12 najlepších funkcií Microsoft Access pre správu databáz

Správa databázy môže byť opakovaná a hektická, ak nepoužívate správny nástroj. S Microsoft Access je udržiavanie databázy vzťahov jednoduché.

Čítajte ďalej a dozviete sa viac o Microsoft Access a jeho hlavných prvkoch a funkciách.

Čo je Microsoft Access?

Microsoft Access je robustný nástroj na zvýšenie produktivity, ktorý je súčasťou balíka Microsoft 365. V tejto databáze môžete zaznamenávať, prezerať, upravovať a sledovať údaje. Môžete dokonca vytvoriť vzťah medzi údajmi.

Okrem ukladania obrovského množstva informácií umožňuje jednoduché vyhľadávanie a používanie údajov na rôznych platformách. Microsoft Access tiež podporuje integráciu s ďalšími nástrojmi na jednoduchú synchronizáciu údajov. Niektoré z jeho hlavných komponentov sú tabuľky, formuláre, zostavy a dotazy.

1. Pohľad do zákulisia

Zobrazenie Microsoft Access Backstage je to, čo uvidíte, keď spustíte softvér Access, ale neotvoríte databázu. Pomocou zobrazenia Microsoft Access Backstage môžu používatelia vykonávať množstvo úloh správy databázy vrátane otvorenia existujúcej databázy a vytvorenia novej.

Jeho panel ponuky obsahuje príkazy, ktoré môžete použiť na databázový súbor. Na páse s nástrojmi Súbor si môžete vybrať z jeho šablón na vytvorenie nového súboru.

2. Databáza

Microsoft Access je systém správy databáz (DBMS), ktorý vám umožňuje vytvárať a spravovať veľké databázy. Databáza vám pomáha udržiavať informácie organizovaným spôsobom.

Databázový súbor vytvorený v programe Microsoft Access 2007 alebo novších verziách má príponu súboru ACCDB, zatiaľ čo databázy vytvorené v starších verziách programu Access sú známe ako MDB.

Zvyčajne sú všetky tabuľky databázy programu Access spolu s ďalšími objektmi, ako sú formuláre, zostavy, makrá a moduly, uložené v jednom súbore.

3. Vzťahy

Vytvorením vzťahov môžete vytvoriť spojenie medzi dvoma rôznymi tabuľkami. Vzťah zahŕňa polia dvoch tabuliek obsahujúcich zodpovedajúce údaje.

Súvisiace: Ako vytvoriť vzťahy medzi viacerými tabuľkami pomocou dátového modelu v Exceli

Napríklad pole ID študenta v tabuľke Údaje o študentovi možno prepojiť s poľom s rovnakým názvom v tabuľke Výsledky študentov. Vzťahy pomáhajú predchádzať chýbajúcim údajom a rýchlo určovať výsledky dotazu.

4. Primárne kľúče

Pokiaľ ide o priraďovanie a zmysluplné kombinovanie údajov z viacerých tabuliek v programe Microsoft Access, musíte použiť pole primárneho kľúča. Primárny kľúč jednej tabuľky je cudzí kľúč v inej tabuľke. Je možné pridať pole primárneho kľúča do iných tabuliek, aby ste sa vrátili späť na zdrojovú tabuľku primárneho kľúča.

5. Tabuľky

Accessové tabuľky vyzerajú podobne ako excelová tabuľka obsahujúca riadky a stĺpce. V programe Microsoft Access sa však riadky a stĺpce označujú ako záznamy a polia.

Okrem toho ukladá údaje inak ako tabuľkový procesor. Mali by ste vytvoriť jednu tabuľku na sledovanie každého druhu informácií. Tento proces sa nazýva normalizácia. Pomáha vám vyhnúť sa nadbytočnosti a robí databázu flexibilnou.

6. Formuláre

Formuláre programu Microsoft Access vám umožňujú prezerať, zadávať a upravovať údaje v jednom riadku naraz. Formulár zvyčajne obsahuje príkazové tlačidlá a ovládacie prvky na vykonávanie iných úloh, ako je odosielanie údajov do iného nástroja.

Pomocou formulárov môžete ovládať, ako niekto interaguje s informáciami databázy. Nástroje na vytváranie formulárov nájdete na Vytvorte v ponuke Prístupový pás s nástrojmi. Tu si môžete navrhnúť svoj vlastný formulár navrhnutím prázdneho formulára. Najlepšou možnosťou je však prejsť cez Sprievodcu formulárom.

7. Správy

Zostavy programu Access môžete použiť na formátovanie, zostavovanie a prezentáciu údajov. Vo všeobecnosti obsahuje odpovede na konkrétnu otázku. Ak chcete získať aktualizované informácie o databáze, spustite zostavu kedykoľvek.

Je tiež možné naformátovať zostavu tak, aby zobrazovala údaje najefektívnejším spôsobom. Môžete ho naformátovať na prezeranie, tlač, exportovanie alebo odoslanie ako prílohu e-mailu.

Súvisiace: Čo je Microsoft SharePoint? Vlastnosti a výhody jeho používania

8. Dotazy

Funkciou dotazu je získať z tabuliek údaje, ktoré spĺňajú špecifické podmienky. Môžete ho použiť aj na vykonanie niektorých preddefinovaných výpočtov. V počítačovej aplikácii Access môžete použiť dotazy na aktualizáciu alebo odstránenie viacerých záznamov súčasne.

Dotazy môžu byť dvoch typov: výberové dotazy a akčné dotazy. Zatiaľ čo výberový dotaz umožňuje používateľom prezerať, kopírovať a tlačiť získané údaje, akčný dotaz môže vykonať úlohu s údajmi.

9. Makrá

Makro je nástroj, ktorý automatizuje úlohy a pridáva funkcie do rôznych častí databázy vrátane formulárov, zostáv a ovládacích prvkov. Je to program na automatizáciu manuálnych úloh, ako je otvorenie zostavy, spustenie dotazu, kopírovanie, vkladanie a formátovanie tabuľky v Accesse, ktoré pravidelne vykonávate.

Napríklad pripojením makra k príkazovému tlačidlu môžete zaistiť, že sa makro spustí po kliknutí na toto tlačidlo.

Súvisiace: Ako začať používať makrá vo Worde

10. Moduly

Modul je sada deklarácií a procedúr, ktoré pridávajú funkcie do vašej databázy. Tieto vyhlásenia sú zostavené ako jednotka. Na písanie modulov musíte použiť jazyk VBA.

Môžu existovať moduly tried alebo štandardné moduly. Moduly tried sú spojené s formulármi a zostavami, zatiaľ čo štandardné moduly nie sú pripojené k žiadnemu objektu.

11. Vstupné masky

Vstupné masky označujú platný formát vašej vstupnej hodnoty v poli. Táto funkcia je však dostupná len pre počítačové databázy Accessu.

Vstupné masky môžu zabezpečiť konzistenciu zadanej hodnoty, najmä v poliach citlivých na hodnotu, ako sú telefónne čísla a PSČ. Obsahuje jednu povinnú a dve nepovinné časti, každú oddelenú bodkočiarkou.

12. Pravidlá validácie

Tieto pravidlá môžete použiť na overenie údajov, ktoré zadáte do databázy. Nástroj na tvorbu výrazov vám môže pomôcť s presným formátovaním pravidla. Microsoft Access má dva typy pravidiel overovania:

Pravidlo overenia poľa

Ak pre pole nastavíte overovacie pravidlo, Access vám zabráni opustiť toto pole, pokiaľ nezadáte platnú hodnotu. Predpokladajme, že pridáte >=#12/01/2021# v majetku Validačné pravidlo dátumového poľa. V takom prípade musíte zadať dátumy iba od 1. decembra 2021.

Pravidlo overenia záznamu

Môžete ho použiť na ovládanie, kedy môžete uložiť záznam. Toto pravidlo zohľadňuje ostatné polia v tej istej tabuľke a porovnáva ich hodnoty.

Microsoft Access na správu relačnej databázy

Pokiaľ ide o správu relačnej databázy, Microsoft Access ponúka bezproblémové riešenie pre podnikových používateľov. Tento článok diskutoval o základných funkciách Microsoft Access, prečítaním ktorého budete mať základnú predstavu o tomto nástroji.

Ak máte záujem dozvedieť sa, ako vytvoriť jednoduchú databázu pomocou programu Microsoft Access, prečítajte si nasledujúci článok.

Ako vytvoriť databázu v programe Microsoft Access: Podrobný sprievodca

Chcete vytvoriť jednoduchú databázu v programe Microsoft Access, aby ste si vylepšili svoje databázové zručnosti? Tu je návod, ako na to krok za krokom.

Prečítajte si ďalej

O autorovi