Ako používať metódu inventarizácie záväzkov na optimalizáciu správy úloh

Máte niekedy pocit, že máte toho veľa na práci a nemáte na to dostatok času? Ak áno, pravdepodobne patríte k väčšine populácie. Či už ide o pracovné alebo domáce povinnosti, vždy je potrebné niečo urobiť.

Možno ste vyskúšali najrôznejšie techniky produktivity, aby ste sa dostali na vrchol svojej pracovnej záťaže, no stále ste zaostávali. Ak však chcete zlepšiť svoj time management a riadenie úloh, odpoveďou môže byť inventár záväzkov.

Ako funguje inventarizácia záväzkov?

Záväzkový inventár je nástroj na správu úloh, ktorý vám umožňuje efektívnejšie riadiť svoj čas. Je to jednoduché, aj keď si to vyžaduje trochu plánovania, aby to fungovalo. V podstate vytvoríte kategorizovaný inventár všetkých svojich záväzkov a rozhodnete sa, koľko času pridelíte každej časti.

Inventár, ktorý vytvoríte, môže byť špecifický pre prácu, v takom prípade by ste si zapísali všetky rôzne typy úloh, ktoré vykonávate v rámci svojej práce. Môže to zahŕňať napríklad administratívu, marketing, projekt A, projekt B a stretnutia.

Cieľom je vypočítať, koľko času v percentách vám zaberie, aby ste vykonali prácu v každej kategórii na dobrej úrovni. Ak zistíte, že váš percentuálny podiel presahuje 100 %, budete sa musieť rozhodnúť, čo zo svojho inventára odstrániť.

Súvisiace: Dôvody, prečo by ste mali používať myšlienkové mapy vo svojom každodennom živote

Inventár záväzkov vám presne ukáže, kam sa váš čas musí dostať a prečo nestíhate všetko. Pomáha vám upratať si povinnosti a umožňuje vám sústrediť sa na to, čo je možné a dôležité.

Vytvorte zoznam záväzkov

Na začiatok si budete musieť vytvoriť zoznam záväzkov, čo by mali byť kategórie úloh, ktoré robíte. Mal by to byť dôkladný zoznam a mal by obsahovať všetko, čo musíte urobiť v rámci svojej práce. Môžete si vytvoriť samostatný inventár pre domáce povinnosti alebo ho skombinovať s pracovným.

Trello je vynikajúca aplikácia na generovanie zoznamu, pretože môžete vytvárať dosky s viacerými zoznamami a prezerať si ich vedľa seba. Ak chcete začať, postupujte takto:

1. Na Trello kliknite v hornej časti Vytvoriť > Vytvoriť nástenku.
2. Pomenujte svoju tabuľu a kliknite Vytvorte.
3. Kliknite na Názov z prvého zoznamu napíšte „Záväzky“, aby ste ho premenovali, a stlačte Zadajte na klávesnici.
4. Kliknite Pridať kartu vytvoriť novú kategóriu, napr.
5. Pre každú kategóriu môžete napísať do Popis karty aké úlohy patria do tejto kategórie.

Teraz, keď máte zoznam záväzkov, môžete začať počítať percento času, ktorý budete potrebovať na každý z nich. Nebuďte v tomto bode vzácni, pokiaľ ide o celkové percento; stačí napísať vedľa každého záväzku, koľko času by ste rozumne potrebovali, aby ste to urobili dobre.

Súvisiace: Tipy na správu násteniek Trello

Keď to urobíte, môžete spočítať percentá a nájsť svoj celkový počet. Tu väčšina ľudí zistí, že ich súčet presahuje 100 %.

Buďte realistickí vo svojom čase

Zákon percent diktuje, že 100 % vášho času je maximum, ktoré môžete venovať. Ak si vaše predsavzatia vyžadujú viac ako toto, je pravdepodobné, že buď podáte slabý výkon, alebo veci jednoducho nedokončíte vôbec.

Preto sa budete musieť rozhodnúť, čo je potrebné odstrániť z vášho inventára, aby ste mohli podávať dobré výkony a správne riadiť svoj čas. Môže byť náročné odstrániť veci z tohto zoznamu, najmä ak to znamená vypadnúť z projektu alebo povedať nie ľuďom. Je však potrebné byť realistický v tom, čo je možné v daný deň alebo týždeň.

Možno budete chcieť odstrániť pracovné úlohy, ktoré:

• Môžete ľahko delegovať.
• Sú dodatočné povinnosti, na ktoré nemáte čas, t.j. konkrétne projekty.
• Nie sú potrebné.

Ak chcete odstrániť karty na Trello, umiestnite kurzor myši na kartu a kliknite na Upraviť ikonu a vyberte Archív. Pokračujte v tom, kým vaše záväzky nebudú tvoriť 100 % vášho času.

Súvisiace: Ako splniť termíny a dokončiť úlohy včas

Použite svoj inventár záväzkov na správu úloh

Keď je váš inventár záväzkov dokončený a pripravený na použitie, je dôležité dodržiavať časové limity, ktoré ste pridelili každému záväzku. Dá sa to jednoducho dosiahnuť nastavením úloh na základe každého záväzku.

Povedzme napríklad, že ste 15 % svojho času pridelili administratíve, ktorá zahŕňa kontrolu e-mailov, písanie poznámok a zápisy zo stretnutí. Administrátorský čas by preto mal zaberať len 15 % vášho pracovného času, bez prestávok.

Môžete to bez problémov zvládnuť na Trello pomocou dosky, ktorú ste už vytvorili. Kliknutím môžete vytvoriť zoznam úloh na nástenke Trello Pridajte ďalší zoznam.Pre každú úlohu (kartu), ktorú pridáte, môžete vybrať Upraviť > Upraviť štítky a vyberte si farbu, ktorá bude reprezentovať každý váš záväzok. Týmto spôsobom môžete sledovať, koľko času trávite na každom z nich.

Ak ty naplánujte si úlohy do kalendára, môžete to jednoducho spravovať nastavením kategórií v digitálnom kalendári. V programe Outlook to môžete urobiť výberom položky Kategórie na páse s nástrojmi a v Kalendári Google jednoducho kliknite pravým tlačidlom myši na udalosť a vyberte farbu, ktorá bude túto kategóriu reprezentovať. Získate tak jasný prehľad o svojom týždni a o tom, ako si stojí v porovnaní s vašimi viazanými zásobami.

Súvisiace: Najlepšie bezplatné šablóny priorít pre vaše projekty

Časom si môžete všimnúť, že budete musieť percentá upraviť. Môže to byť spôsobené tým, že ste boli príliš štedrí vo svojom čase, alebo nie dosť štedrí. V takom prípade prehodnoťte svoj inventár a vykonajte potrebné zmeny.

Úlohy pod kontrolou

S inventárom záväzkov budete mať oveľa lepší prehľad o tom, ako riadite svoju pracovnú záťaž. Pomôže vám to efektívne uprednostniť vaše povinnosti. Je ľahké vyvinúť tlak na seba, aby ste urobili všetko, ale realita je taká, že to nikto nedokáže. Namiesto toho, aby ste sa snažili všetko napchať, urobte krok späť a pozrite sa na to, čo je pred vami.

Stanovte si hranice počas pracovného týždňa a budete môcť lepšie vykonávať povinnosti, na ktorých vám najviac záleží. Nielen to, ale budete mať funkčný dôkaz o tom, kde trávite svoj čas, a budete ho môcť podľa potreby meniť.

Asana vs. Pondelok: Vyberte si nástroj Perfect Project Management Tool

Asana a Monday sú obľúbené nástroje projektového manažmentu, ale ako sa porovnávajú? Zistite, ktorý z nich je lepší!

Prečítajte si ďalej

O autorovi