10 vecí, o ktorých ste nevedeli, že môžete robiť so službou Microsoft SharePoint

Pre mnohých je SharePoint platformou s obmedzenými funkciami. Ale nie je to tak. Na tejto platforme môžete robiť veľa vecí, z ktorých niektoré ste doteraz možno nepoznali.

V tomto článku vám predstavíme funkcie SharePointu, ktoré určite ohromia vašich kolegov.

1. Spracovanie faktúr

Ak vaša organizácia spolupracuje s klientmi tretích strán, generovanie a spracovanie faktúr sú kľúčovými časťami vášho pracovného procesu. Väčšina organizácií závisí na externých nástrojoch na správu faktúr. však Zdieľaj pointu používatelia môžu vykonávať väčšinu krokov z jej natívnej platformy.

Microsoft Forms môžete použiť na zhromažďovanie údajov z faktúr a ich import do SharePointu. Vytvorenie faktúry a vykonanie analýzy príjmov je tiež možné súčasne na SharePointe.

Súvisiace: Formuláre Google vs. Microsoft Forms: Ktorý z nich by ste mali použiť?

Tieto procesy si vyžadujú zapojenie menšieho počtu ľudí. Preto je menšia šanca na akúkoľvek chybu pri zadávaní údajov. Zahrnutie automatických krokov tiež urýchľuje fakturáciu. Môžete tiež ľahko zistiť, ako proces prebieha.

2. Použitie počas registrácie

Nábor a začlenenie nových ľudí do spoločnosti je ťažkopádna úloha. Všetko by malo byť na mieste, aby sa zabezpečila pozitívna skúsenosť pre nového člena tímu.

Integráciou Microsoft Forms a Power Automate so SharePointom môžete zhromaždiť všetky informácie na jednom mieste a vytvoriť pracovný tok pre všetky oddelenia. Po nastavení integrácie a workflow stačí HR manažérovi sledovať každý krok.

Používanie SharePointu v procese registrácie ponúka obojstranne výhodnú situáciu ako pre nových zamestnancov, tak aj pre manažérov ľudských zdrojov. Zatiaľ čo nový nábor môže začať hneď so všetkým, čo má k dispozícii, náboroví pracovníci budú musieť vynaložiť menej úsilia na nástup.

3. Spravovať zásoby

Správa zásob je hektický proces, pretože zahŕňa celý rad úloh a čiastkových úloh, ako je plán obstarávania, sledovanie nákladov a údržba. Závislosti úloh môžu tiež spôsobiť zdĺhavý a zložitý proces.

Ak používate SharePoint, môžete ho integrovať s Power Automate, Microsoft Lists a Microsoft Teams na bezproblémovú správu inventára. Umožní vám to spravovať všetky procesy vrátane uvádzania produktov, plánovania operácií a vizualizácie údajov z jedinej platformy.

Okrem skrátenia času potrebného na správu zariadení tieto integrácie výrazne eliminujú možnosť chýb a duplicitného zadávania údajov.

4. Zdieľajte dokumenty s kýmkoľvek

Ak pracujete s klientom alebo dodávateľom, zdieľanie súborov s ľuďmi mimo vášho tímu je nevyhnutnou súčasťou vášho pracovného procesu. Pomocou SharePointu môžete jednoducho zdieľať súbory alebo dokumenty s ostatnými. Funkcie povolení zaisťujú, že máte zavedené potrebné bezpečnostné opatrenia.

V závislosti od požadovaného typu zabezpečenia môžete ľuďom povoliť zobrazenie alebo úpravu dokumentu. Môžete tiež ovládať, kto môže pristupovať k súboru so správnym druhom povolenia.

SharePoint vám umožňuje vytvárať šablóny súborov a priečinkov s rôznymi povoleniami. Ušetrí vás to od manuálneho nastavovania povolení pre každý nový súbor alebo priečinok, ktorý vytvoríte.

5. Vytvorte stránku Wiki

S neustále rastúcim objemom informácií musia mať organizácie svoje stránky Wiki. Takéto stránky môžu ukladať a spravovať všetky druhy informácií, ako sú znalostné články, všeobecné informácie o službách, informácie o položkách a obchodné diskusie.

Možno ste nevedeli, že v SharePointe môžete získať prvok s názvom Wiki Site. Dokáže zvládnuť všetky požiadavky organizácie týkajúce sa Wiki, ktoré generická Wikipedia nedokáže spravovať.

Používanie lokality SharePoint Wiki je tiež jednoduché. Pridajte obsah a zdieľajte ho po schválení od administratívy. Môžete tiež použiť zoznam SharePoint na triedenie a konverziu údajov v súbore Excel a použiť ich v iných formátoch vo Wiki.

6. Integrujte sa s Microsoft Teams

Hoci je Microsoft Teams dokonalým nástrojom na spoluprácu, jeho integrácia so SharePointom posunie efektivitu vášho tímu na vyššiu úroveň. Táto integrácia bude užitočná najmä pre organizácie, kde zamestnanci potrebujú zvládnuť viacero projektov súčasne.

SharePoint a Teams spoločne ponúknu robustné funkcie centralizáciou informácií. Spolupráca a komunikácia medzi kolegami bude tiež prebiehať pri dodržiavaní súladu.

Súvisiace: Najlepšie spôsoby, ako spravovať svoj tím v Microsoft Teams

7. Používa sa ako pokročilý editor obsahu

Keďže SharePoint je platforma na správu dokumentov, prichádza s pokročilými funkciami na úpravu obsahu. Viete však, že na úpravu dokumentu nie je potrebné používať nástroje na navrhovanie webu, ako sú SharePoint Designer alebo DreamWeaver?

Pomocou webovej časti editora obsahu môžete vykonať potrebné zmeny na stránke. Niektoré zo zvýraznených funkcií pridávajú na stránku formátovaný text, obrázky, tabuľky a hypertextové prepojenia. A čo viac, toto všetko môžete urobiť bez toho, aby ste dokument otvorili v pokročilom editore.

8. Synchronizujte plán členov tímu

Mnoho používateľov SharePointu nevie, že platforma ponúka zdieľaný kalendár. Všetci členovia tímu SharePoint môžu pridávať, upravovať a zobrazovať svoje nadchádzajúce plány a udalosti. V skutočnosti môžete v tomto kalendári definovať aj rôzne skupiny a neskôr podľa toho pridávať udalosti.

Okrem bežných funkcií kalendára tento kalendár podporuje priradenie samostatných farieb pre každý typ udalosti, ako sú stretnutia, webináre, sviatky. Takto môžete jednoducho nájsť udalosť v kalendári.

9. Automatizujte úlohy

Automatizácia práce pomáha ľuďom sústrediť sa na kľúčové úlohy. Keďže tento proces automatizuje bežné, všedné úlohy, produktivita tímu sa mnohonásobne zvyšuje. Pomocou SharePoint Workflows môžete do značnej miery automatizovať svoje pracovné procesy.

V SharePointe získate päť predprogramovaných pracovných postupov: zber spätnej väzby, schválenie, schválenie publikovania, zber podpisov a trojstavové pracovné postupy. Každý z pracovných postupov znižuje čas a prácu, ktorú musíte vložiť do projektu.

Okrem toho vám platforma ponúka aj možnosť vyvinúť prispôsobené pracovné postupy podľa vašich obchodných požiadaviek.

10. Ponechajte si staršiu verziu dokumentu

Verzia je dôležitou súčasťou správy dokumentov, najmä ak je dokument súčasťou spoločného projektu, ktorý zahŕňa viacerých editorov. Povolení editori môžu zvyčajne vykonávať zmeny v dokumente, kedykoľvek chcú.

SharePoint zobrazí najnovšiu verziu dokumentu so všetkými poslednými úpravami každému, kto k nemu má prístup. To však nie je všetko. Tiež ukladá všetky verzie od vytvorenia tohto súboru do História verzií. Ktokoľvek má prístup k histórii verzií, aby zistil, kto vykonal aké zmeny v dokumente.

Prekvapte všetkých neznámymi funkciami SharePointu

SharePoint neslúži len na online správu dokumentov. Môžete ho použiť na rôzne iné účely. Tu ste sa dozvedeli o niektorých neobvyklých funkciách tejto platformy.

Aj keď vás mnohé z nich môžu prekvapiť, všetky tieto funkcie SharePointu vám umožnia vykonávať úlohy bez prepínania nástroja.

Čo je Microsoft SharePoint? 4 Vlastnosti a výhody jeho používania

Microsoft SharePoint je nástroj na spoluprácu a správu súborov, ktorý pomáha vašej profesionálnej a osobnej produktivite. Tu je to, čo potrebujete vedieť!

Prečítajte si ďalej

O autorovi