Čo je to interná Wiki a ako ju môžete nastaviť?

Je ťažké synchronizovať znalosti o vašej spoločnosti medzi všetkými zamestnancami, keď nemáte dobrý spôsob ukladania a zdieľania informácií. To vedie k poklesu produktivity, keďže zamestnanci trávia viac času hľadaním odpovedí namiesto práce.

Interná wiki vám môže pomôcť vyriešiť tento problém. V tomto článku vás prevedieme procesom nastavenia vašej wiki, ale najprv:

Čo je to interná Wiki a aké sú jej výhody?

Interná wiki je úložisko znalostí, ktoré zamestnancom umožňuje vytvárať, upravovať a zdieľať relevantný firemný obsah a osvedčené postupy. Je to ako centralizovaná databáza, ktorá umožňuje každému zamestnancovi komunikovať informácie s cieľom zlepšiť kolektívne znalosti vášho tímu a odstrániť nadbytočné otázky.

Je to cenné aktívum, ktoré sa môže správať ako encyklopédia vašej spoločnosti a zachovať inštitucionálne znalosti pri raste vášho tímu.

Hoci je interná wiki podobná znalostnej báze v tom, že podporuje zdieľanie informácií, hlavným rozdielom je, že ide o nástroj, ktorý je viac spolupracujúci a umožňuje každému

zdieľať svoje odborné znalosti (predovšetkým na vnútorné použitie). Na druhej strane špecializovaný tím zvyčajne spravuje vedomostnú základňu a zahŕňa informácie pre interné aj externé použitie (produkty a služby).

Tu je niekoľko dôvodov, prečo by ste si mali vytvoriť internú wiki:

• Poskytnutím rýchleho prístupu k informáciám vo vašej organizácii sa zlepší spolupráca medzi rôznymi oddeleniami alebo v rámci vzdialeného/hybridného pracoviska.
• Miesto, ktoré obsahuje všetky relevantné informácie, zvýši rýchlosť učenia a produktivitu zamestnancov.
• Interná wiki môže zlepšiť váš proces registrácie. Obsahuje všetky relevantné informácie, ktoré noví zamestnanci potrebujú na prispôsobenie sa novému prostrediu a rozbehnutie.
• Interné wiki tiež poskytujú vyššiu úroveň bezpečnosti a spoľahlivosti. Môžete ich nastaviť tak, aby boli prístupné iba členom vašej organizácie, čím sa eliminuje riziko straty údajov na lokálnych pevných diskoch.
• Interné nástroje wiki sú užívateľsky prívetivé a umožňujú komukoľvek vytvárať a upravovať obsah jasne a organizovane pomocou odrážok, hypertextových odkazov, rôznych farieb a iných cenných funkcií.
• Interná wiki vám môže pomôcť vybudovať inkluzívnejšie pracovisko, pretože povzbudí každého, aby vytvoril centrálny nervový systém vašej spoločnosti.
• Interná wiki umožňuje vašim tímom komunikovať asynchrónne, čím sa znižuje stres z hľadania prekrývajúcich sa hodín a riziká zmeny kontextu.
• Umožňuje vám zabrániť strate vedomostí pri odchode zamestnancov.

Aký typ obsahu môžete uložiť vo svojej internej Wiki?

Hoci interná wiki môže obsahovať všetky informácie o vašej organizácii, najlepšie je zamerať sa na najrelevantnejší obsah, ktorý vaše tímy potrebujú vo svojich každodenných operáciách, vrátane:

• Novinky a aktualizácie spoločnosti
• Návody na interný softvér
• Školiace a vstupné dokumenty
• Technické poznámky
• Bežné pracovné postupy
• Poznámky zo stretnutia
• Firemné zásady atď.

Výber vášho interného softvéru Wiki

Aj keď má každá spoločnosť odlišné potreby a požiadavky, pri výbere interného nástroja wiki je potrebné venovať pozornosť niektorým základným funkciám. Tu je niekoľko dôležitých funkcií, ktoré je potrebné zvážiť:

• Vyberte si wiki softvér, ktorý integruje populárne nástroje internej komunikácie ako Slack, Microsoft Teams, Asana, e-maily atď., aby ste sa vyhli neustálemu prepínaniu medzi nimi s cieľom získať prístup k životne dôležitým informáciám.
• Jedným z hlavných cieľov internej wiki vašej spoločnosti je skrátiť čas, ktorý vaše tímy strávia hľadaním informácií. Vzhľadom na to, že vaša firemná wiki môže obsahovať veľa informácií, je dôležité, aby ste si vybrali nástroj s efektívnymi funkciami vyhľadávania na rýchle prehľadávanie súborov.
• Interný wiki softvér by mal poskytovať prístup a správu práv, aby bol obsah chránený pred cudzími osobami.
• Váš nástroj wiki by mal umožniť viacerým používateľom prístup a prispievanie v reálnom čase.
• Vyberte si nástroj, ktorý vám umožní vytvárať samostatné pracovné priestory pre rôzne oddelenia. Je to preto, že vaše tímy budú produktívnejšie, keď budú mať priamy prístup k obsahu relevantnému pre ich funkcie.
• Softvér wiki, ktorý si vyberiete, by vám mal umožniť sledovať zmeny a aktualizácie. Vy alebo tím zodpovedný za udržiavanie wiki by ste mali vedieť, kto a kedy zmeny robí.

Takže niekoľko nástrojov poskytuje vyššie uvedené funkcie a zároveň je užívateľsky prívetivé, z ktorých jeden je Tettra.

Najlepšie postupy pre budovanie vašej internej Wiki pomocou Tettra

Je nevyhnutné, aby ste mali podrobný plán na vytvorenie vašej internej wiki predtým, ako sa pripojíte k tímom. Tu je niekoľko krokov, ktoré môžete vykonať:

1. Štruktúrujte svoje informácie

Po výbere softvéru pre wiki môžete obsah rozdeliť do hlavných kategórií, aby ste si ich mohli lepšie usporiadať. Napríklad:

• A Spoločnosť sekciu, kde budete pridávať celofiremné informácie, ako sú aktuality o spoločnosti a novinky.
• Vytvorte HR sekcia pre firemné politiky, zamestnanecké odmeny a benefity, dovolenkové politiky.
• Môžete tiež nastaviť a oddelenia kategória, kde môžu jednotlivé oddelenia vo vašej organizácii rýchlo pristupovať k relevantným informáciám.
• Ďalšou šikovnou kategóriou môže byť školenie, pre vaše návody a ďalšie školiace materiály.

Môžete vytvoriť viac kategórií v závislosti od potrieb vašej spoločnosti. Cieľom je lepšie usporiadať obsah, aby každý vedel, kde môže nájsť konkrétne informácie.

2. Importujte alebo vytvorte obsah

Po vytvorení jasnej a organizovanej štruktúry pre vašu firemnú wiki môžete teraz importovať existujúci obsah, ak ho máte, alebo vytvoriť nový obsah vo svojich kategóriách wiki.

Skvelým miestom na začiatok by bolo vytvorenie a Začíname kategóriu, do ktorej zahrniete vašu Interný sprievodca Wiki. Túto príručku môžete použiť na vysvetlenie, ako bude tento projekt užitočný vo vašej organizácii, a na osvedčené postupy, ako ho využiť.

3. Nastaviť integrácie

Nastavte integrácie, aby ste zaistili, že môžete použiť svoje existujúce interné nástroje na pridávanie/aktualizáciu obsahu na vašej internej wiki. Takto jednoducho prispejete obsahom, ktorý by inak trval príliš dlho, alebo len vytvoríte celkovo lepší zážitok pre používateľov.

Zahŕňa to pripojenie vašej chatovacej aplikácie, aby používatelia mohli diskutovať o nápadoch, uverejňovať ich v Tettra, aby si ich mohli pozrieť ostatní, a dokonca v prípade potreby otvoriť položku úlohy priamo tam. Pomôže to zvýšiť prijatie internej wiki tým, že sa stane neoddeliteľnou súčasťou každodenných pracovných postupov každého.

4. Nakonfigurujte prístupové práva a povolenia

Konfigurácia prístupových práv a povolení vám umožňuje určiť, kto má prístup k akému obsahu. Je to dôležité, pretože môžete pridať obsah, ktorý je relevantný len pre konkrétny tím vo vašej organizácii. Alebo možno budete chcieť obmedziť prístup ku konkrétnym dokumentom. Môžete to urobiť v Tettra pod Nastavenia tímu.

5. Spustite svoju Wiki

Teraz je čas zapnúť svetlá a nechať všetkých používať vašu internú wiki. Ak to chcete urobiť, môžete poslať e-maily členom tímu priamo cez nastavenia v Tettra. Keď to urobíte, presvedčte ich, aby si prečítali sprievodcu wiki, ktorý ste pridali do kategórie Začíname.

Zlepšite spoluprácu svojho tímu nastavením wiki spoločnosti

Nastavenie internej wiki je skvelý spôsob, ako ukladať a zdieľať informácie. Mnoho spoločností to nemá, ale môže to byť užitočné v mnohých smeroch.

Umožňuje lepšiu spoluprácu medzi tímami a oddeleniami a viac príležitostí pre zamestnancov učiť sa jeden od druhého. Použite tieto tipy ako základ na vytvorenie vašej firemnej wiki.

Ako používať nástroj Wiki v Microsoft Teams

Microsoft Teams má interný nástroj Wiki, ktorý vám umožňuje bezproblémovo spravovať a zhromažďovať informácie. Tu je návod, ako ho použiť!

Prečítajte si ďalej

O autorovi