Ako splniť termíny a dokončiť úlohy včas: 8 tipov

Termíny sú pre mnohých hroznou záležitosťou. Môžete otáľať, kým sa blíži konečný termín, a napriek vášmu úsiliu na poslednú chvíľu sa vám nepodarí dokončiť úlohu včas.

Zmeškané termíny môžu mať negatívny vplyv na vašu produktivitu a dojem v osobnom aj pracovnom živote. Pozrite si body vysvetlené tu, aby ste zistili, ako môžete ľahko splniť každý termín.

1. Vytvorte veľa míľnikov malých rozmerov

Vedú vás zložité a časovo náročné úlohy k prokrastinácii? Ak áno, nie ste sami. Niekedy je vaša myseľ preťažená a demotivuje vás pracovať až do poslednej chvíle.

Preto musíte svoje ambiciózne ciele rozdeliť na menšie míľniky. Napríklad, ak je vaším cieľom dokončiť 50-stranovú úlohu, môžete ju rozdeliť do malých kapitol a pracovať na jednej kapitole.

Akonáhle to urobíte, vaše podvedomie sa nebude cítiť preťažené. Namiesto toho sa malé termíny budú zdať zvládnuteľné a budú vás motivovať začať s prácou. Keď budete pokračovať v dosahovaní všetkých malých míľnikov jeden po druhom, dosiahnutie veľkého cieľa nebude ťažké.

2. Nájdite si motivujúceho partnera

Samostatná práca je ťažká – najmä ak zahŕňa komplexnú úlohu. Aj keď vám práca osamote dáva slobodu, môžete sa tiež stať niekým, kto nemá motiváciu dokončiť prácu. Keďže sa nikomu nezodpovedáte za svoje osobné termíny, chýbajúce míľniky sa môžu stať samozrejmosťou.

Ak máte problémy so zvládaním svojich vlastných termínov, vždy môžete zapojiť niekoho iného. Bolo by pekné mať niekoho, kto vie o vašich termínoch. Týmto partnerom pre zodpovednosť môže byť niekto z vašej rodiny alebo priateľov.

Ak chcete dokončiť čítanie kapitoly, môžete zapojiť spolužiaka a študovať spolu. Ak si nemôžete nájsť partnera, aj to, že viete o niekom, kto dosiahol rovnaký míľnik, bude inšpirujúce.

3. Vždy sledujte pokrok

Sledovanie pokroku ako každodenného zvyku vám pomôže dokončiť úlohu včas. Aj keď si stanovíte termín, neznamená to, že ho dokončíte v posledný deň. To znamená, že na projekte budete pracovať niekoľko dní, aby ste ho dokončili pred konečným termínom.

Počas všetkých týchto pracovných dní možno nebudete rovnako produktívni. Pravidelné sledovanie pokroku vám však pomôže identifikovať medzery a umožní vám kompenzovať vaše slabé stránky.

Môžeš použiť MeisterTask sledovať, aký pokrok ste dosiahli pri akejkoľvek úlohe. Môžete doň pridať ľubovoľný počet úloh a sledovať ich priebeh, keď na nich každý deň pracujete.

4. Vyhnite sa ponechaniu medzier v plánovaní

Predtým, ako prídete s termínom pre osobné úlohy, musíte prejsť podrobným plánovacím procesom. Poznanie cieľov, pracovného procesu a dostupného času sú niektoré veci, ktoré by ste mali zvážiť pred stanovením termínu. Problémy s plánovaním vás môžu stáť konečný termín.

Nemá zmysel obviňovať sa za zmeškanie termínu, ak ste mali v procese plánovania chyby. Napríklad, ak chcete dokončiť projekt do pondelka, musíte si požičať nejaké knihy z knižnice. Plánovali ste na piatok, ale knižnica zostáva v sobotu a nedeľu zatvorená.

Ako vidíte, v tejto schéme je medzera. Z tohto dôvodu tu uzávierku určite zmeškáte. Aby ste predišli takýmto situáciám, uistite sa, že váš pracovný plán nemá žiadne nedostatky.

5. Udržujte rozptýlenie v zálive

Rozptyľovanie je jedným z najväčších dôvodov, prečo nedokážete dokončiť úlohy včas. Dlhé e-maily, upozornenia na sociálnych sieťach, naliehavé, ale menej dôležité úlohy, člen rodiny, ktorý sa zastaví na rozhovor – to všetko vás odvádza od vašich cieľov a brzdí váš pracovný tok.

Akonáhle je vaša myseľ presmerovaná na niečo iné, je ťažké vrátiť rovnakú koncentráciu a pozornosť k vašej pôvodnej práci. Keď sa pustíte do úlohy, snažte sa dosiahnuť čo najväčší pokrok naraz.

Môžete stlmiť upozornenia z mobilu a počítača vyhnúť sa rozptýleniu. Používanie aplikácií proti rozptýleniu je tiež užitočné, aby ste sa počas pracovnej doby mohli sústrediť.

Ak máte na tanieri príliš veľa vecí, môže sa stať, že stratíte prehľad o termínoch a čakajúcich úlohách. Najlepší spôsob, ako si uvedomiť svoje úlohy a termíny, je použiť nástroj kalendára. Takéto aplikácie vám pomôžu plánovať úlohy, udalosti a stretnutia.

Sledovanie vašich minulých a budúcich termínov a míľnikov je vďaka softvéru kalendára jednoduché. Tieto aplikácie vám umožňujú vizualizovať nadchádzajúce termíny usporiadaným spôsobom. Kontrolujte tieto nástroje denne, aby ste mali prehľad o svojich úlohách, ktoré máte na daný deň urobiť.

Kalendár Google je aplikácia na plánovanie kalendára, ktorú môžete použiť na osobné a profesionálne plánovanie úloh. Podporuje tiež integráciu s rôznymi nástrojmi na riadenie projektov, vďaka ktorým je vizualizácia termínov jednoduchá.

7. Použite mäkký termín

Mäkký termín je predbežný termín, ktorý predstihnete pôvodnému termínu. V prípade, že sa pýtate, či vám môže pomôcť mäkký termín, odpoveď je áno. Je to užitočné nielen pre profesionálne projekty. Mäkké termíny sú rovnako účinné pre osobné míľniky.

Aj tie najlepšie zostavené plány môžu zažiť čkanie. Môžete ochorieť alebo mať nejaký technický problém. Nedovoľte, aby vás nútili zmeškať termín. Majte stanovený mäkký termín a pokúste sa dokončiť prácu predtým.

Okrem šetrenia chrbta pri akýchkoľvek neočakávaných udalostiach zaistí včasné dokončenie úlohy.

8. Vyhnite sa prokrastinácii za každú cenu

Väčšina z vás bude súhlasiť s tým, že odkladanie je dôvodom, prečo nedodržiavate termíny, dokonca aj tie, ktoré ste si sami stanovili. Aj keď je za to vo väčšine prípadov zodpovedná zložitosť úlohy, niekedy môžu ľudia otáľať, pretože za dokončenie úlohy neexistuje žiadna odmena.

Prokrastinácia sa stáva bežnejšou pri osobných úlohách, ktoré nezahŕňajú žiadneho nadriadeného ani odmenu. Vždy si však môžete dopriať po skončení práce načas. Bude vás to inšpirovať, aby ste sa nabudúce vyhli prokrastinácii.

Súvisiace: Najlepšie tipy, ako sa vyhnúť prokrastinácii a dodržiavať termíny

Včasné dokončenie úloh zvyšuje produktivitu

Termíny by nemali byť stresujúce a demotivujúce. Namiesto toho by vás to malo motivovať, aby ste úlohy dokončili včas. Môžete postupovať podľa tu uvedených vecí, aby ste splnili svoje vlastné termíny.

Meškaniam v profesijnom živote by ste sa mali za každú cenu vyhnúť aj zisťovaním možných príčin a ich riešení.

9 dôvodov, prečo projekty meškajú a ako sa im vyhnúť

Zistite, prečo sa vaše projekty môžu oneskoriť a ako sa im môžete taktne vyhnúť.

Prečítajte si ďalej

O autorovi