8 pokročilých databázových funkcií, ktoré by ste mali používať

Stránky Notion možno používate na vytváranie databáz bez kódu pomocou funkcií Notion, ako sú zoznam, tabuľka, galéria, kalendár a tabuľa. Funkcie databázy Notion ďalšej úrovne však môžu zvýšiť vaše úlohy, správu zdrojov a celkovú produktivitu projektu.

Tieto funkcie na vysokej úrovni vám umožňujú nielen organizovať projektové údaje v databázach. Môžete deliť a deliť svoje údaje alebo použiť vzorce na objavovanie vzorov. Čítajte ďalej a dozviete sa o týchto pokročilých funkciách a ich výhodách.

1. Správa vlastností databázy

Organizácia obrovského súboru údajov sa stáva jednoduchou pomocou funkcie vlastnosti údajov pojem. Na účely klasifikácie musíte pridať nové vlastníctvo údajov. Pridanie údajovej vlastnosti tiež dáva údajom nový kontext. Môžete napríklad pridať vlastnosti databázy, ako sú vlastníci úloh, termíny splnenia, časové pečiatky posledných úprav, relevantné adresy URL atď.

Vlastnosti databázy môžete využiť aj na prácu s údajmi. Ak majú napríklad údaje viacero vlastností, ako je text, číslo, osoba, e-mail a telefón, zobrazia sa v rôznych scenároch, ak vyberiete relevantnú vlastnosť filtrovania.

Existujú dva typy vlastností databázy, a to základné a pokročilé vlastnosti. Spomedzi 12 základných vlastností sú najbežnejšie E-mail, Telefón, Text, URL, Dátum a Súbory a médiá. Naopak, Formula, Relation a Rollup sú spoločné medzi celkovo siedmimi pokročilými vlastnosťami.

Notion vám umožňuje spravovať vlastnosti mnohými spôsobmi, ako je pridanie nového, odstránenie existujúceho, skrytie, zobrazenie a preusporiadanie.

Súvisiace: SQL vs. NoSQL: Aká je najlepšia databáza pre váš ďalší projekt?

2. Databázové filtre

Po pridaní niekoľkých vlastností do množiny údajov môžete databázu filtrovať a zamerať sa na konkrétnu sekciu. Budete musieť vybrať vlastnosť filtra. Funkcia Filter funguje na základe logiky mať alebo nemám.

Môžete vytvoriť nový filter z Pridajte filter možnosť z Filter menu nad databázou. V závislosti od stratégie získavania údajov môžete vytvárať zložité alebo jednoduché filtre.

Je možné, že budete musieť použiť rovnaký filter viackrát. Môžete tiež skopírovať databázu a vytvoriť novú databázu pre konkrétne zobrazenie filtra, aby ste ušetrili čas.

Môžete vytvoriť vnorené filtre až do troch vrstiev. Vnorené filtre vám tiež umožňujú pridávať A a ALEBO logika. The Pridajte skupinu filtrov možnosť z Filter vám umožňuje vytvárať vnorené filtre.

3. Triedenie databáz v reálnom čase

Svoje údaje prepojené s rôznymi vlastnosťami môžete usporiadať vo vzostupnom a zostupnom poradí pomocou funkcie Zoradiť v aplikácii Notion. Triedenie je špeciálne užitočné na usporiadanie údajov, obsahu alebo úloh v závislosti od známych typov vlastností.

Povedzme napríklad, že chcete poznať prioritné úlohy dňa. Tabuľku úloh si môžete zoradiť podľa priority, aby ste vedeli, ktoré úlohy si vyžadujú okamžitú pozornosť. Môžete tiež použiť ďalšie funkcie triedenia, ako je abecedné, naposledy upravené atď.

Funkcia Sort aplikuje odlišnú logiku triedenia vlastností v závislosti od hodnoty vlastnosti. Napríklad vlastnosti Text a Názov zobrazia možnosť abecedného triedenia. Na druhej strane vlastnosť čísla ponúkne len číselné triedenie.

4. Použiť databázové vzťahy

Funkcia Relation programu Notion šetrí váš čas znížením úsilia pri správe viacerých databáz pre akýkoľvek projekt. Spája všetky databázy, aby ste mohli získať potrebný prehľad z akejkoľvek databázy toho istého projektu.

Okrem toho môžete vykonať globálnu analýzu údajov pripojením všetkých databáz z rôznych oddelení. Aplikácia databázových vzťahov v Notion je celkom jednoduchá a nezahŕňa žiadne kódovanie. Vytvorte dokonalú relatívnu databázu bez kódu na Notion len niekoľkými kliknutiami:

1. Stačí pridať a Vzťah vlastnosť v databáze, kde chcete prepojiť ostatné databázy.
2. Notion zobrazuje dostupné databázy na výber.
3. V časti hodnoty vlastnosti vyberte riadok údajov, ktorý chcete prepojiť s aktuálne vybratými údajmi.

Súvisiace: Ako vytvoriť vzťahy medzi viacerými tabuľkami pomocou dátového modelu v Exceli

5. Agregovať údaje pomocou súhrnov

Rollup je ďalšou dôležitou funkciou, ktorá vám pomáha získať základné údaje v rámci akýchkoľvek pripojených databáz Notion. Môžete napríklad použiť funkciu Rollup na odhadnutie celkového času dokončenia projektu bez manuálneho počítania prepojených úloh.

Súhrn ponúka aj ďalšie výpočty, ako napríklad Počítať všetko, Počítať hodnoty, Počítať prázdne, Percento neprázdnych atď. Podobne ako pri funkcii Relation, Rollup je tiež funkcia bez kódu. Súhrn môžete vytvoriť iba v troch krokoch, konkrétne výberom vzťahu, vlastnosti a výpočtu.

Výkonnou funkciou Notion je prepojenie s databázou. Funkcia prepojenej databázy vám umožňuje zobraziť časť tabuľky údajov v rôznych pracovných priestoroch. Ak máte v Notion rôzne tímové pracovné priestory, je to perfektná funkcia na predvádzanie úloh na úrovni tímu.

V prepojenej databáze môžete použiť aj samostatné filtre bez toho, aby ste museli vykonať akékoľvek vizuálne zmeny v nadradenej databáze. Môžete tiež použiť funkcie triedenia. Prepojené databázy zobrazujú obojsmerný úryvok nadradenej databázy. Prepojená databáza získava údaje z rovnakého zdroja, ale má rôzne zobrazenia, zoradenia a filtre.

Ak vykonáte akékoľvek zmeny na úrovni obsahu alebo vlastností v ktorejkoľvek z prepojených databáz, obsah zdrojovej databázy bude tiež odrážať tieto zmeny.

7. Výpočty a funkcie

Databáza Notion vám poskytuje prístup k jednoduchým a zložitým matematickým výpočtom. Môžete si vytvoriť svoj vlastný vzorec a spustiť ho vo svojej databáze, aby ste vytvorili správy alebo prognózy pre svoje projekty.

Do databázy musíte pridať vlastnosť Formula. Potom môžete spustiť všetky druhy funkcií a výpočtov zahrnutím ďalších vlastností databázy. Po pridaní Vlastnosť vzorca, kliknutím na ľubovoľný riadok zobrazíte Vzorec Ponuka. Táto ponuka obsahuje sekcie ako Vlastnosti, Konštanty, Operátory a Funkcie.

8. Šablóny databázy

Šablóny databázy odstraňujú ťažkosti so zadávaním údajov a zvyšujú produktivitu pri práci s databázami Notion. Tieto šablóny zabezpečujú, že vy alebo členovia vášho tímu budete postupovať podľa jednotnej štruktúry zadávania údajov.

Šablónu databázy môžete vytvoriť raz pre konkrétne údaje, ako je odosielanie správ o chybách, žiadostí o schôdzu, osobných denníkov atď. Pre bežnú prácu jednoducho vyberte túto šablónu a zadajte iba údaje. Vlastnosti a štruktúry sa automaticky zobrazia na šablónach databázy.

Extrahujte dôležité poznatky z databázy vašich predstáv

Teraz, keď poznáte niektoré funkcie na vysokej úrovni databázového systému Notion, môžete ich bez námahy použiť na svoje stránky Notion a wiki. Ide o životne dôležité nástroje na prepojenie súborov údajov a vytváranie vzorov na uhádnutie budúceho postupu.

Nedovoľte, aby sa vaša databáza Notion stala ďalšou položkou vo vašom technickom balíku. Manipulujte s databázami tak, ako chcete pridať hodnotu k vašim agilným cieľom produktivity.

9 najlepších nástrojov agilnej produktivity pre vzdialené a hybridné tímy

Chcete vedieť, ktorý agilný nástroj na riadenie projektov je vhodný pre váš tím? Zistite to z tohto zoznamu najlepších nástrojov agilnej produktivity.

Prečítajte si ďalej

O autorovi