8 hackov Gmailu, ktoré vám pomôžu urobiť viac

Gmail je e-mailová služba, ktorú si vybrali milióny ľudí – a má to dobrý dôvod. Je bezpečný, ľahko sa používa a ponúka množstvo vstavaných nástrojov na správu doručenej pošty. Bohužiaľ, vaša doručená pošta môže byť stále zdrojom strachu, najmä ak je neusporiadaná a plná až po okraj.

Trávite príliš veľa času snahou dostať sa pod správu doručenej pošty? Ak áno, je načase s tým niečo urobiť. Pomôcť môže týchto 8 hackov Gmailu, ktoré zvyšujú produktivitu.

1. Použite klávesové skratky

Klávesové skratky sú najlepším priateľom používateľov počítača, najmä pokiaľ ide o vyčerpanie vašej doručenej pošty. Gmail ponúka širokú škálu klávesových skratiek pre všetko od rýchlej navigácie až po formátovanie e-mailov. Tu sú niektoré z našich obľúbených skratiek, ktoré môžete použiť práve teraz:

• Shift + I označiť ako prečítané
• ⌘ alebo Ctrl + Enter poslať e-mail
• ⌘ alebo Ctrl + K vložiť odkaz
• C skladať
• / na vyhľadávanie vašich e-mailov
• D písať na novej karte
• Shift + Ctrl + B pridať príjemcov BCC

2. Vytvorte šablóny

Pristihli ste sa, že každý deň posielate ten istý e-mail? Tento proces môžete urýchliť vytvorením prispôsobených e-mailových šablón. Aby ste to dosiahli, postupujte podľa týchto krokov:

1. Vyberte Skladať.
2. Do poľa e-mail zadajte text, ktorý chcete použiť pre svoju šablónu.
3. Vyberte trojbodkovú ponuku a potom Šablóny.
4. Vyberte Uložiť koncept ako šablónu a potom Uložiť ako novú šablónu.

Keď ste pripravení použiť svoju šablónu, jednoducho vyberte Šablóny a potom Vložiť šablónu.

3. Stlmiť konverzácie

Ak ste súčasťou dlhého e-mailového vlákna, ktoré sa vás už netýka, môžete ho jednoducho stlmiť. Ignorovaním sa budúce odpovede vo vlákne nedostanú do vašej doručenej pošty. Svoju stlmenú poštu stále nájdete v časti Všetky správy.

Ak chcete stlmiť konverzáciu, v e-maile, ktorý chcete stlmiť, vyberte trojbodkovú ponuku a potom vyberte Stlmiť. To je všetko.

4. Použite svoj prázdninový odpovedač

Ak sa chystáte mimo mesta alebo jednoducho potrebujete chvíľu preč od svojho pracovného stola, použite svoju automatickú odpoveď. Keď je vaša automatická odpoveď zapnutá, každý, kto vám pošle e-mail, dostane vopred nastavenú odpoveď o vašom stave neprítomnosti. To môže pomôcť odradiť odosielateľov od odosielania ďalších e-mailov, ktoré upchávajú vašu doručenú poštu.

Ak chcete použiť automatickú odpoveď:

1. Otvorte Gmail a vyberte nastavenie > Pozrivšetky nastavenia.
2. Posúvajte sa, kým neuvidíte Dovolenková odpoveď.
3. Vyberte prepínač vedľa Automatická odpoveď je zapnutá.
4. Zadajte dátumy, predmet a potom svoju správu. Nakoniec vyberte Uložiť zmeny.

5. Prispôsobte si rozloženie doručenej pošty

Najlepší spôsob, ako spravovať doručenú poštu, je prispôsobiť si rozloženie. Môžete si napríklad vybrať, aby boli vaše dôležité e-maily uvedené ako prvé, alebo dokonca prvé neprečítané e-maily. To vám dáva flexibilitu v tom, ako chcete, aby sa vaše e-maily zobrazovali. Ak chcete zmeniť rozloženie:

1. Ísť do nastavenie.
2. Posúvajte sa, kým neuvidíte Typ doručenej pošty.
3. Vyberte typ, ktorý chcete použiť.

The typy rozložení doručenej pošty sú nasledujúce:

• Dôležité ako prvé: Rozdeľuje vašu doručenú poštu na dve časti: dôležité a všetko ostatné.
• Najprv neprečítané: Zobrazuje neprečítané správy v hornej časti doručenej pošty.
• Najprv označené hviezdičkou: Správy označené hviezdičkou sa v doručenej pošte zobrazia ako prvé.
• Viaceré priečinky doručenej pošty: Vo vašej doručenej pošte budú k dispozícii ďalšie sekcie, takže môžete použiť operátory vyhľadávania alebo vytvoriť vlastné štítky.
• Prioritná pošta: Rozdelí vašu doručenú poštu na viacero sekcií, takže si môžete vybrať, ktoré sekcie sa majú zobraziť, vrátane sekcií S hviezdičkou, Dôležité alebo Neprečítané.

6. Vytvorte e-mailové filtre

Chcete automaticky odosielať určité e-maily do koša? Chcete si uložiť dôležité e-maily tak, že ich označíte hviezdičkou? Toto všetko a ešte viac môžete urobiť tvorením e-mailové filtre. Ak to chcete urobiť, postupujte takto:

1. Vyberte nastavenie vo vyhľadávacom paneli služby Gmail.
2. Vyplňte informácie uvedené v okne. Gmail vám dáva možnosť, aby ste boli vo svojich e-mailoch veľmi špecifickí tu alebo v základoch. Môžete napríklad jednoducho označiť hviezdičkou správy, ktoré obsahujú určité slová.
3. Keď budete spokojní, vyberte si Vytvorte filter.
4. Potom vyberte správanie, ktoré má filter sledovať. Potom vyberte Vytvorte filter.

7. Použite integrácie

Pravdepodobne existuje množstvo ďalších aplikácií, ktoré denne používate na komunikáciu so svojím tímom, správu projektov a ďalšie. Niektoré z týchto aplikácií sa pravdepodobne integrujú s Gmail nejakým spôsobom. Integrácie môžu zvýšiť vašu produktivitu odstránením ďalších krokov.

Niektoré integrácie dostupné pre Gmail zahŕňajú:

• Slack: Používaš Slack pre tímovú komunikáciu? Ak áno, Gmail môžete používať aj v Slacku. Môžete napríklad posielať e-maily priamo Slacku na diskusiu.
• Lupa: Môžete sa tiež integrovať Gmail s funkciou Zoom na rýchle plánovanie stretnutí priamo z e-mailov alebo okamžité začatie stretnutia. Nie je potrebné otvárať nové okno.
• Trello: S Integrácia Trello, môžete vytvárať nové karty Trello bez toho, aby ste opustili svoju doručenú poštu. To zaisťuje, že nezmeškáte kritickú úlohu pri priblížení e-mailov.

Toto je len niekoľko zo stoviek dostupných integrácií. Ak chcete automatizovať úlohu, Gmail vám pravdepodobne pomôže. Odhlásiť sa Google Workspace Marketplace pre ešte viac aplikácií.

Ak je bočný panel vašej doručenej pošty v Gmaile úplne zaplavený starými a novými priečinkami, môžete ich zvládnuť tak, že skryjete tie, ktoré už nepoužívate. Pri skrytí priečinkov alebo štítkov sa tým neodstráni obsah vo vnútri. Namiesto toho jednoducho skryje priečinky pred pohľadom.

Je to skvelý spôsob, ako sa „zbaviť“ obsahu, ktorý už často nepoužívate, bez toho, aby ste ho navždy odstránili. Ak chcete skryť nepoužívané priečinky:

1. Vyberte nastavenie a potom Zobraziť všetky nastavenia.
2. Vyberte Štítky z horného menu.
3. Prejdite a vyberte Skryť pre všetky priečinky, ktoré chcete skryť.

Toto je len snímka toho, čo Gmail dokáže

Týchto osem tipov len načrtáva povrch toho, čo môžete urobiť, aby ste zvýšili svoju produktivitu pri správe doručenej pošty v Gmaile.

Či už ide o prispôsobenie doručenej pošty vašim potrebám alebo používanie rozšírení prehliadača Chrome, existuje množstvo tipov a trikov.

6 rozšírení prehliadača Chrome pre Gmail, ktoré musíte mať

Pre každého, kto pravidelne kontroluje Gmail v prehliadači Chrome, je tu šesť nevyhnutných rozšírení prehliadača, ktoré vám uľahčia život.

Prečítajte si ďalej

O autorovi