Ako si uľahčiť spoluprácu s funkciou histórie Office 2016

Reklama

Boli časy, keď sme s niekým spolupracovali na dokumente programu Word alebo tabuľke Excel znamenalo, že budete musieť prechádzať súborom tam a späť a uistiť sa, že budete sledovať, čo bolo zmenené. Našťastie internet urobil spolupráca v reálnom čase Tímová práca: 10 tipov na efektívnu online spoluprácu v reálnom čase Čítaj viac realitou.

Problémy však môžu nastať, keď nie je jasné, aké úpravy boli vykonané a kedy alebo kto ich skutočne urobil. Našťastie funkcia História v Office 2016 odstraňuje akýkoľvek aspekt pochybností z procesu.

S úplnou históriou verzií, ktorú máte k dispozícii, a praktickými informáciami o tom, kto čo a kedy urobil, budete čoskoro zistíte, že vaša spolupráca je jednoduchšia ako kedykoľvek predtým, keď využijete túto novú funkciu.

Spolupráca v reálnom čase

Jeden z najužitočnejších časti funkcií pridaných do balíka Microsoft Office 2016 9 tipov, ako sa dozvedieť všetko o Office 2016Microsoft Office 2016 je medzi nami. Ako ovládate najnovšiu verziu v záujme vašej produktivity? Tipujeme vám najlepšie odkazy na vzdelávanie v Office. Ukradnite pochod s týmito...

Čítaj viac je možnosť spolupracovať na dokumente s inými používateľmi v reálnom čase. Či už pracujete na opačných koncoch svojho pracoviska alebo na rôznych kontinentoch, spolupráca v reálnom čase predstavuje bezproblémový spôsob, ako zabezpečiť, aby boli všetci na rovnakej vlne.

Prvým krokom je zabezpečiť, aby všetci potrební používatelia mali prístup k dokumentu a v prípade potreby aj práva na úpravy. Otvorte súbor, na ktorom chcete spolupracovať, a kliknite na zdieľam tlačidlo v pravom hornom rohu používateľského rozhrania balíka Office.

Zobrazí sa výzva na uloženie kópie dokumentu na online miesto, aby k nemu mali prístup iní používatelia. Potom môžete začať pozývať ostatných používateľov na úpravy zadaním ich e-mailových adries. Upozorňujeme, že ak je to vhodnejšie, môžete im udeliť povolenie na zobrazenie dokumentu bez vykonania zmien – ak však plánujete spolupracovať, budú musieť mať možnosť upravovať.

Pozvaní spolupracovníci dostanú e-mail s odkazom, ktorý im to umožní otvorte dokument v programe Word Online Online aktualizácie programu Word s komentármi, vylepšeniami zoznamu a poznámkami pod čiarouOdpoveď spoločnosti Microsoft na Dokumenty Google bola aktualizovaná, aby zahŕňala komentáre, vylepšenia zoznamu a poznámky. Čítaj viac . Prípadne môžete použiť Získajte odkaz na zdieľanie možnosť získať priamy odkaz na dokument, ktorý môžete distribuovať akokoľvek chcete.

Keď na dokumente pracuje viac používateľov, uvidíte ich pozíciu na stránke označenú farebne odlíšenou ikonou. Umiestnením kurzora myši na túto ikonu sa rozbalí, takže uvidíte, na ktorého používateľa sa vzťahuje. Môžete tiež kedykoľvek skontrolovať, kto je aktívny v dokumente pomocou zdieľam panel.

Ak niekto iný urobí zmenu alebo pridá obsah do dokumentu, bude to automaticky zvýraznené v zobrazení súboru všetkých ostatných.

Takáto práca môže ušetriť veľa frustrácie, ak niekoľko ľudí potrebuje vykonať úpravy toho istého dokumentu, pretože odstráni potenciál pre chaotickú históriu verzií, ku ktorej môže niekedy dôjsť, keď sa tie isté súbory odovzdávajú jednej osobe ďalší. Spolupráca v reálnom čase si však vďaka spôsobu skutočne príde na svoje Office 2016 Inovujte na Office 2016 zadarmo ešte dnes s predplatným Office 365Microsoft Office 2016 pre Windows pristál a prináša mnoho inteligentných nových funkcií. Ak máte predplatné Office 365, môžete ho teraz získať zadarmo a nižšie vám ukážeme, ako na to. Čítaj viac sleduje históriu dokumentu.

História sledovania v Office 2016

Ak chcete zobraziť históriu jednotlivých dokumentov v akomkoľvek programe balíka Office 2016, prejdite na Súbor > História. Upozorňujeme, že táto funkcia je dostupná len pre používateľov s prístupom k OneDrive for Business alebo SharePoint. Ak nepatríte do tejto skupiny, môžete použiť Funkcia sledovania zmien Ako spolupracovať so sledovaním zmien v programe Microsoft Word Čítaj viac namiesto toho (pozri nižšie).

Na pravej strane obrazovky by ste mali vidieť otvorený panel História. Zobrazia sa všetky predchádzajúce verzie dokumentu, ako aj meno používateľa, ktorý vykonal úpravy, a čas a dátum, kedy bola táto iterácia súboru naposledy upravená.

Kliknutím na jednotlivé verzie sa otvorí táto iterácia dokumentu, čo môže byť veľmi užitočné, ak sa rozhodnete, že sa v priebehu projektu niečo pokazilo. Máte tiež možnosť porovnať rôzne verzie v rozhraní navrhnutom tak, aby čo najjednoduchšie odlíšilo tieto dva dokumenty.

Rozdiely medzi históriou a sledovaním zmien

Nová funkcia História v mnohých ohľadoch nahrádza funkciu Sledovať zmeny – hoci obe sú podporované v Office 2016.

Vo svojej dobe bolo sledovanie zmien obrovskou pomocou pri odovzdávaní dokumentov od jedného používateľa k druhému, no realita je taká, že tento druh pracovného toku sa za posledné roky podstatne zmenil. Vzostup Internetový softvér ako Word Online Neplaťte za Microsoft Word! 4 dôvody, prečo namiesto toho používať Office OnlineMicrosoft Office Online ponúka bezplatné webové verzie programov Word, Excel a PowerPoint. Tu je dôvod, prečo by ste to dnes mali vyskúšať. Čítaj viac , nehovoriac o tom, že cloudové úložisko je voľne dostupné a široko používané, zásadne zmenilo spôsob zdieľania dokumentov.

Funkcia Sledovať zmeny je z veľkej časti zabezpečená automaticky funkciou História, takže nie je dôvod ju zapínať alebo vypínať, pokiaľ to nie je vaša osobná preferencia. Možno budete chcieť prejsť do Preskúmanie na vloženie komentárov tam, kde je to vhodné.

Možnosti spolupráce zahrnuté v Office 2016 však ponúkajú množstvo ďalších spôsobov, ako sa spojiť so svojimi kolegami. Umiestnením kurzora myši na niečie meno v zdieľam panel umožní prístup ku všetkým kontaktným informáciám, ktoré pridali do svojho profilu konta Microsoft.

Aj keď nie je dôvod prestať používať sledovanie zmien, ak to uprednostňujete, zdá sa jasné, že funkcia História sa pripravuje na to, aby úplne nahradila jej funkcie. Zatiaľ sú k dispozícii obe možnosti, no zdá sa viac než pravdepodobné, že Microsoft postupne ukončí sledovanie zmien rokov, pretože jeho účel sa zdá byť lepšie spojený s rastúcim zameraním na online spoluprácu pri používaní úradu apartmán.

Máte tip, ako môžu používatelia Office lepšie spolupracovať so svojimi kolegami? Alebo máte nejaké problémy s integráciou funkcie História do vášho pracovného postupu? Ak chcete požiadať o pomoc alebo sa podeliť o svoje znalosti, navštívte sekciu komentárov nižšie.