Ako vytvoriť konečný termín, ktorý vám bude skutočne vyhovovať

Termíny by mali byť viac motivačné a menej stresujúce, nie naopak. Pokiaľ z vás konečný termín nemôže priniesť to najlepšie v rámci stanoveného času, je to zbytočné. Preto musíte byť pri stanovovaní termínu pre projekt v prvom rade opatrní.

Pokračujte v čítaní tohto článku, aby ste vedeli, ako môžete vytvoriť konečný termín, ktorý môžete dodržať.

1. Zvážte ciele a usmernenia projektu

Ak chcete vytvoriť konečný termín pre projekt, na ktorom vy alebo váš tím pracujete, musíte mať jasné ciele projektu. Okrem všeobecných cieľov by mali existovať aj niektoré špecifické usmernenia.

Zvážte všetky tieto skutočnosti, aby ste pochopili odhadovaný čas dokončenia pri dodržaní pravidiel a predpisov. Pred začatím projektu sa tiež uistite, že každý pozná pokyny a ciele objektu spolupráce.

2. Rozdeľte úlohu na menšie jednotky alebo čiastkové úlohy

Ak chcete vytvoriť konečný termín pre projekt, musíte ho rozdeliť na viacero menších častí. Tieto menšie porcie sú tiež známe ako úlohy a podúlohy. Neskôr vytvorte samostatné termíny pre každú najmenšiu jednotku úloh.

Pred stanovením konečného termínu pre celý projekt zvážte aj závislosti úloh. Uveďte termín pre nezávislé úlohy skôr a pre závislé úlohy neskôr.

Vysvetlite spoluhráčom závislosti. Takto pochopia dôvod rôznych termínov jednotlivých úloh.

3. Nájdite si dostatok času na vytvorenie termínu

Stanovenie termínu projektu nie je o nič menej dôležité ako ostatné úlohy, ktoré sú s ním spojené. Preto sa nikdy neponáhľajte so stanovením termínu. Môže vás to nevedomky prinútiť vytvoriť nereálny, ktorý vám bude určite chýbať.

Pri dokončovaní termínu splatnosti si vždy venujte dostatok času. Uistite sa, že vám v zhone neuniknú žiadne dôležité body.

4. Zvážte možné dôvody oneskorenia projektu

Oneskorenia projektov sa v dnešnej dobe stali úplne bežným javom. Takmer všetky tímy majú záznam o predložení projektov po termíne splatnosti. Ak sa to isté stalo aj vášmu tímu, zistite dôvod oneskorenia projektu.

Ak minule oneskorenie projektu spôsobil nereálny termín, majte na ďalší projekt voľnejší termín. V prípade akýchkoľvek iných dôvodov si stanovte termín, dokedy budete mať dostatok času na vyriešenie problému, ak sa bude opakovať.

Ak nemáte žiadne priame skúsenosti s oneskorením projektu, zvážte bežné možné príčiny a stanovte si konečný termín, aby ste sa im všetkým vyhli.

5. Dajte si pozor na konfliktné priority

V tomto konkurenčnom svete väčšina ľudí pracuje na viacerých projektoch súčasne. Tieto protichodné priority môžu spôsobiť, že vaše termíny nebudú dosiahnuteľné. Aby ste tomu zabránili, skontrolujte pracovnú šírku pásma každého člena tímu až do uzávierky vášho projektu.

Po zohľadnení priorít každého člena projektu môžete prísť so životaschopným termínom. Možno budete musieť odstrániť niektorých členov z projektu a naverbovať nových ľudí, aby ste projekt dokončili v rámci odhadovaného času poskytnutého klientom.

Súvisiace: Najlepšie techniky pre nezávislých pracovníkov na uprednostňovanie úloh zadarmo

6. Získajte názor od zainteresovaných strán

Úspešný projekt si vyžaduje spoločné úsilie všetkých zúčastnených, vrátane predajcov tretích strán. Nepoteší, keď uprostred projektu zistíte, že jeden z vašich životne dôležitých zdrojov je nedostupný kvôli dovolenke.

Preto musíte získať názory všetkých zainteresovaných strán projektu na konečný termín. Stanovte si predbežný dátum splatnosti a opýtajte sa, či považujú konečný termín za primeraný v porovnaní s ich pracovným zaťažením a prioritami. Pred dokončením termínu môžete mať s klientom aj viacero stretnutí.

7. Zistite svoju ideálnu úroveň stresu

Musíte uznať, že ideálne množstvo stresu vždy funguje ako motivácia. Preto, keď hovoríme, že termíny by nemali byť stresujúce, neznamená to úplné odstránenie naliehavosti. Každý termín, ktorý vytvoríte, by mal zahŕňať miernu úroveň stresu. Duševne vás to nabudí alebo inšpiruje k dokončeniu práce.

Ideálna úroveň stresu sa líši v závislosti od osoby a náročnosti úlohy. Stanovte si preto konečný termín so zreteľom na správnu úroveň stresu, ktorá vám nielen umožní včas dokončiť úlohu, ale prinesie z vás to najlepšie.

Súvisiace: Zručnosti sebariadenia na získanie produktivity v osobnom živote a v pracovnom živote

8. Vyčleňte čas navyše na zmenu rozsahu

Či už pracujete pre klienta alebo na internom projekte pre vašu organizáciu, môže dôjsť k zmenám rozsahu. Keďže nie je možné predvídať tečenie rozsahu, je lepšie mať na to nejaký čas pri plánovaní termínu.

Tím môže čeliť zmene rozsahu projektu v ktoromkoľvek bode pokroku. Preto si pri vytváraní termínu ponechajte nejaký čas na úpravu rozsahu. Môžete tiež svojmu klientovi vysvetliť, že ste na tento konkrétny účel prispôsobili nejaký čas navyše.

9. Buďte pripravení na problémy na poslednú chvíľu

Nikto nechce zmeškať termín. Zvážte preto každú možnosť, ktorá môže spôsobiť oneskorenie vášho projektu, vrátane problémov na poslednú chvíľu. Niekedy môžu spoluhráči čakať až do posledného dňa, kým dokončia zadanú úlohu.

Posledný deň môže nastať núdzová situácia – niekto môže ochorieť alebo mať problémy s počítačom alebo internetovým pripojením. Aby ste sa vyhli takýmto problémom, ktorým sa dá vyhnúť, vytvorte mäkký termín jeden alebo dva dni pred pôvodným termínom.

Keď každý odošle svoju prácu pred termínom uzávierky, odovzdanie projektu sa môže uskutočniť včas. Ak niekto zmešká mäkkú uzávierku, môžete úlohu delegovať tak, aby ju dokončila v stanovenom termíne. Ušetrí vás to pred neočakávaným oneskorením projektu.

10. Dodržujte termín dosiahnuteľný

Po zvážení všetkých vyššie uvedených faktorov by ste mali prísť s dosiahnuteľným termínom. Po finalizácii spoluhráčov a získaní úplnej predstavy o ich dostupnosti a prioritách by ste mali bez problémov stanoviť termín, ktorý bude každému vyhovovať.

Ak máte nejaké pochybnosti, mali by ste priamo požiadať svojich kolegov, aby to vysvetlili. Nástroje na riadenie projektu vám môžu pomôcť sledovať priebeh projektu a dostupnosť zdrojov, ak potrebujete zmeniť plán.

Dokončite úlohy pred termínom

Iba dosiahnuteľný termín môže zabezpečiť, že úlohu stihnete dokončiť v termíne splatnosti.

Nezabudnite pri vytváraní termínu dodržiavať tipy uvedené v tomto článku, aby bol realistický. Môžete tiež dostať svoj projekt späť na správnu cestu v prípade akýchkoľvek neočakávaných okolností.

Ako rýchlo vrátiť oneskorený projekt späť na trať

Tu je desať účinných spôsobov, ako dostať oneskorenú časovú os projektu na správnu cestu, čo vám umožní dokončiť projekt včas.

Prečítajte si ďalej

O autorovi