Ako si vybrať ideálny nástroj na vytváranie prehľadov: 8 funkcií, ktoré treba hľadať

Hoci sa reportovacie nástroje stali kľúčovou súčasťou obchodného rozhodovania, možno ste doteraz žiadne nepoužívali. Tieto aplikácie môžu poskytovať prehľady o akomkoľvek preferovanom dopyte alebo téme.

Keďže organizačné požiadavky a funkcie nástroja sa môžu líšiť, musíte si softvér vyberať opatrne. V tomto článku sa dozviete o nástrojoch na vytváranie prehľadov a o tom, ako si môžete vybrať dokonalý nástroj pre svoj tím alebo organizáciu.

Ako už názov napovedá, nástroje na podávanie správ poskytujú organizáciám správy pomocou analýzy a štruktúrovania potrebných údajov z rôznych zdrojov. Tieto nástroje pomáhajú tímom a organizáciám robiť rozhodnutia podložené údajmi tým, že zobrazujú všetky informácie na jednom mieste. Vďaka tomu môžete rýchlo nájsť potrebné údaje.

S takýmito nástrojmi tímy nemusia zbierať údaje manuálne. Namiesto toho môžu tento čas investovať do niečoho produktívnejšieho. V závislosti od typu organizácie môžu nástroje na vytváranie prehľadov generovať rôzne prehľady, ako sú prehľady predaja,

správa o plnení úlohy, správa o rozpočte, správa o efektivite tímu atď. Používatelia môžu tiež prispôsobiť obchodné správy na základe konkrétnych dopytov, ktoré majú.

Často je ťažké vybrať si správny nástroj, pretože na trhu sú rôzne aplikácie na vytváranie prehľadov. Tu sú hlavné funkcie, ktoré by mal mať nástroj na vytváranie prehľadov:

1. Vizualizácia údajov

Prehľady, ktoré vytvára nástroj na vytváranie prehľadov, by vám mali poskytnúť prehľad na prvý pohľad. Nástroj na vytváranie prehľadov by mal mať viacero typov vizualizácie údajov.

Klienti a tímy môžu mať rôzne požiadavky na to, ako chcú vizualizovať svoje údaje. Preto čím viac možností vizualizácie má nástroj na vytváranie prehľadov, tým lepšie.

Niektorí metódy vizualizácie dát sú koláčové grafy, výsekové grafy, grafy časovej osi, čiarové grafy, dátové mapy, bodové grafy, Vennove diagramy atď. Keď máte v nástroji na vytváranie prehľadov k dispozícii rôzne vizualizácie, môžete si vybrať tú, ktorá najlepšie vyhovuje vašim potrebám a úrovni pohodlia.

2. Hlásenie presúvaním myšou

Ak na vytvorenie zostavy použijete nástroj, mali by ste byť schopní pridávať komponenty bez akýchkoľvek problémov. Funkcia drag-and-drop sa stala nevyhnutnou súčasťou každého sofistikovaného nástroja na vytváranie prehľadov. Táto funkcia umožní komukoľvek zahrnúť údaje, vizualizačné modely alebo akékoľvek iné prvky na dashboard.

Vaši spoluhráči dokonca nebudú potrebovať žiadne školenie o vytváraní zostáv, ak môžu presúvať prvky na paneli. Akonáhle dashboard obsahuje všetko, čo chcete, je vyplnenie správy z neho hračkou.

3. Interaktívne informačné panely prehľadov

Neexistuje žiadna alternatíva k intuitívnemu a interaktívnemu dashboardu nástroja na podávanie správ. Je to miesto, kde nástroje na vytváranie prehľadov zobrazujú svoje údaje. Vaša aplikácia by mala byť interaktívna, aby našla požadované údaje pomocou rôznych možností filtrovania.

Zároveň vám táto funkcia pomáha prezerať údaje z rôznych perspektív. Pomáha vám tiež pri poskytovaní transparentných a kompaktných obchodných údajov v správe, ktoré sú kľúčové pre prijímanie dobre informovaných rozhodnutí.

4. Statické prehľady

Statické prehľady sa týkajú prehľadov, ktoré obsahujú údaje z určitého časového bodu. Tento prehľad zobrazuje informácie o vopred určenom období, ktoré vám pomôžu urobiť správne rozhodnutie. Pri výbere nástroja na vytváranie prehľadov sa musíte uistiť, že dokáže poskytnúť statický prehľad.

Túto správu budete potrebovať na diskusiu o výkone zamestnancov za jeden mesiac alebo o pokroku v projekte. Aj keď dobrý softvér na vytváranie správ by mal mať funkciu statických správ, nemal by to byť jediný faktor, na ktorý by ste sa mali zamerať. Mal by byť tiež schopný ponúkať správy v reálnom čase.

Súvisiace: Čo je univerzálne podávanie správ v Asane? Prečo by ste ho mali používať?

5. Živé spravodajstvo

Každý prehľad, ktorý vytvoríte pomocou nástroja na vytváranie prehľadov bez toho, aby ste ho označili ako statický, je prehľad v reálnom čase. Správa v reálnom čase vám ponúka najaktuálnejšie informácie, ktoré sú nevyhnutné na prijímanie aktualizovaných a relevantných rozhodnutí. Váš reportovací nástroj by mal byť schopný generovať aj reporty v reálnom čase.

Presné údaje zaručujú, že budete robiť múdre obchodné rozhodnutia. Vďaka možnosti prístupu k údajom v reálnom čase bude každý člen tímu na rovnakej stránke. Okrem toho, že vám tento prehľad pomáha vyhodnocovať štatistiky a výkon, znižuje aj oneskorenia v pracovnom postupe.

Získajte nástroj na podávanie správ, ktorý vám môže ponúknuť živé správy o akejkoľvek téme na optimalizáciu cieľov tímu a vytváranie stratégií do budúcnosti.

6. Podpora integrácií

Na svete neexistuje jediný nástroj, ktorý by dokázal splniť všetky požiadavky organizácie. Moderné obchodné organizácie preto potrebujú prepojený ekosystém viacerých aplikácií, aby mohli efektívne vykonávať všetky úlohy. Integráciou rôznych nástrojov ich môžete synchronizovať.

Váš nástroj na vytváranie prehľadov by mal tiež ponúkať integračné zariadenie s mnohými ďalšími aplikáciami. Vďaka integrácii bude zber a analýza údajov automatizovaná a bezproblémová.

Pred výberom aplikácie na vytváranie prehľadov pre svoj tím si pozrite jej zoznam podporované aplikácie na integráciu. Choďte na to iba vtedy, ak zoznam obsahuje všetky hlavné aplikácie, ktoré používate. Dobrý nástroj na vytváranie prehľadov by mal tiež ponúkať integráciu e-mailov a umožniť vám zdieľať prehľad s ostatnými prostredníctvom e-mailov.

7. Flexibilita pre prispôsobenia

Nikto nechce vidieť správu v rovnakom formáte na každom stretnutí. Svojim správam môžete kedykoľvek pridať kúsok kreativity a inovácie, keď si ich prispôsobíte.

Nástroj na vytváranie prehľadov, ktorý si vyberiete, by vám mal ponúknuť úplnú flexibilitu pri jeho úprave. Mali by ste byť schopní meniť farby, tabuľky, rozloženie a ďalšie prvky podľa vašej značky. Pri vytváraní prehľadu pre vášho klienta, jeho prispôsobenie na základe imidžu vašej značky pre neho zvýši vašu hodnotu.

8. Šablóny pripravené na použitie

Vytvorenie správy od začiatku môže byť náročné, najmä ak je nedostatok času. V takýchto situáciách by sa mala hodiť šablóna správy. Ak má váš nástroj na vytváranie prehľadov vstavané šablóny na rôzne účely, môžete si jednu jednoducho vybrať a začať s ňou.

Vytvorenie správy vám môže zabrať veľa času a úsilia. Oboje si môžete uložiť pomocou šablón. Všetko, čo musíte urobiť, je vybrať šablónu a prepojiť ju so zdrojom údajov. Nástroj umiestni údaje na správne miesto a váš prehľad bude pripravený v krátkom čase.

Výber správneho reportovacieho nástroja pre váš tím je kľúčom k rýchlemu a správnemu rozhodovaniu. Teraz, keď poznáte funkcie, ktoré by mal mať nástroj na vytváranie prehľadov, vyberte si softvér rozumne.

Pomocou týchto aplikácií môžete vždy analyzovať a riadiť produktivitu svojho tímu. Nástroje na podávanie správ sú kľúčovým technologickým balíkom každého projektu, či už váš tím pracuje na mieste alebo zo vzdialených miest.

10 najlepších tipov na efektívne riadenie vzdialeného tímu

Je pre vás ťažké riadiť tím pracujúci na diaľku? Vyskúšajte tieto najlepšie tipy pre organizovanú vzdialenú správu tímu.

Prečítajte si ďalej

O autorovi