreného projektu. Môže to znamenať aj prácu nadčas pre mnohých členov tímu. Čas sa bude líšiť v závislosti od rozsahu projektu. To však môže mužstvo demotivovať, ak sa predĺženie rozšíri.

Z tohto dôvodu by manažéri mali svojim spoluhráčom poskytnúť jasnú predstavu o tom, ako dlho budú predĺženia pokračovať. Ak niekto nemôže venovať viac času oneskorenému projektu, musíte jeho úlohu zadať externe.

Efektívne tipy pre oneskorené projekty

Nie je nezvyčajné, že projekt stratí svoje zameranie. Keď sa to stane, je potrebné identifikovať a rozpoznať bolestivé body projektu.

Ak chcete, aby sa projekt vrátil do správnych koľají, postupujte podľa vyššie uvedených tipov. Na úspešné a včasné dokončenie projektu môžete použiť aj aplikácie na riadenie projektov.

11 najlepších funkcií MeisterTask pre agilné riadenie projektov

Chcete implementovať agilný spôsob riadenia projektov, ktorý zvyšuje produktivitu? MeisterTask vám môže pomôcť.

Prečítajte si ďalej

O autorovi