Ako používať šablóny ásan pre akýkoľvek projekt

Jedna vec, ktorú by ste sa mali o Asane naučiť, je ako používať projekty na zvýšenie produktivity vášho tímu. S riadením projektu Asana sa môžete vyhnúť zastaraným tabuľkám, zdĺhavým e-mailovým vláknam a zdĺhavým stretnutiam, na ktorých sa opakujú rovnaké informácie.

Ak váš tím väčšinou robí veľa opakovanej práce, nemusíte tieto úlohy a projekty v Asane zakaždým znovu vytvárať. Šablóny Asana môžete použiť na šetrenie času nielen teraz, ale aj pre následné návrhy projektov.

Pozrime sa, ako používať šablóny Asana pre takmer akýkoľvek projekt, na ktorom váš tím pracuje.

Čo sú to šablóny projektu Asana?

Namiesto toho, aby ste pri vytváraní dosky kanban v Asane začínali od nuly, návrh šablóny už obsahuje všetky základné sekcie, ktoré tímy často používajú. Namiesto plánovania projektu od základov vám šablóny projektu Asana poskytnú potrebné stavebné bloky, aby ste mohli začať.

Šablóna je v podstate plug-and-play hack na riadenie projektu, ktorý vám umožňuje štandardizovať procesy a pustiť sa do práce s každým novým projektom. Ak potrebujete vykonať zmeny, aby vyhovovali vašim potrebám, môžete tak urobiť tiež.

Môžete použiť, vytvoriť a uložiť vlastné alebo vstavané šablóny projektu Asana pre rôzne procesy. Všetky príklady sú projekty s krátkymi termínmi (napríklad spustenie), prebiehajúce procesy (napríklad prijímanie nových zamestnancov) a sledovanie informácií.

Používatelia s bezplatnými účtami majú prístup k bezplatným šablónam, ale prémiové plány ponúkajú viac možností prispôsobených konkrétnym odvetviam. Príklady šablón ásan zahŕňajú šablónu plánu predaja, šablónu správy agentúry, šablónu kalendára obsahu, kontrolné zoznamy nových prenájmov a ďalšie.

Asana tiež organizuje šablóny podľa tímových funkcií, ako je dizajn, IT, produkt, úspech zákazníkov, operácie a ľudské zdroje. Ak ste projektový manažér, ktorý nechce strácať čas hraním sa s kanban tabuľami, jednoducho si prezrite galériu, vyberte si popis tímu a vezmite si šablónu plánu projektu, ktorá vyhovuje vašim potrebám.

Teraz sa pozrime, ako používať šablóny riadenia projektov Asana.

Ako používať šablóny projektu Asana

Nižšie sú uvedené kroky na použitie šablóny:

1. V ľavom hornom rohu aplikácie Asana kliknite na oranžovú + tlačidlo.
2. Vyberte Projekt z rozbaľovacej ponuky.
3. Ďalej vyberte Použite šablónu z úvodnej obrazovky Projects.
4. Uvíta vás zoznam šablón vytvorených spoločnosťou Asana, väčšinou prispôsobených účelu, na ktorý ste Asana uviedli pri registrácii. Kliknutím na rozbaľovacie tlačidlo vedľa môžete zmeniť kategóriu šablón, ktoré sa vám zobrazujú Typ v pravom hornom rohu obrazovky.
5. Môžete si zobraziť ukážku šablón, aby ste získali predstavu o tom, ako budú vyzerať a aký prínos budú mať pre váš tím.
6. Ak chcete začať nový projekt pomocou šablóny, kliknite Použiť šablónu.
7. Na ďalšej obrazovke budete mať možnosť prispôsobiť názov projektu a zmeniť povolenia. Kliknite Vytvoriť projekt keď si všetko prispôsobíte podľa svojho vkusu.
8. Pozrite sa na PREČÍTAJ MA a KOPÍROVAŤ MA úlohy pre pokyny a návrhy.

Budete si môcť prispôsobiť projekt vytvorený zo šablóny tak, aby vyhovoval potrebám vášho tímu. Ak chcete projekt prispôsobiť svojmu pracovnému postupu, môžete čokoľvek v šablóne zmeniť, pridať alebo odstrániť.

Ak inovujete na Asana Premium, budete môcť do projektov vytvorených zo šablóny pridať viac vlastných polí, čo vám umožní sledovať informácie, ktoré sú pre váš tím najdôležitejšie.

Súvisiace: Najlepšie bezplatné alternatívy ásan pre projektový manažment

Ako vytvoriť vlastné šablóny v Asane

Je možné, že váš tím má špecifické pracovné postupy, ktoré by ste chceli zachytiť do šablóny. V tomto prípade budete chcieť mať možnosť konvertovať predtým dokončené projekty na šablóny a zároveň zachovať niektoré podrobnosti, ako sú úlohy projektu, kľúčové míľniky a fázy projektu.

Postup:

1. Vytvorte nový projekt (alebo duplikujte projekt, ktorý už máte), aby ste zachytili postupnosť úloh, ktoré váš tím pravidelne vykonáva. Uistite sa, že máte pripravené všetky podrobnosti o úlohe.
2. Kliknite Podrobnosti, potom rozbaľovaciu ponuku hlavičky projektu a vyberte Previesť na šablónu. Uistite sa, že ste projekt neodstránili ani archivovali.
3. Opakujte proces pre toľko rozložení projektu, koľko chcete.

Ak chcete použiť niektorú z vašich vlastných šablón, jednoducho sa vráťte na stránku + tlačidlo v hornej lište a vytvorte nový projekt. Kliknite na Šablóny na obrazovke nového projektu a vaše vlastné šablóny budú usporiadané podľa tímu na karte s názvom vašej organizácie.

Tieto šablóny je možné aktualizovať, keď sa vaše procesy zlepšujú a vy získavate skúsenosti z predchádzajúcich projektov.

Súvisiace: Najlepšie integrácie ásan, ktoré by ste si mali vyskúšať

Pracujte inteligentne s projektmi Asana

Šablóny projektov uľahčujú sledovanie väčšej časti vašej práce v Asane tým, že poskytujú štruktúrované pracovné postupy, ktoré sa jednoducho vytvárajú a prispôsobujú vášmu tímu.

Existujú vynaliezavejšie spôsoby, ako automatizovať opakujúce sa úlohy a objasniť ciele a procesy pre váš tím v Asane. Ak chcete získať ďalšie nápady, prečítajte si nášho podrobného sprievodcu používaním Asany, aby ste urobili viac práce.

6 kreatívnych spôsobov, ako z ásan vyťažiť maximum

Asana je jedným z najpopulárnejších nástrojov na riadenie projektov. Možno sa však pýtate, ako ho môžete využiť v každodennom živote? Zistite ako!

Prečítajte si ďalej

O autorovi