6 najlepších bezplatných šablón stanovovania priorít pre vaše projekty

Máte občas pocit, že plávate v mori projektov a neviete, ako si uprednostniť prácu? Pomocou stanovenia priorít projektov môžete zviditeľniť všetky svoje projekty a objasniť svoje dlhodobé ciele šablóny a zároveň získate rýchly prístup k popisom úloh, míľnikom projektu a kritickému úspechu faktory.

Začnite každý projekt správnou nohou pomocou týchto jedinečných šablón na úvodné stretnutia projektu, ako aj priraďovaním priorít k cieľom v poradí dôležitosti a podobne.

1. Prioritizácia nápadov: Matica priority akcie od Someka

Matica priorít akcie, inak známa ako matica vplyvu a úsilia, je jednoduchý nástroj, ktorý pomáha zosúladiť tímy okolo najdôležitejších myšlienok. Šablóna, ktorá je skvelá pre začínajúce podniky, malé podniky a neziskové organizácie, jednoducho zoraďuje nápady na základe dôležitých hľadísk, ako je počet zamestnancov, zdroje, dynamika, náklady a celkové úsilie a vplyv.

Šablóna je usporiadaná do matice úsilia a dopadu/dôležitosti, ktorá zoraďuje každý nápad na základe jeho úspechu jeden zo štyroch scenárov (vysoké úsilie – veľký vplyv, nízke úsilie – veľký vplyv, vysoké úsilie – nízky vplyv alebo nízke úsilie – nízky Vplyv). Tento rámec vám pomôže robiť informovanejšie rozhodnutia o tom, kam investovať svoj čas a zdroje.

Stiahnuť ▼:Someka (Zadarmo, k dispozícii ako súbor Excel)

2. Stanovenie priorít: Pracovný list SMART Goals od Vertex42

Nastavenie SMART ciele vám nielen pomáhajú formovať vaše dlhodobé plány, ale umožňujú vám vložiť najlepšiu prácu do vašich najambicióznejších projektov. Ponúka nákladovo efektívny spôsob, ktorý vám pomôže splniť ciele a ciele vašej organizácie.

A SMART cieľ by mal zahŕňať všetky nasledujúce:

konkrétne: Ciele by mali byť dobre definované a jasne stanovené.

Merateľné: Mal by existovať definitívny spôsob, ako merať, či ste dosiahli ciele, z hľadiska kvantifikovateľných metrík úspechu.

Dosiahnuteľné: Musíte sa uistiť, že cieľ nie je nemožné splniť.

Relevantné: Ciele by mali byť realistické a mali by zodpovedať cieľom vášho projektu.

Limitovaný časom: Ciele by mali byť časovo ohraničené a mali by zahŕňať cieľové dátumy nastavenia a dokončenia.

Pomocou tejto šablóny vytvorte plán na dosiahnutie cieľov projektu. Je to skvelý spôsob, ako zaznamenávať krátkodobé aj dlhodobé ciele, termíny, miery úspešnosti, referencie alebo použité zdroje a silné stránky a zručnosti použité na splnenie cieľov projektu.

Stiahnuť ▼: Vertex42 (Zadarmo, k dispozícii ako súbor Excel)

3. Stanovenie priorít pracovného toku: Šablóna Eisenhowerovej matice od Someka

Konceptualizovaný bývalým americkým prezidentom Dwightom D. Eisenhower, Eisenhowerova matica je skvelý spôsob organizovať a uprednostňovať svoje projekty. Eisenhowerova matica, tiež známa ako urgentná/dôležitá matica, je nástroj, ktorý organizuje úlohy do štyroch kategórií na základe naliehavosti a dôležitosti. Štyri kategórie úloh sú:

• Naliehavé a dôležité úlohy sú položky, ktoré sú naliehavé a dôležité a mali by sa riešiť okamžite, ako sú priority, núdzové situácie a termíny.
• Nie naliehavé, ale dôležité úlohy sú položky, ktoré sú dôležité, ale nie prioritné, ako napríklad písanie denníka, nákupy atď.
• Naliehavé, ale nie dôležité úlohy sú činnosti, ktoré nie sú nevyhnutne dôležité, ale sú naliehavé, ako sú telefonáty, SMS, e-maily atď., na ktoré budete reagovať, keď budete mať príležitosť.
• Nie naliehavé, nie dôležité úlohy zahrňte úlohy, ktoré nie sú naliehavé alebo dôležité, pretože vám nepomôžu dosiahnuť vaše ciele.

Poskytuje rámec pre plánovanie postupnosti činností, čím zabezpečuje, že pracujete na správnych veciach v správnom čase. Môžete analyzovať prioritné úlohy, vyhnúť sa zbytočným úlohám, obmedziť rozptýlenie a tiež sa pripraviť na nepredvídané udalosti.

Stiahnuť ▼: Someka (Zadarmo, k dispozícii ako súbor Excel)

4. Prioritizácia incidentov: Matica priority incidentov podľa Smartsheet

Incident je rušivá udalosť, ktorá nepriaznivo ovplyvňuje dosiahnutie cieľov projektu. Incidenty sa môžu stať kedykoľvek, od dlhodobého výpadku napájania spôsobeného prírodnou katastrofou až po nefunkčné zariadenie alebo softvér.

Použitie matrice priorít incidentov je štruktúrovaný prístup k riešeniu incidentov pri riešení mnohých komponentov incidentu. Toto je zvyčajne neoceniteľný nástroj na správu požiadaviek na IT služby.

Každá organizácia má iné priority pre obnovu rizík a katastrof. Pomocou šablóny priraďte prioritné farby každej požiadavke na službu podľa toho, či ide o zásadný, kritický, stredný alebo menší incident a potom sledujte pokrok vo vašej organizácii pracovný tok.

Vďaka ľahko použiteľnému systému na označovanie incidentov a štruktúrovaným poliam na ukladanie relevantných informácií sa môžete zamerať na rýchlejšie riešenia a zároveň zabezpečiť, aby boli vaši zákazníci spokojní.

Stiahnuť ▼: Smartsheet (Zadarmo, k dispozícii ako šablóna programu Excel)

5. Priorita produktu: RYŽA (dosah, vplyv, dôvera, úsilie) šablóna od Intercom

The RYŽA model pomáha vám a vášmu tímu vyhodnotiť prioritu iniciatívy. Táto metodika je skvelá na to, aby objasnila smerovanie funkcií produktu a umožnila tímom robiť lepšie rozhodnutia skôr v procese.

V rámci Dosah je definovaný percentom potenciálnych zákazníkov, ktorí by boli schopní používať váš produkt, zvyčajne sa meria ako „transakcie za mesiac“ alebo iné podobné metriky. Ďalším krokom by bolo vyhodnotenie vplyv zo sád funkcií, ktoré vykonali vaši používatelia. Na základe získaných poznatkov budete môcť jeden uprednostniť pred druhým. Vedie vás k investovaniu do funkcií produktu, ktoré zvyšujú mieru konverzie alebo zlepšujú skúsenosti zákazníkov.

The Dôvera estimator vám umožňuje definovať systém hodnotenia spoľahlivosti na vyhodnotenie odhadov vášho tímu a určenie určitého druhu konsenzuálneho hodnotenia. Tento nástroj hovorí tímu, čo je pravdepodobné a rozumné, namiesto toho, aby pripisoval väčšiu váhu irelevantným alebo zle definovaným názorom alebo nápadom.

Pokiaľ ide o Úsilie, dokončenie vášho projektu bude pravdepodobne trvať mesiace, takže je dôležité urobiť odhady času a práce pre každú fázu projektu vrátane návrhu, vývoja a testovania. Pomáha vám sústrediť svoju energiu, aby ste sa vyhli plytvaniu časom na činnosti s nízkou hodnotou, ktoré vedú k výsledkom, ktoré nie sú optimálne alebo jednoducho „dosť dobré“.

Stiahnuť ▼:interkom (Zadarmo, k dispozícii ako súbor Excel)

6. Priorita denných úloh: Šablóna zoznamu úloh podľa Smartsheet

Keď pracujete na viacerých projektoch, môže byť ťažké udržať svoje úlohy organizované na dennej báze. Uvedením dôležitých úloh, ktoré vás udržia na správnej ceste, môžete efektívne dokončiť projekty a zároveň organizovať všetky mandáty, ktoré vám dali vaši nadriadení, klienti, kolegovia a ďalšie zainteresované strany.

Súvisiace: Ako optimalizovať svoj zoznam úloh, aby ste boli efektívnejší

Táto šablóna zoznamu úloh vám pomôže vytvoriť prioritný zoznam úloh zapojených do vášho projektu a priebežne sledovať termíny, míľniky a výstupy. Vždy sa môžete vrátiť a pridať ďalšie, ako sa projekt rozvíja – alebo odstrániť alebo zmeniť úlohy, ak je potrebné ich upraviť. Podúlohy môžete vytvárať aj neskôr, aby ste boli dobre pripravení, ak sú niektoré z vašich úloh príliš zložité.

Stiahnuť ▼:Smartsheet (Zadarmo, k dispozícii ako súbor Excel)

Zlepšite prioritizáciu a riadenie projektov

Šablóny na stanovenie priorít projektov poskytujú jasné a systematické prostriedky identifikácie a výberu projektov pre vyššiu efektivitu a efektívnosť. Urýchlia proces skúmania a vývoja každého projektu poskytnutím základného rámca, ktorý sa použije s okamžitým účinkom.

Okrem toho sa môžete vyhnúť riziku zaujatosti, podporiť spoluprácu a zabezpečiť výber projektov s najvyššou prioritou pre obmedzené zdroje. Udržiavanie týchto šablón konzistentných so všetkými projektmi zaručuje zlepšenie produktivity, úspešnosti projektov a celkovej kvality práce.

5 tipov na zjednodušenie skupinových projektov

Skupinové projekty môžu byť ťažké, najmä ak jeden z členov nerobí svoju časť. Tu je niekoľko spôsobov, ako urobiť skupinové projekty menej bolestivé.

Prečítajte si ďalej

O autorovi