Ako používať Microsoft Outlook na riadenie projektov

Ak už vy alebo vaša firma používate Microsoft Outlook ako svoju e-mailovú aplikáciu, je dobré ho používať ako plnohodnotný nástroj na riadenie projektov. Prečo používať ďalší výkonný softvér s neznámym rozhraním, keď môžete k zoznamom úloh v programe Microsoft Outlook priraďovať úlohy, nastavovať pripomienky a termíny splnenia?

Maximalizácia vašej produktivity je s Microsoft Outlook jednoduchou záležitosťou. Dodáva sa s mnohými užitočnými nástrojmi, ktoré vám pomôžu kategorizovať projekty, označiť ich a urobiť oveľa viac. Poďme sa pozrieť na to, čo všetko môžete robiť s programom Microsoft Outlook ako nástrojom na riadenie projektov.

1. Priraďte úlohy

Ak pracujete v malom tíme, prideľovanie úloh je jednoduché a bez námahy, keď používate Microsoft Outlook. Ísť do Robiť na ľavom paneli a pokračujte na Pridajte úlohu.Po pridaní úlohy kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte si Vytvorte nový zoznam z tejto úlohy.

Po vytvorení zoznamu úloh kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte Zdieľať zoznam

. Budete mať možnosť Vytvoriť odkaz na pozvánku aby ľudia umožnili ľuďom pripojiť sa k tomuto zoznamu úloh a upravovať ho. Táto funkcia je neuveriteľne užitočná pri triedení projektov v rámci malého alebo stredne veľkého tímu.

2. Pridajte e-mailový alias

Pracovné aktualizácie a projektová komunikácia sa môžu stratiť v návale každodenných e-mailov, ktoré dostávate, aj keď ste príliš opatrní. Jeden zmeškaný e-mail môže viesť k oneskoreniam a námietkam každého druhu. Jedným jednoduchým spôsobom riešenia tohto problému je vytvorenie e-mailového aliasu v programe Microsoft Outlook.

Je to ďalšia e-mailová adresa, ktorá používa rovnaký zoznam kontaktov a nastavenia na prijímanie e-mailov. Môžete to urobiť tak, že prejdete na Pridajte alias a vytvorenie novej e-mailovej adresy alebo použitie existujúcej adresy, ktorá bude fungovať ako váš alias. Všetky e-maily prijaté na túto adresu sa štandardne uložia do špeciálneho softvéru na riadenie projektov.

3. Vytvorte skupinu

Ak sa snažíte informovať všetkých členov projektu o všetkých aktualizáciách projektu, môžete jednoducho vytvoriť skupinu. To tiež uľahčuje zdieľanie kalendárov (o tom neskôr).

Ísť do Ľudia na ľavom paneli a vyhľadajte skupiny a vytvorte jednu. Budete požiadaní, aby ste pridali členov, a keď to urobíte, zobrazí sa vám skupinové e-mailové ID, kde môžete posielať všetky e-maily súvisiace s projektom a získať prístup ku skupinovému kalendáru. Môžete nastaviť nové udalosti, získať aktuálne informácie o nadchádzajúcich a predstihnúť termíny.

4. Zdieľať kalendáre

Nie je nič lepšie, ako byť na rovnakej vlne, keď pracujete na projekte. Viditeľnosť projektu je kľúčová pre úspech projektu. Dobrým spôsobom, ako to zabezpečiť, je zdieľanie projektového kalendára, ktorý je prístupný všetkým členom projektu.

SÚVISIACE: Ako urobiť Outlook menej rušivým pomocou týchto rýchlych tipov

Môžete nielen vidieť, na čom pracujú ostatní, ale zamerať sa aj na míľniky udalostí a kľúčové udalosti projektu, ktoré sa blížia. S takouto integráciou kalendára už nikdy nezmeškáte dôležité aktualizácie. Teraz môžete svoj kalendár zdieľať so svojimi kontaktmi.

Vpravo hore nájdete možnosť zdieľania a môžete sa tiež rozhodnúť, že sa budú aktivity kalendára projektovej skupiny zobrazovať vo vašom kalendári, aby ste zostali aktuálne.

5. Použite pravidlá na riadenie projektu

Ak by ste chceli zautomatizovať niekoľko všedných procesov a prevziať kontrolu nad svojou e-mailovou schránkou a projektom, neexistuje lepší spôsob, ako to urobiť pomocou pravidiel. Ak chcete začať, stačí kliknúť pravým tlačidlom myši na e-mail a prejsť na adresu Pokročilé akcie.

Kliknite na a Vytvoriť pravidlo z rozbaľovacej ponuky. Môžete buď presunúť existujúci e-mail do priečinka podľa vášho výberu, a ak chcete urobiť viac, vyberte Viac možností.Môžete tiež pridať akciu a rozhodnúť, čo sa stane vždy, keď dostanete správu od tohto príjemcu.

6. Kategorizovať všetko

Keď je vaša práca vzdialená a veľa komunikácie prebieha cez e-mail, najlepšie je kategorizovať a označiť rôzne projekty, aby ste neprišli o dôležitú korešpondenciu. Môžete kliknúť pravým tlačidlom myši na e-mail a vybrať si Kategorizovať z rozbaľovacej ponuky. Teraz si môžete vybrať z už dostupných kategórií alebo pristúpiť k vytvoreniu novej.

Ak musíte vykonať zmeny v existujúcej kategórii, môžete to urobiť v Spravovať kategórie.

7. Použite panel vyhľadávania

Ak nie ste zástancom kategorizácie všetkého alebo označovania e-mailov, môžete na vyhľadávanie e-mailov projektu použiť vyhľadávací panel. Zadajte relevantné kľúčové slovo a zakaždým nájde presne to, čo hľadáte.

SÚVISIACE: Ako farebne kategorizovať kalendár programu Outlook

Vyhľadávací panel vám umožňuje vyhľadávať konkrétne v priečinku podľa vášho výberu alebo v podpriečinku, čím vám uľahčí vašu úlohu. Šetrí to čas, ale aj veľkú námahu. Okrem toho môžete vyhľadávať aj v odstránených e-mailoch, histórii konverzácií alebo špecifikovať ďalšie podrobnosti, ako je predmet, kľúčové slovo a príjemca, aby ste pomohli nájsť to, čo hľadáte.

8. Vytvorte nové priečinky na odlíšenie projektov

Vždy môžete nastaviť nový priečinok, ktorý bude obsahovať informácie o projekte. Keď to urobíte, šanca na pomiešanie projektov alebo zmeškanie dôležitých e-mailov a termínov by sa znížila na minimum. Klikni na tri riadky v ľavej hornej časti obrazovky a prejdite na koniec rozbaľovacej ponuky.

Tam nájdete Nový priečinoka vytvorenie nového priečinka vám zaberie menej ako sekundu.

9. Používajte Excel, PowerPoint, Word a OneNote

Microsoft Outlook alebo jeho webová verzia Outlook.com dodáva sa so zabudovanými programami Excel, PowerPoint, Word a OneNote. Z domovskej stránky máte jednoduchý prístup k balíku produktívneho softvéru od spoločnosti Microsoft. Nájdete ich na ľavom paneli a okamžite môžete začať.

Tieto integrácie vám pomôžu rýchlo vytvárať prezentácie, pridávať poznámky, vytvárať tabuľky a dokumenty – to všetko z pohodlia jedinej obrazovky.

Microsoft Outlook uľahčuje riadenie projektov

Microsoft Outlook, ideálny pre vzdialené tímy, ktoré pracujú online, je mimoriadne užitočný na prideľovanie úloh a automatizáciu bežných úloh. Keď máte možnosť vytvárať nové priečinky, podpriečinky, e-mailové aliasy a všetko triediť do kategórií, nič sa nemôže pokaziť.

Microsoft Outlook môže byť užitočný pre vaše projektové riadenie tým, že vám umožní vytvárať úlohy z e-mailu, vytvárať rýchle poznámky a vytvárať nástenky, takže všetko vidíte na prvý pohľad. S nástrojom na riadenie projektov, ktorý sa dodáva so známym rozhraním vašej e-mailovej aplikácie, môžete mať prehľad o svojich nástrojoch produktivity kdekoľvek a kedykoľvek.

5 najlepších nástrojov pre Microsoft Outlook

Chýba vám funkcia v programe Microsoft Outlook? Tu je niekoľko nástrojov Outlooku, ktoré pridávajú užitočné funkcie do vašej doručenej pošty!

Prečítajte si ďalej

O autorovi