5 spôsobov, ako vám Xero môže pomôcť s vašimi financiami

Reklama

Účtovníctvo môže byť mätúce 12 najlepších kurzov účtovníctva online, ktoré vám pomôžu vyplniť medzeru v zručnostiachVďaka lacným a bezplatným vysokokvalitným online kurzom je jednoduchšie ako kedykoľvek predtým byť vlastným finančným riaditeľom pre váš nový alebo existujúci podnik. Čítaj viac , časovo náročné a (ak musíte platiť profesionálneho účtovníka) drahé.

Nie je preto prekvapením, že účtovný softvér začal naberať na popularite medzi živnostníkmi a malými podnikateľmi.

Takýto softvér je zvyčajne prispôsobený krajine, v ktorej ho používate, dokáže riadiť všetky aspekty účtovného procesu a je oveľa nákladovo efektívnejší ako platenie profesionálovi.

Jedným z najpopulárnejších dostupných riešení je Xero. Pozrieme sa, čo to je a čo s tým môžete robiť.

čo je Xero?

Xero bola založená na Novom Zélande už v roku 2006 a odvtedy sa rozrástla na viac ako 600 000 používateľov. Svoj produkt ponúkajú na základe bežne používaného modelu „softvér ako služba“ (SaaS), takže na jeho používanie nemusíte nič sťahovať.

Získali veľa priemyselných uznaní, vrátane dvoch cien Webby Awards v roku 2009 a jednej v roku 2010, Fast Company Innovation od Cena za dizajn v roku 2012 a najpôsobivejšie prvé miesto v zozname „100 najinovatívnejších rastúcich spoločností“ časopisu Forbes v roku 2014.

Samotný produkt je jedným z najuniverzálnejších účtovných softvérov na dnešnom trhu a ponúka takmer všetko, čo malý podnik alebo živnostník potrebuje k úspechu.

Medzi jeho kľúčové vlastnosti patrí:

• • Správa peňažných tokov (online účtovníctvo, bankové odsúhlasenie, rozpočtové správy a správa zásob)

Fakturácia (odosielanie, platenie a vystavovanie cenových ponúk)

• Správa platieb (nároky na výdavky, účty a objednávky)
• Správa miezd (vrátane pracovných výkazov a štandardných výplatných pások)
• Daňová pomoc (W-2s, 1099s, výpočty dane z obratu a podávanie priznaní)

Akých je však päť jeho najužitočnejších funkcií? Poďme preskúmať.

daň

Ach, dane... Federal 940, W-2, 1099, dane zo zamestnania, dane z nezamestnanosti – čo to všetko znamená?!

Zatiaľ čo Xero nemôže vás naučiť o všetkých jednotlivých federálnych a štátnych daňových kódexoch a formulároch (hoci sú má skvelú základnú príručku pomocníka), dokáže ich veľa vypočítať a odoslať jednoduchšie.

Napríklad vám to umožní okamžite zistiť, koľko by sa malo podať na W-2 a 1099. Dokonca odstráni nekonečný zmätok týkajúci sa klasifikácie dodávateľov 1099 tým, že vám umožní spustiť zostavu a potom vykonať potrebné úpravy.

Tu je pohľad na proces:

Aby ste mohli podať W-2 (pravdepodobne najbežnejší daňový formulár v USA), musíte najprv vytvoriť zamestnanca. Urobte to kliknutím Mzdy > Pridať zamestnanca a vyplnenie potrebných osobných údajov.

Ďalej budete musieť vyplniť podrobnosti o ich zamestnaní – vrátane údajov o platoch a ich rodného čísla. Je zrejmé, že by ste už mali mať všetky informácie o svojich zamestnancoch, ale ak ich sem nepridáte, nebudete môcť osobu pridať do svojej výplatnej pásky.

Nakoniec môžete pridať ich individuálne federálne a štátne daňové údaje. Treba poznamenať, že pre neprofesionálov to môže byť stále potenciálne mínové pole. Možno by bolo rozumné zaplatiť účtovníkovi, aby sa uistil, že je to všetko správne nastavené – potom sa to už spravuje samo, takže z dlhodobého hľadiska stále ušetríte veľa na poplatkoch.

Keď budete mať zamestnanca úplne nastavené, budete musieť nastaviť aj dane svojej vlastnej spoločnosti. Kým to neurobíte, nebudete môcť vytvoriť mzdový list (a teda vygenerovať údaje daňového priznania).

Prejdite na Nastavenia > Dane a vyplňte svoje federálne aj štátne informácie:

to je všetko. Stačí si každý mesiac spustiť výplatnú pásku a softvér tam, kde je to vhodné, automaticky zrazí dane a všetko zaznamená do systému. Na konci každého daňového roka budete môcť vydať potrebné W-2 a akékoľvek iné štátne formuláre, ktoré sa môžu vyžadovať.

Môžete postupovať presne podľa rovnakej metodiky pre nezávislých dodávateľov, len tentoraz budete musieť namiesto toho vydať formulár 1099.

Najlepšie zo všetkého je, že sa o to ani nemusíte starať odoslanie daňových formulárov 1099 6 najlepších bezplatných daňových softvérov na podanie daňového priznania v tomto rokuAk vás už nebaví platiť za podanie daní, tu je najlepší bezplatný daňový softvér na podanie štátnych a federálnych daňových priznaní. Čítaj viac , akonáhle ich vyplníte, môžete ich uložiť v rámci softvéru pomocou Track1099.

V skutočnosti existuje oveľa viac daňových problémov Xero vám môže pomôcť, okrem formulárov IRS.

Napríklad automaticky vypočíta daň z obratu v závislosti od vášho miestneho nastavenia a integrácie Xero s Avalara TrustFile znamená, že môžete pripraviť a odoslať daňové priznanie k dani z obratu takmer okamžite (prejdite na Nastavenia > Všeobecné nastavenia > Finančné nastavenia zadať svoje údaje).

Môžete dokonca exportovať súbory Xero do tlačených kópií, ak chcete viac „DIY“ prístup k daňovým priznaniam Robiť si dane? 5 vzorcov programu Microsoft Excel, ktoré musíte poznaťVaše dane sú čoskoro splatné a nechcete platiť poplatok za omeškanie? Využite silu programu Microsoft Excel, aby ste si spravili poriadok v daniach. Čítaj viac .

Mzda

Vedenie miezd na týždennej, dvojtýždennej alebo mesačnej báze môže byť takmer také mätúce a časovo náročné ako vypracovávanie daní!

Existuje niekoľko aspektov Xero vďaka čomu budú vaše výplaty menej bolestivé.

Po prvé, zahŕňa softvér pre pracovné výkazy zamestnancov. Zamestnanci môžu zadávať svoje vlastné údaje alebo to môžete urobiť vy (alebo iný zamestnanec) v ich mene a je dodávaný s rozsiahlymi nástroje na vytváranie prehľadov, ktoré vám umožnia zobraziť údaje na základe hodinového zárobku, typu príjmu a peňazí vynaložených na zamestnanca alebo za čas obdobie.

Po druhé, prichádza s platobným softvérom. V praxi to znamená, že môžete viesť a schvaľovať mzdy zamestnancov k pevnému dátumu, jednorazové výplaty uprostred cyklu a iniciovať priame vklady na bankové účty svojich zamestnancov. Môžete si dokonca vytlačiť šeky a výplatné lístky, pričom obe môžu byť prispôsobené značke vašej vlastnej spoločnosti.

Uvedomte si, že predtým, ako budete môcť spustiť úplné vyúčtovanie miezd, budete musieť nastaviť zamestnancov, daňové informácie, pracovné miesta, rozvrhy miezd a informácie o bankovom účte.

Nakoniec existuje celý rad aplikácií tretích strán, ktoré môžu poskytnúť ďalšie funkcie. Napríklad, ak máte zamestnancov, ktorí pracujú v krajinách, ktoré nie sú natívne pokryté Xero, môžete použiť plug-iny, aby ste im mohli stále platiť.

Výdavky

Dobre, takže rozkvet používania firemných nákladových účtov na zaplatenie všetkého od večere až po exotické dovolenky je možno dávno preč, ale stále sú dôležitou súčasťou moderného podnikania.

The riadenie výdavkov 10 jedinečných použití Trello okrem projektového manažmentuTrello je potešením pre milovníkov zoznamov. Jeho prístup v štýle Kanban nebol určený len pre riadenie projektov. Neveríte nám? Pozrite sa na týchto desať jedinečných použití Trello. Čítaj viac Funkcia Xero je veľmi pôsobivá a umožňuje vám spravovať svoje osobné výdavky, ako aj preplácať náklady vašim zamestnancom.

Z pohľadu používateľa vám (a vašim zamestnancom) umožní pridávať výdavky, keď ste vonku, a to len tým, že si vezmete a fotografiu účtenky a jej odoslanie cez mobilnú aplikáciu, čím sa zníži pravdepodobnosť prehliadnutia nákladov.

Z pohľadu manažmentu sú potvrdenky z ciest zoskupené, takže môžete jednoducho vidieť celkové náklady a môžete schváliť a zamietnuť nárok, ako uznáte za vhodné.

Všetky tieto údaje je potom možné exportovať do funkcie mzdy, aby bol výplatný deň ešte prehľadnejší.

Nezávislí pracovníci si tiež môžu udržať prehľad o svojich výdavkoch (a ich širšom peňažnom toku) pomocou funkcie bankového vyrovnania.

Najprv musíte pridať bankový účet. Ak to chcete urobiť, prejdite na Účty > Bankové účty > Pridať bankový účet. Automaticky sú uvedené obľúbené banky a môžete pridať aj služby ako PayPal a kreditné karty.

Vyplňte číslo svojho účtu a pomenujte účet, potom sa vám zobrazí obrazovka, ktorá vám umožní importovať všetky vaše bankové informačné kanály.

Akonáhle to urobíte, môžete importovať všetky údaje svojej banky a automaticky sa zosúladia s údajmi Xero. K údajom je možné pristupovať prostredníctvom mobilnej aplikácie na odsúhlasenie na cestách, môžete si vytvoriť vlastné pravidlá, ktoré vám pomôžu priradiť zložitejšie transakcie, a je podporovaných viac ako 160 mien.

Finančné správy

Je veľmi ťažké jasne pochopiť, aké zdravé je vaše podnikanie bez jasných a efektívnych finančných správ.

našťastie Xero poskytuje viac ako 40 základných a pokročilých finančných správ. Patria sem všetky najbežnejšie, ako sú zisky a straty, daňové priznania k dani z obratu a súvahy – ale aj nezvyčajnejšie (ale rovnako užitočné) ako napr. kurzové zisky a straty Vyhnite sa okradnutiu pri výmene mien alebo posielaní peňazí do zahraničiaAk ste pred dovolenkou posielali peniaze do zahraničia alebo menili meny, pravdepodobne ste dostali zlý obchod. Tu je niekoľko lepších alternatív k bankám a zmenárňam. Čítaj viac a odpisové plány.

Správy tiež ponúkajú sledovanie rozpočtu 4 najlepšie rozpočtové aplikácie, ktoré vám pomôžu urobiť poriadok vo financiáchHľadáte najlepšiu rozpočtovú aplikáciu, aby ste mali svoje financie pod kontrolou? Tu je niekoľko skvelých aplikácií, ktoré vám pomôžu spravovať vaše peniaze. Čítaj viac (takže si môžete pripraviť prehľady a porovnať skutočný výkon s predpokladaným výkonom) a schopnosť pridajte kategórie sledovania (čím získate jednoduchý spôsob porovnávania a kontrastu jednotlivých sekcií vášho podnikanie).

Všetky tieto správy je možné pripraviť a vytlačiť jedným kliknutím.

Fakturácia

Načo sú vám všetky tieto skvelé funkcie, ak nemôžete jednoducho spravovať faktúry? Sú chlebom a maslom na podnikanie, ale sa môže rýchlo skomplikovať Ako používať internet na prenasledovanie nezaplatených faktúrAk pracujete pre seba, máte neustále obavy, že niektorý z vašich klientov nakoniec nezaplatí faktúru. Tu je niekoľko online tipov, ako získať späť stratené peniaze. Čítaj viac ak máte veľa klientov.

Fakturačná funkcia Xero sa môže pochváliť množstvom skvelých funkcií. Môžete napríklad pridávať dobropisy a jednoducho dobíjať výdavky späť klientom pomocou špeciálneho štítku a podľa potreby je možné vydávať dobropisy.

Vaši zákazníci tiež budú môcť platiť vaše faktúry jediným kliknutím prostredníctvom kreditnej karty alebo PayPal a budete upozornení, keď zákazníci otvoria svoje faktúry (aby ste vedeli, či ich len ignorujú ty!).

Nakoniec, podobne ako softvér na spracovanie miezd, budete môcť prispôsobiť a prispôsobiť všetky svoje faktúry pomocou vlastných log a značiek.

Použili ste Xero?

Použili ste Xero? Ktoré funkcie a vlastnosti sa vám páčili? Ktorá potrebovala viac práce? Chýba vám niečo, čo by ste chceli, aby vývojári predstavili?

Môžete nám dať vedieť svoje myšlienky a spätnú väzbu v sekcii komentárov nižšie.