7 najlepších nástrojov na organizáciu e-mailov a zvýšenie produktivity

Pravdepodobne dostanete každý deň niekoľko e-mailov od klientov, priateľov alebo rodiny. Pokúšať sa usporiadať svoju e-mailovú schránku môže byť zdrvujúce, najmä ak máte vo zvyku uchovávať každú správu mimo kontroly.

Tu je niekoľko tipov a nástrojov, ktoré vám pomôžu usporiadať doručenú poštu, aby ste mali viac času na prácu so zoznamom úloh.

Tipy na usporiadanie e-mailovej schránky

• Venujte každý deň pár minút odstraňovaniu e-mailov, ktoré nepotrebujete.
• Odhláste sa z nepotrebných odberov.
• Vytvorte špecifické priečinky pre pracovné alebo osobné e-maily, ak je to možné, a zoraďte správy do týchto priečinkov hneď, ako prídu.
• Použite štítky na usporiadanie prichádzajúcej pošty podľa témy (t. j. financie, cestovanie atď.).
• Dôležité správy, ktoré si musíte uložiť pre budúce použitie, radšej archivujte, než ich vymažte.
• Ak je váš účet Gmail prepojený s externou e-mailovou adresou, upravte nastavenia upozornení, aby ste sa vyhli preplneniu zbytočnými aktualizáciami.
• Na dôležité správy používajte svoju primárnu e-mailovú adresu a vytvorte si ďalší účet pre menej dôležité správy, ako sú napríklad odbery e-mailov.
  instagram viewer

Tieto tipy môžu výrazne zvýšiť vašu produktivitu. Ak však potrebujete ďalšiu pomoc, môžete použiť tieto nástroje:

Shift vám umožňuje usporiadať doručenú poštu na jednom mieste.

Môžeš usporiadajte si doručenú poštu pomocou filtrov, ktorý sa automaticky vytvorí pri odosielaní e-mailov pomocou rôznych e-mailových klientov, ako je Gmail alebo Microsoft Outlook. Pomocou týchto filtrov môžete organizovať e-maily podľa odosielateľa, zoznamu, témy a podobne. Po aplikovaní kritérií filtrovania na správu sa správa umiestni do špecifického priečinka so svojimi menovkami.

Shift je tiež vybavený vynikajúcou funkciou vyhľadávania, ktorá funguje vo všetkých vašich účtoch a ďalšie aplikácie, ako je Slack a Facebook Messenger, takže môžete rýchlo obnoviť konverzácie požadovaný.

Jednou z hlavných výhod používania Shift je, že centralizuje všetky vaše pracovné postupy, úspora času pri prepínaní medzi aplikáciami a e-mailovými účtamia zlepšiť svoju produktivitu.

Jedným z dôvodov, prečo si možno nebudete chcieť stiahnuť aplikáciu alebo sa zaregistrovať na webovú stránku, je, že sa bojíte, že vás budú neustále bombardovať e-mailmi. Mať dočasnú a jednorazovú e-mailovú adresu je skvelý spôsob, ako si usporiadať doručenú poštu a vyhnúť sa spamu.

Namiesto udania primárnej e-mailovej adresy môžete použiť MailDrop na vytvorenie bezplatnej adresy pre aplikácie/webové stránky so zlou reputáciou zabezpečenia alebo na zabránenie spamovým reklamám.

Inbox by Gmail vám poskytuje prispôsobiteľné kategórie a uchováva e-maily s týmito témami v hornej časti vašej doručenej pošty. Ponúka tiež funkciu „snooze“, ktorá vám umožňuje skryť e-mail do určitého dátumu alebo času. Môžete tiež použiť funkciu „pridať k úlohe“ na prepojenie dôležitých e-mailov s vašimi Úloha Google zoznam, kde môžete pridávať poznámky a nastavovať termíny.

„Balíky“ predstavujú ďalší spôsob automatického triedenia podobných správ z bulletinov a aktualizácií sociálnych médií do ľahko spravovateľných kategórií. Tieto stratégie vám pomôžu prekonať všetok ten neporiadok – či už ide o predplatné alebo nekonečné hromady pracovných e-mailov – a dostať sa priamo k tomu, na čom záleží.

Unroll.me je bezplatný nástroj, ktorý vám umožňuje odhlásiť sa z odberu bulletinov a súčasne si usporiadať doručenú poštu.

Odhlásiť sa z jedného newsletteru sa nemusí zdať ako veľká výzva, ale stane sa zdrvujúcim, keď sa potrebujete vysporiadať s desiatkami alebo stovkami odberov.

Unroll.me zjednodušuje správu stoviek e-mailov súčasne. Len niekoľkými kliknutiami sa môžete hromadne odhlásiť z odberu bulletinov v celom rozsahu, usporiadať ich pomocou štítkov, ak chcete, a vyhľadať konkrétne správy podľa kľúčového slova.

Pre tých, ktorí sú zavalení množstvom e-mailových bulletinov, môže byť užitočná funkcia „Rollup“ v Unroll.me. Umožňuje vám zhrnúť všetky vaše obľúbené odbery e-mailov do jednoduchého zoznamu raz denne.

Týmto spôsobom môžete prechádzať odbery naraz namiesto toho, aby ste strácali čas prechádzaním doručenej pošty zakaždým, keď dostanete propagačné novinky.

Ak ste súťaživý jednotlivec, ktorý rád robí veci sám, potom môžete hromadnú e-mailovú kampaň na odhlásenie z odberu zmeniť na zábavnú hru. E-mailová hra je bezplatný nástroj, ktorý gamifikuje proces čistenia vašej doručenej pošty.

Ak chcete spravovať svoje e-mailové schránky, zadajte svoju e-mailovú adresu a spustite hru. Cieľom je zorganizovať čo najviac e-mailov v danom časovom rámci. Ak to budete trvať príliš dlho, dostanete penalizáciu, ale ak spravíte správy rýchlo, získate viac bodov.

E-mailová hra vám umožňuje osvojiť si návyk zamerať sa na jeden e-mail po druhom a potom prejsť na ďalší, zatiaľ čo jej integrovaný časovač zvyšuje vašu produktivitu.

InMoat je nástroj, ktorý organizuje e-maily podľa ich typov, napríklad financií, produktivity, zdravia atď. Tento nástroj pomáha zvýšiť vašu produktivitu výberom a umiestnením typov e-mailov, ktoré sú pre vás dôležité, na začiatok vašej doručenej pošty, čím im dávate prednosť pred ostatnými.

Po prihlásení do svojho účtu vás InMoat požiada, aby ste si vybrali odvetvie a povolanie, aby ste optimalizovali svoje pracovné postupy a stanovili priority. Pomocou možnosti „Inteligentné filtre“ môžete vybrať kategóriu e-mailov, ktoré zostanú vo vašej doručenej pošte. Menej dôležité e-maily sa presunú do priečinka InMoat na neskoršie prezeranie.

InMoat tiež analyzuje vašu sieť a požiada vás, aby ste si vybrali dôveryhodné kontakty na uprednostnenie ich e-mailov, pričom správy z neznámych zdrojov presunú do iného priečinka.

FollowUpThen je váš vlastný osobný asistent, ktorý vám pripomenie, aby ste odpovedali konkrétnym e-mailom. Je to záchranca pre zaneprázdnených ľudí alebo tých, ktorí často zabúdajú na dôležité správy.

Po odoslaní e-mailu pomocou FollowUpThen sa e-mail vráti do vašej doručenej pošty presne v deň a čas, ktorý určíte. Už nemusíte zabúdať na dôležité obchodné dohody alebo rande s priateľmi.

Vaša doručená pošta si môže rýchlo vybrať daň na vašej produktivite kvôli množstvu e-mailov, z ktorých dostávate potenciálnych klientov, priateľov, kolegov a tie otravné bulletiny a propagačné novinky, na ktoré ste sa nikdy nepýtali pre!

Keď sa nabudúce budete cítiť zavalení všetkým, čo máte vo svojej doručenej pošte, zhlboka sa nadýchnite, začnite implementovať tieto tipy a použite tieto nástroje, aby ste dostali všetko pod kontrolu a zvýšili svoju produktivitu.

5 dôvodov, prečo používať nástroje na spoluprácu namiesto e-mailu

Nástroje pre spoluprácu ponúkajú koordinovanejší pracovný tok tímových diskusií, zdieľanie súborov, správu úloh atď. Tu je dôvod, prečo sú lepšie ako e-mail.

Prečítajte si ďalej

O autorovi