3 dostupné tipy na písanie pre kanceláriu

V kancelárii musia byť ľudia schopní porozumieť tomu, čo sa im oznamuje, aby sa práca vykonávala správne. Z väčšej časti sa to robí dobre, ale s nárastom diverzity na pracoviskách nie je čas ako v súčasnosti na to, aby sme sa dostali na vyššiu úroveň.

Ak chcete vedieť, ako zlepšiť dostupnosť vašich e-mailov, dokumentácie a iných písaných kancelárskych médií, tu sa pozrieme na niekoľko tipov, ako na to.

Dôvody, prečo mať dostupné materiály

Ak toto čítate, dôvodom na zlepšenie dostupnosti písomných materiálov môže byť snaha stať sa inkluzívnejším a je to jeden z hlavných dôvodov, prečo ho väčšina spoločností prijíma. Inkluzívny pracovný priestor priťahuje rôznorodý nábor a podporuje zamestnancov, ktorí to potrebujú.

Je dobre známe, že keď je prostredie vhodné, ľudia so špecifickými vzdelávacími potrebami sú schopní myslieť kreatívne a často vynikajú. Základom je začať tým, ako komunikujete.

Súvisiace: Ako využiť svoj štýl učenia na maximalizáciu produktivity

Bezbariérovosť je však aj neuveriteľne šikovný obchodný ťah. To, že viete, čo máte na mysli, ešte neznamená, že sa to takto prekladá. Ak každý chápe, čo má robiť a veci dávajú zmysel, znamená to:

• Menej chýb
• Zlepšená dôvera personálu
• Oslovíte širšie publikum
• Príťažlivejšie pracovisko
• Ušetríte čas pri vysvetľovaní vecí

A čo je najdôležitejšie, je to neuveriteľne jednoduché a môže to skutočne zlepšiť váš pracovný výkon.

1. Používanie jednoduchého jazyka

Či už posielate e-mail širokému publiku, píšete newsletter alebo vytvárate novú dokumentáciu pre nový postup v práci, zámerom je, aby to zobrali aj ostatní. V týchto prípadoch je potrebné používať jednoduchý jazyk.

Po prvé, mali by ste sa vyhnúť používaniu skratiek a žargónu vo svojom texte. Niektorí ľudia možno nevedia, čo znamenajú a môžu byť prekážkou pre nových začiatočníkov. Môžu tiež spôsobiť, že sa zamestnanci budú cítiť vylúčení a ubrať z celkového dopadu vašej práce. Namiesto toho si skratky vypíšte celé a zvoľte slová, ktorým rozumie každý.

Keď píšete publiku, dobrým tipom je písať pre niekoho, kto netuší, čo je vašou prácou. Veľa písomnej komunikácie obchádza dôležité detaily a vynecháva potrebné kroky. Stáva sa to vtedy, keď autor píše z miesta poznania a mentálne vypĺňa medzery, namiesto toho, aby ich zapisoval.

Súvisiace: Bulletiny pre začínajúcich podnikateľov

Tým, že budete dôkladní a dôkladne zvážite každý krok, môžete napísať hlbšie vysvetlenie a je menej pravdepodobné, že zamestnancov požiadate o vysvetlenie. Napríklad povedať niekomu, čo má robiť, môže byť celkom otvorené, zatiaľ čo povedať mu aj to, čo nemá robiť, zachová pokyny špecifické.

Príklady môžete použiť, ak sa snažíte niečo zjednodušiť a dať svojej práci uplatnenie v reálnom svete.

2. Používanie prístupného písma

Existuje dôvod, prečo väčšina webových stránok, aplikácií a stránok sociálnych médií používa rovnaký typ písma, a to preto, že vedia, že oslovuje širšie publikum. Vaše e-mailové aplikácie a aplikácie pre digitálne správy už majú predvolené písmo, ktoré je ľahko čitateľné, čo je zvyčajne Arial alebo Calibri, a sú ideálne dostupné písma na použitie pre všetku písomnú dokumentáciu.

Text s malými písmenami je tiež ľahší na pohľad, preto nepoužívajte veľké písmená, napríklad pri písaní nadpisov alebo pri pokuse o zdôraznenie. Namiesto toho môžete tučný slová, ktoré majú na to osobu upozorniť, alebo rozbiť text.

Okrem toho môže byť veľkosť písma dôležitá pre zamestnancov, ktorí majú problém vidieť menší text. Ideálny je text s veľkosťou 12 pixelov alebo viac a často je štandardom pre verejné materiály. Je menšia a riskujete, že ju ľudia nebudú vedieť správne prečítať. Samozrejme, môžu použiť Zoom v ich počítačoch, ak ide o digitálny súbor, ale ak bol vytlačený, môže to predstavovať problémy.

Súvisiace: Nástroje na synchronizáciu programu Microsoft Outlook s Kalendárom Google

Napokon, písmo a pozadie by malo byť čiernobiele, a ak musíte použiť farbu, modrá je najlepšia, pretože ju dokáže rozlíšiť väčšina ľudí s farbosleposťou. Nielen to, je to jednoduchá farba, ktorá nie je kontrastná.

3. Rozbíjanie blokov textu

Dostali ste niekedy e-mail alebo dokument, ktorý obsahuje súvislé bloky textu? Ak áno, budete vedieť, že to môže byť odpudzujúce a pre mnohých ľudí môže byť ťažké ho čítať. Našťastie existuje niekoľko rýchlych a jednoduchých spôsobov, ako sprístupniť podrobné časti textu.

Odrážky a očíslované zoznamy sú skvelé nástroje, ktoré môžete použiť na zoznam nápadov, výhod, krokov a iných kúskov informácií. Uistite sa, že odrážky sú stručné a konkrétne, a budete môcť zhustiť niekoľko odsekov do ľahko čitateľnej časti. Udrží pozornosť čitateľa a ušetrí vám čas.

Súvisiace: Nástroje tímovej Wiki, ktoré môžete použiť na zvýšenie produktivity

Ďalším spôsobom, ako rozdeliť text, je použitie obrázkov. Musíte však byť opatrní s obrázkami, ktoré používate. Akýkoľvek obrázok, ktorý použijete, by mal dopĺňať text; Ak váš obrázok obsahuje dôležité informácie, ktoré nie sú zahrnuté vo vašom písaní, mohli by ste ľudí vylúčiť alebo zmiasť. Obrázky by tiež mali používať jednoduché farby a vyhýbať sa kontrastným farbám, ktoré môžu byť pre ostatných ťažko viditeľné.

Možno to nebudete musieť urobiť, ak ide len o e-mail, ktorý odosielate, ale v takom prípade to môže byť užitočné zvážiť, či by sa tento jeden e-mail mohol rozdeliť na samostatné e-maily, ak obsahuje veľa rôznych nápadov a témach. Ponechať jednu tému na e-mail je ideálne, ak je toho veľa na preberanie.

Dostupnosť pomáha každému

Každý má iné spôsoby práce a niektorí ľudia môžu potrebovať ďalšie veci, ktoré tu nie sú zohľadnené. Dôležité je získať spätnú väzbu a zistiť, čo na ľudí funguje; čím viac môžete zlepšiť prístupnosť svojej písomnej komunikácie, tým viac výhod uvidíte.

Nepremýšľajte o tom; len začnite a vyskúšajte to. S týmito tipmi budete na dobrej ceste k dostupnému pracovisku a ostatní ocenia váš prístup všímavosti.

4 tipy na dokončenie profesionálneho odovzdania práce

Ako by ste sa mali odovzdať pri odchode zo zamestnania? Tu je niekoľko rýchlych a jednoduchých krokov na odovzdanie pracovnej záťaže pred nástupom do novej práce.

Prečítajte si ďalej

O autorovi