Ako vytvoriť profesionálnu faktúru od začiatku: 5 jednoduchých krokov

Fakturácia je nevyhnutnou súčasťou freelancingu. Je to dôkaz vašej tvrdej práce a času, ktorý ste investovali do pomoci svojim klientom s vašimi úžasnými službami. Aj keď môže byť fakturácia automatizovaná, možno nebudete mať dostatok rozpočtu na to, aby ste mohli minúť na drahý účtovný softvér.

Navyše, používanie rovnakých starých šablón faktúr, ktoré používajú všetci ostatní, nepomôže vašej značke vyniknúť. V tomto článku sa dozviete, ako vytvoriť faktúru od začiatku, aby ste ju mohli fakturovať svojim klientom – takú, ktorá je pre vás jedinečná a reprezentuje vašu značku.

Krok 1: Vytvorte zoznam Essentials

Faktúra obsahuje tieto podstatné údaje:

1. Obchodné informácie oboch strán: E-maily, telefónne čísla, adresy atď.
2. Číslo faktúry: Jedinečné číslo na identifikáciu faktúry (príklad: #1001).
3. Dátum vydania: Dátum, kedy ste vystavili faktúru.
4. Do dátumu: Dátum, do ktorého vám má klient zaplatiť.
5. Popis: Stĺpec obsahujúci všetky služby, ktoré ste klientovi dodali.
6. Cena: Vaše poplatky za jednotku každej dodanej služby.
instagram viewer
7. množstvo: Počet jednotiek vašej služby, ktoré si klient kúpil (príklad: 10 článkov).
8. Celkom: Celková cena každej dodanej položky služby, t. j. cena vynásobená množstvom.
9. Medzisúčet: Celkové náklady na všetky položky služby spolu pred úpravami.
10. daň: Daň splatná (ak existuje) klientom pri nákupe vašich služieb. Poraďte sa so svojím účtovníkom, aby vás previedol týmto procesom.
11. Dlžná suma: Konečné náklady, ktoré bude klient znášať výmenou za vaše služby po všetkých úpravách.
12. Platobné údaje: Všetky spôsoby platby, ktoré akceptujete, vrátane podrobností o vašom účte.
13. Podmienky: Podmienky, na ktorých ste sa vy a váš klient dohodli pred uzavretím obchodu.

Tu je tip: Je dobré zahrnúť do faktúry malé gesto vďačnosti. Niečo také malé ako „Ďakujem za vašu prácu“ dodáva vašej faktúre osobitosť. Dáte tak svojmu klientovi vedieť, že sa tešíte na ďalší obchod s ním.

Pozor si dávajte aj pri poskytovaní zliav. Začiatočníci na voľnej nohe sú často v pokušení poskytnúť svojim klientom veľké zľavy v nádeji, že zostanú. To však môže viesť k opačnému efektu, pretože klienti môžu vnímať vašu pôvodnú cenu ako skresľujúcu hodnotu, ktorú dodávate.

Súvisiace: Čo klienti hľadajú pri najímaní nezávislých pracovníkov

Krok 2: Pridajte svoje identifikátory značky

To, čo odlišuje skvelú faktúru od priemernej, je to, ako dobre je navrhnutá. Ten môže obsahovať všetky podstatné časti, ale vyzerá neuveriteľne nudne a neinšpiratívne. Ak to urobíte správne, vaša faktúra môže okrem právneho dokumentu pôsobiť aj ako jemný marketingový nástroj.

Môžete to urobiť pomocou identifikátorov vašej značky, ako je vaše logo, typografia a farby značky. Prostredníctvom šikovnej kombinácie farieb, písma a syntaxe môžete ovplyvniť náladu klienta pri pohľade na vašu faktúru a upriamiť jeho pozornosť na najdôležitejšie časti.

Súvisiace: Ako vytvoriť vlastnú paletu farieb v programe Adobe Photoshop

Krok 3: Dokončite rozloženie šablóny

Po dokončení pridávania identifikátorov značky je ďalším krokom dokončenie rozloženia faktúry. To znamená zariadiť všetko tak, aby sa všetky prvky faktúry navzájom dopĺňali. Cieľom je vytvoriť vlastnú šablónu, ktorú možno používať neobmedzene.

Dobrá šablóna je taká, ktorá je usporiadaná, krásna, presná a nekonečne opakovane použiteľná. Nebojte sa, na to nemusíte byť grafik. Stačí základné pochopenie dizajnu a zvedavosť experimentovať. Môžete si tiež pozrieť šablóny online pre inšpiráciu.

Súvisiace: Základné konštrukčné prvky a ako ich používať

Keď už hovoríme o dizajnéroch, môže byť dobrý nápad najať si jedného na tento proces. Môžu vám pomôcť používať identifikátory vašej značky spôsobom, ktorý ste si možno ani nevedeli predstaviť, a lepšie usporiadať vašu faktúru. Napokon, zamestnať niekoho raz je oveľa lacnejšie ako platiť bežný poplatok za účtovný softvér.

Pamätajte, že vaša šablóna by mala byť zmesou dizajnu a údajov. To znamená, že by mala presne zobrazovať všetky potrebné podrobnosti o vašej faktúre a stále vyzerať reprezentatívne. To je zvyčajne ťažké dosiahnuť hneď na prvý pokus, takže sa nebojte veci pokaziť; učiť sa pokusom a omylom.

Krok 4: Vyplňte podrobnosti a skontrolujte chyby

Informácie uvedené na faktúre sú veľmi dôležité z právneho aj odborného hľadiska. Faktúra obsahujúca nesprávne informácie je pre klientov okamžitou varovnou vlajkou a môže poškodiť alebo dokonca ukončiť váš vzťah s nimi.

Tri veci, ktorým je potrebné venovať osobitnú pozornosť, sú konečná splatná suma, spôsoby platby a dohodnuté zmluvné podmienky. Pamätajte, že nikto nemá rád prekvapenia na faktúre. Čím jednoduchšie bude váš klient platiť vám, tým je pravdepodobnejšie, že platbu dostanete včas.

Krok 5: Pošlite faktúru svojmu klientovi

Keď je všetko nastavené (vraj po mnohých revíziách), pošlite faktúru svojmu klientovi. Uistite sa, že ste nepoužili upraviteľné formáty dokumentov, ako je .docx, a namiesto toho ste sa rozhodli pre .png alebo .pdf. Prvý z nich dodáva obchodu zmätok a nedôveru, ak niektorá strana neskôr upraví dokument.

Súvisiace: Klientske červené vlajky by si mal byť vedomý každý nezávislý pracovník

Ak posielate faktúru novému klientovi a neviete, čo napísať do e-mailu, použite túto šablónu:

Dobrý deň [klient],

Ďakujeme, že ste si pre svoje požiadavky vybrali [názov vašej spoločnosti]. V prílohe tohto e-mailu nájdete svoju faktúru za pracovné položky dodané v/počas [čas dodania práce].

Neváhajte a dajte nám vedieť, ak máte nejaké pochybnosti alebo potrebujete niečo objasniť, radi vám pomôžeme. Tešíme sa na budúcu spoluprácu.

Vytvorte nezabudnuteľnú faktúru

Možno si myslíte, že tráviť čas navrhovaním faktúry sa neoplatí, pretože za to napokon nedostanete zaplatené. Prečo sa teda obťažovať vytváraním vlastnej šablóny, keď môžete použiť len hotovú šablónu?

Aj keď je to pravda, všimnite si, že vlastná faktúra je jemný, ale silný marketingový nástroj. Nielenže to signalizuje kompetenciu a profesionalitu, ale tiež zanechá stopu vašej značky na každom novom klientovi – vďaka čomu budete zapamätateľní.

Ako sa stať úspešným nezávislým pracovníkom: 8 základných zručností

Chcete vedieť, ako sa stať úspešným freelancerom? Tu je niekoľko kľúčových zručností, ktoré budete potrebovať!

Prečítajte si ďalej

O autorovi