4 tipy na dokončenie profesionálneho odovzdania práce

Dostali ste teda ponuku na novú prácu a tešíte sa, že môžete začať. Predtým, ako to urobíte, však musíte skončiť vo svojej súčasnej práci a po odovzdaní svojej práce rezignačný list, to zahŕňa dokončenie odovzdania pre osobu, ktorá nakoniec nahradí vy.

Efektívne odovzdanie si vyžaduje veľa organizácie a porozumenia tomu, čo vaši kolegovia budú potrebovať vedieť. Pozrime sa, ako môžete tento proces uľahčiť všetkým zúčastneným, aby ste sa mohli sústrediť na začatie svojho nového podniku.

Vytvorte kontrolný zoznam odovzdania

Medzi výstupnými pohovormi a rozlúčkou je ľahké stratiť prehľad o všetkom, čo musíte urobiť pred odchodom zo zamestnania. Z tohto dôvodu je spoľahlivý kontrolný zoznam pri odovzdaní dobrou praxou, vďaka ktorej budete zodpovední.

Kontrolný zoznam by mal obsahovať všetko, čo potrebuje vedieť nová osoba vo vašej úlohe a váš manažér, takže tieto informácie by ste mali začať zhromažďovať čo najskôr:

• Vaše každodenné povinnosti
• Informácie o konkrétnom softvéri a procesoch
instagram viewer
• Dôležité dokumenty
• Akékoľvek zoznamy klientov, ktoré je potrebné odovzdať
• Kľúčové kontakty v rámci spoločnosti aj mimo nej
• Kľúčové informácie o zamestnancoch (ak ste manažér)
• Akékoľvek projekty, ktoré si vyžadujú finalizáciu alebo delegovanie
• Kto potrebuje prijať odovzdanie a akékoľvek informácie, ktoré potrebujete

Súvisiace: Ako môže Padlet uľahčiť plánovanie a spoluprácu

Kontrolný zoznam si môžete vytvoriť pomocou šablón vo Worde alebo Exceli alebo sa môžete rozhodnúť pre aplikácie ako napr Todoista a Padlet vytvoriť samostatný zoznam úloh. Dôležité je, že všetky informácie máte niekde zapísané, na ktoré sa v prípade potreby môžete spoľahlivo odvolať.

Mať jasnú časovú os

Obvyklá lehota na odstúpenie od zmluvy je približne 4 týždne a mali by ste na to pamätať pri plánovaní odovzdania. V závislosti od povahy vašej súčasnej práce by ste mali očakávať, že budete postupne znižovať svoje pracovné zaťaženie, keď sa budete dopracovať k poslednému dňu.

Padlet má vynikajúcu šablónu časovej osi, ktorú môžete použiť, ak požadujete niečo vizuálne, a umožňuje vám vykresliť si výpovednú lehotu. Prvotnými prioritami by malo byť informovanie relevantných ľudí o vašom odchode (ako sú klienti, kolegovia a externisti kontakty), identifikáciu projektov, ktoré môžete delegovať, a komunikáciu so svojím manažérom o všetkých potrebných postupoch nasledovalo.

Súvisiace: Aplikácie so zoznamom úloh na uprednostňovanie a správu úloh

Cieľom je najskôr riešiť najnaliehavejšie a časovo najnáročnejšie úlohy, aby ste sa posledný týždeň neponáhľali. Na rozdiel od toho, koniec vašej časovej osi by mal ohroziť najmä administratívne úlohy a niekoľko menších nedostatkov, ktoré je potrebné zviazať.

Napíšte profesionálnu správu o odovzdaní

Aj keď pravdepodobne budete mať stretnutie so svojím manažérom, je dobrou praxou napísať správu o odovzdaní, aby ste zabezpečili hladký prechod. Dokument musí byť zrozumiteľný, konkrétny, stručný a musí sa čítať ako návod na obsluhu, ktorý plynie.

Microsoft Word je skvelým miestom, kde začať, pretože je dostupný na všetkých platformách a bezproblémovo sa integruje s inými aplikáciami. Word ponúka množstvo šablón, ku ktorým máte prístup z Domov stránku kliknutím Viac šablón nad vyhľadávacím panelom, alebo môžete začať od a Prázdny dokument. Prípadne môžete ísť na Zobraziť > Obrys usporiadať svoj prehľad do sekcií.

Bez ohľadu na to, aký prístup použijete, mal by byť rozdelený do rôznych sekcií s jasnými názvami, ktorých štruktúra môže vyzerať asi takto:

1. Aká je vaša úloha a komu sa zodpovedáte.
2. Ciele spoločnosti, očakávania od roly a postupy s nimi spojené.
3. Zoznam užitočných kontaktov.
4. Ako používať príslušný softvér a prihlasovacie údaje.
5. Rozdelenie vašich týždenných, mesačných a štvrťročných povinností.
6. Rozpis vašich prebiehajúcich projektov alebo klientskej práce vrátane termínov.

Súvisiace: Alternatívy programu Microsoft Word, ktoré sa oplatí vyskúšať

Ak ste manažér, budete tiež musieť mať vyhradenú sekciu pre neustály rozvoj vášho tímu a prácu, na ktorej sa podieľa. Môžete tiež nasmerovať čitateľa na miesto, kde uchovávate záznamy o zamestnancoch.

Do tela textu môžete vložiť aj hypertextové odkazy, ktoré budú odkazovať na dôležité a relevantné dokumenty ako je kópia popisu vašej práce, tabuľky s podrobnosťami o prebiehajúcich projektoch a užitočná spoločnosť procesy. To vám ušetrí čas pri vypisovaní odovzdania a zaručí, že čitateľ vie, kde čo nájsť. Robiť to:

1. Choďte na Vložiť tab.
2. Kliknite Odkazy.
3. Vyberte Odkazy z rozbaľovacej ponuky.
4. Vyberte súbor, na ktorý chcete vytvoriť prepojenie.

Alebo môžete držať Ctrl + K pridať hypertextové odkazy, čím sa zobrazia vaše priečinky.

Zaväzovanie voľných koncov

Bez ohľadu na to, koľko plánovania robíte, vždy sa nájdu nejaké voľné konce, ktoré je potrebné dokončiť, aby ste sa mohli pohnúť ďalej. Niektoré z nich môžu vyžadovať delegovanie, takže by ste mali byť pripravení komunikovať o nich so svojím manažérom a kolegami.

Softvér na riadenie projektov ako napr Asana môže túto časť urobiť rýchlo a jednoducho, ale môže byť rovnako efektívna s použitím e-mailu alebo komunikačných nástrojov ako Slack a Microsoft Teams. Rovnako ako váš odovzdávací dokument, odovzdávanie častí práce by malo byť pre príjemcu ľahko zrozumiteľné.

Súvisiace: Asana vs. Pondelok: Vyberte si nástroj Perfect Project Management Tool

Nezabudnite poslať oznámenie príslušným stranám o tom, na koho sa obrátiť vo vašej neprítomnosti a v prípade, že existujú akékoľvek oneskorenia so zatvorením vašich účtov, povoľte automatické odpovede na váš pracovný e-mail s týmito informáciami zahrnuté.

Všetky vaše základne sú pokryté

Teraz, keď máte svoj odovzdávací dokument a jasný prehľad o tom, ako bude vyzerať vaša výpovedná lehota, ste pripravení začať s prípravou na váš posledný deň. Organizovaný a efektívny proces odovzdávania vám poskytne pokoj pri prechode do novej práce a vaši kolegovia vám poďakujú.

Je úplne normálne cítiť sa z celej operácie ohromený, takže si s tým vezmite čas. Za odovzdanie je rovnako vašou zodpovednosťou, ako je zodpovednosťou spoločnosti zhromaždiť potrebné informácie, takže ak si myslíte, že ste na niečo zabudli, obráťte sa na ostatných, aby vám poskytli informácie.

Po pokrytí všetkých základov sa môžete tešiť na ďalšiu kapitolu svojej kariéry a mať dobrý pocit z toho, čo ste za sebou zanechali.

10 červených vlajok klientov, ktorých by si mal byť vedomý každý nezávislý pracovník

Všetci máme klientov, ktorí sa nehodia. Tu je niekoľko varovných signálov, ktoré je potrebné sledovať pri práci s novými klientmi.

Prečítajte si ďalej

O autorovi