Zrušte svoj zoznam úloh: Ako žiť vo svojom kalendári pre správu úloh

Každý už počul o zozname úloh a väčšina ľudí ho používa na sledovanie výnimočnej práce, ktorú musia dokončiť. Ako pri všetkom, aj zoznamy úloh sa však môžu rýchlo vymknúť spod kontroly a v skutočnosti môžu pôsobiť proti vašej produktivite.

Namiesto toho žiť vo svojom kalendári znamená zrušiť zoznam a naplánovať si čakajúce úlohy do kalendára. Ak vám vaše úlohy spôsobujú viac problémov, ako by ste chceli, toto môže byť vaše riešenie.

Zoznam úloh vs. Život vo vašom kalendári

Na zoznamoch úloh ako takých nie je nič zlé, ale aby boli efektívne, vyžadujú si veľa disciplíny. Úlohy sú neuveriteľne otvorené a je na vás, aby ste ich priviedli k správnemu fungovaniu. Toto sú len niektoré z vecí, ktoré môžu poškodiť ich užitočnosť:

• Ak sú príliš dlhé, môžu byť ohromujúce.
• Neposkytujú žiadny kontext pre stanovenie priorít.
• Môžu pozostávať z mnohých zbytočných úloh.
• Je pravdepodobnejšie, že budete robiť menšie, príjemnejšie úlohy a zanedbávať ostatných.
• Na to, aby bol váš zoznam úloh mobilný, potrebujete ďalšie aplikácie.

Na druhej strane, život vo svojom kalendári rieši väčšinu týchto problémov, pretože to funguje. Keď máte nejakú prácu, ktorú musíte dokončiť, pozriete sa do svojho kalendára a rozvrhu, ktorý funguje ako stretnutie medzi vašimi ostatnými povinnosťami. To vám automaticky umožní uprednostniť úlohu v kontexte vašich ostatných úloh.

Súvisiace: Spôsoby, ako vytvoriť Kalendár Google ako kalendár pracovnej plochy systému Windows

Okrem toho je pravdepodobnejšie, že budete robiť zložitejšie a komplexnejšie úlohy, pretože sú už naplánované, čo zabraňuje prokrastinácii. To všetko je možné bez dlhých, zbytočných zoznamov, pretože váš kalendár je pracovným centrom informácií, ktoré to všetko spája.

Väčšina pracovísk už používa aplikáciu digitálneho kalendára, ako je Outlook alebo Google Calendar. To znamená, že si ho môžete vziať so sebou na cesty pomocou webového odkazu alebo aplikácie na akomkoľvek digitálnom zariadení, ktoré potrebujete.

Existuje len niekoľko jednoduchých pravidiel pre život vo vašom kalendári, ktoré vám optimalizujú jeho správu a sú oveľa menej komplikované ako pravidlá zoznamu úloh.

Blokovanie času je váš priateľ

To je niečo, od čoho sa len tak nedostanete, bez ohľadu na médium, ktoré používate na sledovanie úloh. Blokovanie času znamená, že si na začiatku týždňa alebo dňa vyhradíte čas na zapísanie úloh, ktoré potrebujete urobiť.

Ide o časovo úspornú iniciatívu, ktorá výrazne zvýši váš pracovný výkon. Vďaka tomu už dopredu viete, čo musíte riešiť, a zvyšok pracovného týždňa môžete stráviť riešením svojich povinností.

Súvisiace: Tipy na blokovanie času na zlepšenie sústredenia

Než sa pustíte do práce, venujte 15-20 minút vyplneniu kalendára. S ohľadom na termíny si nájdite čas medzi svojimi stretnutiami, projektmi a prácou s klientmi, aby ste si vytvorili stretnutie pre svoju úlohu.

Ak jedna z vašich úloh zahŕňa nastavenie stretnutia s kolegom, vytvorte schôdzu vo svojom kalendári a pozvite ho. Ak sa chcete virtuálne stretnúť, nezabudnite uviesť odkaz na schôdzu z aplikácie na digitálnu konferenciu, ktorú používate.

Pomocou motívov spravujte svoje úlohy

Farebné označenie schôdzok v kalendári do kategórií výrazne pomáha pri rozlišovaní medzi úlohami, stretnutiami, prácou na projekte a inými povinnosťami. Rýchlym pohľadom budete vedieť povedať, čo tvorí váš týždeň a podľa toho si naplánovať.

Ak to chcete urobiť v programe Outlook, kliknite na ľubovoľnú schôdzku a na páse s nástrojmi kliknite na Kategorizovať > Všetky kategórie. Vyberte Nový, zadajte názov motívu, vyberte farbu a potom kliknite OK.

Opakujte pre toľko tém, koľko chcete. Potom môžete ku každej schôdzke, ktorú vytvoríte, priradiť kategóriu. V Kalendári Google kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú schôdzku a vyberte niektorú z farieb, ktoré sa objavia.

Súvisiace: Nástroje na synchronizáciu programu Microsoft Outlook s Kalendárom Google

Kategórie si určite pomenujte podľa druhu práce a vyberajte farby, na ktoré dobre reagujete. Niektoré príklady kategórií môžu byť:

• Projektová práca
• Správca a úlohy
• klientov
• Stretnutia
• Školenie

Zdieľajte svoj kalendár s kolegami

Aj keď môžete použiť aplikáciu so zoznamom úloh, ako je Todolist, na zdieľanie svojho pokroku s ostatnými zamestnancami, ak nepoužívajú rovnaký softvér, nebudú ho môcť ľahko vidieť. To je miesto, kde má život v predvolenom kalendári vašej kancelárie ďalšiu výhodu.

Ak zdieľate svoj kalendár, vaši kolegovia budú môcť vidieť váš pokrok len tým, že si ho budú prezerať. Predídete tak tomu, aby sa vaša schránka zanášala e-mailmi, ktoré sa pýtali na váš pokrok, a nebudete ich v nej musieť ani označovať. Nezabudnite ich však upozorniť, že takto fungujete.

Súvisiace: Outlook vs. Gmail: Ktorá e-mailová služba je lepšia?

Ak chcete zdieľať svoj Outlook kalendár:

1. Na páse s nástrojmi kliknite Zdieľať kalendár a vyberte ten, ktorý chcete zverejniť.
2. Kliknite Pridať zadajte e-mailové adresy svojho tímu a potom OK
3. Pod povolenia, vyberte buď Môže zobraziť tituly a miesta alebo Môže zobraziť všetky podrobnosti.
4. Kliknite Použiť a OK

Informácie o tom, ako vytvoriť zdieľaný kalendár na Googli, si môžete pozrieť v tomto oficiálnom videu zo služby Google Workspace:

Buďte pri plánovaní realistickí

Aj keď život v kalendári obchádza veľa problémov s prioritizáciou zoznamu úloh a riadením času, stále musíte byť realistickí a inteligentní, pokiaľ ide o plánovanie svojich úloh. Našťastie existuje niekoľko osvedčených tipov, ako to efektívne zvládnuť:

• Ak nemáte čas na dokončenie veľkej úlohy, naplánujte si ju ako niekoľko menších úloh.
• Doprajte si viac času, než si myslíte, že budete potrebovať.
• Vyhnite sa vykonávaniu úloh tesne pred stretnutím; dajte si medzi nimi 30-minútový interval.
• Ak je úloha naliehavá, rozhodnite sa, či v kalendári preusporiadať ďalšie veci.

Je pravdepodobné, že dokončíte svoje úlohy a budete mať voľný čas, čo znamená, že budete stíhať e-maily a iné drobnosti, ktoré sa objavia počas dňa.

Súvisiace: Zlepšite správu času pomocou funkcie oneskoreného doručenia v programe Outlook

Zlepšite produktivitu naživo vo svojom kalendári

Váš kalendár je praktický nástroj, ktorý už obsahuje všetky zdroje, ktoré potrebujete na sledovanie svojej práce. Život vo vašom kalendári poskytuje integrovaný prístup k riadeniu vašej pracovnej záťaže a všetko má na jednom mieste.

Pomocou vyššie uvedených pravidiel budete na dobrej ceste k úspore času, zlepšeniu produktivity a budete pri tom efektívnejší. Skúste to a možno sa budete čudovať, prečo ste vôbec použili zoznam úloh.

Ako urobiť Outlook menej rušivým pomocou týchto rýchlych tipov

Ak ste si niekedy mysleli, že Outlook ruší, tu je niekoľko jednoduchých úprav, ktoré by sa vám mohli hodiť.

Prečítajte si ďalej

O autorovi