Getting Things Done (GTD) vs. Zen to Done (ZTD): Aký je najlepší rámec produktivity?

Aj keď sa každý deň môže cítiť ako žonglovanie, je dôležité mať veci z perspektívy. Rozptyľovania je však dosť. Niekedy sa vám môže zdať, že ste v neustálom boji o to, aby ste sa sústredili na ciele, na ktorých vám najviac záleží. Čo keby však existoval systém, ktorý by vám mohol pomôcť eliminovať čas strávený menej dôležitými činnosťami?

Tu sú užitočné rámce produktivity, ako napríklad Getting Things Done (GTD) a Zen to Done (ZTD). Poskytujú lepšie pochopenie pracovného toku, zefektívňujú komunikáciu a znižujú čas strávený neefektívnymi pracovnými postupmi. Poďme sa pozrieť na oba tieto systémy.

Čo je rámec Getting Things Done (GTD)?

„Getting Things Done“ (GTD) je technika riadenia času vyvinutá guruom produktivity Davidom Allenom. Základná myšlienka metodiky vychádza z konceptu, že naša myseľ je ako neprehľadný priestor plný nedokončených úloh a projektov, ktoré musíme dokončiť.

Cieľom GTD je pomôcť ľuďom dať si život do poriadku metodickým definovaním úloh, ich rozdelením do akčných krokov, sledovaním pokroku a nakoniec ich plnením.

Ako používať GTD Framework

GTD obsahuje päť jednoduchých postupov, ktoré vám pomôžu dostať z hlavy neporiadok, takže sa môžete sústrediť na to, čo je dôležité. Nižšie je uvedených päť krokov:

Zachytiť: Prvým hlavným krokom je zhromaždiť a zachytiť všetky vaše čakajúce úlohy externé nástroje na správu úloh alebo zoznam úloh alebo si ich jednoducho zapíšte na papier. Tieto úlohy môžu byť osobného alebo profesionálneho charakteru, ako sú e-maily, stretnutia alebo texty. Tento krok je kľúčový, pretože príliš veľa úloh na mysli môže ovplyvniť vaše sústredenie a energiu.

Objasniť: Ďalším krokom je rozloženie všetkých úloh na zvládnuteľné a životaschopné akčné položky, ktoré možno rozlúštiť s absolútnou prehľadnosťou. To vám pomôže identifikovať praktické a funkčné položky a môžete sa zbaviť tých, ktoré nie sú relevantné.

Usporiadať: Tretím krokom je uprednostniť svoje úlohy a kategorizovať ich podľa ich zložitosti, kontextu alebo naliehavosti požadovanej akcie. Pomocou tejto techniky sa môžete rozhodnúť, či je potrebné úlohy vykonať hneď, odložiť na neskôr alebo ich úplne zahodiť. Väčšina používateľov GTD používať priečinky a zoznamy úloh na správu a organizovanie úloh primerane.

Preskúmanie: Z času na čas by ste sa mali pokúsiť skontrolovať a analyzovať svoj pracovný postup. Pomáha vám identifikovať úlohy, ktoré si vyžadujú vašu pozornosť. Hĺbková analýza pracovných tokov môže mať veľký vplyv na celkovú efektivitu, a preto je dôležité, aby ste nepremeškali chvíľku pri identifikácii svojich najbližších činností.

Zapojiť sa: Teraz, keď je všetko v poriadku, posledným krokom je zapojiť sa alebo začať pracovať na vybraných úlohách v poradí podľa priority.

Výhody metódy GTD

Model zahŕňa zachytenie všetkých informácií externe a vykonanie akcie neskôr, buď v naplánovanom čase, alebo keď sa vyskytne akýkoľvek externý spúšťač. Výhody GTD možno zhrnúť takto:

Viac pozornosti, menej neporiadku: GTD vám pomôže viesť záznamy o všetkých vašich projektoch a plánoch. Môžete vytvárať úlohy s termínmi, prepojiť poznámky s udalosťami v kalendári, hierarchicky usporiadať úlohy ťahaním a ich vhadzovaním do priečinkov a zobrazovaním pripomienok pomocou vhodných metód vizuálneho upozornenia nástrojov.

Udržujte zdravú rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom: Je ľahké nájsť rovnováhu vo svojom živote, keď dokážete správne sledovať svoje záväzky a úlohy. Efektívny organizačný systém, akým je GTD, vás zbaví úzkosti zo snahy riadiť svoj čas a zdroje.

Súvisiace: Nekomplikované To-Do aplikácie, ktoré sa sústredia na úlohy a urobia veci

Kreativita: GTD vám pomôže lepšie si zorganizovať prácu a život, aby ste si našli čas na nasledovanie svojej vášne a rozvíjanie kreatívnych nápadov a cieľov. Postupom času si všimnete zvýšenú sebadôveru pri rozhodovaní, ako aj lepšie zdravie a kvalitné vzťahy.

Čo je rámec Zen to Done (ZTD)?

Zen to Done je prístup k osobnej produktivite, ktorý vytvoril Leo Babauta. Zen to Done pozostáva z desiatich návykov zvyšujúcich produktivitu, ktoré zlepšia spôsob vašej práce a zjednodušia váš život. Postavený na základných princípoch GTD vám môže pomôcť efektívne riadiť všetky vaše základné úlohy a projekty.

Ako používať rámec ZTD

Zen to Done (ZTD) odporúča začleniť desať návykov, ktoré vám prinesú vyššiu produktivitu. Zatiaľ čo úplný systém povzbudzuje ľudí, aby si vytvorili desať návykov, minimalistický ZTD sa zameriava iba na štyri základné návyky. Akonáhle máte tieto štyri návyky dole, ďalších šesť je oveľa jednoduchšie. Poďme sa pozrieť na štyri základné návyky minimalistického rámca ZTD:

zbierať: Je ľahké stratiť dôležité informácie, ak si ich niekam nezapíšete, v takom prípade by všetok čas strávený zhromažďovaním týchto myšlienok a nápadov mohol byť zbytočný. Môžete použiť nástroje ako papierový poznámkový blok, lepiace papieriky, príp aplikácie na písanie poznámok v telefóne ktoré sú ľahko dostupné.

Ak ste súčasťou tímu, má zmysel mať jednotné systémy pracovného toku, ktoré dokážu bezproblémovo zaznamenávať úlohy, poznámky, kontakty a súbory na zachytávanie a získavanie informácií.

Proces: Dôrazne sa odporúča raz denne skontrolovať doručenú poštu alebo zoznamy úloh. Začnite svoj deň kontrolou a spracovaním informácií. Cieľom je podporiť návyk rýchleho rozhodovania. Odstráňte všetky položky, ktoré nepotrebujete. Ak nemôžete osloviť položku, delegujte ju na správnu osobu. Ak to trvá dve minúty alebo menej, urobte to hneď alebo si to zapíšte, aby ste na to nezabudli.

Plán: Plánovanie je základný zvyk, ktorý vám pomáha definovať vaše najdôležitejšie úlohy (MIT) na každý deň a podľa toho ich naplánovať a dokončiť. Môžete začať vytvorením zoznamu svojich najdôležitejších úloh (MIT) a „Big Rocks“ alebo dôležitých projektov pre daný deň a týždeň.

MIT sú špecifické, časovo orientované úlohy, ktoré sú jadrom vášho denného zoznamu úloh. Mali by ste sa tiež pokúsiť vyvinúť denné, týždenné a mesačné rutiny, ktoré vám môžu pomôcť zlepšiť vašu celkovú produktivitu.

Urobte: To vás povzbudí, aby ste sa v danom čase sústredili na jednu úlohu a zároveň sa vyhli rozptyľovaniu, ako je pošta, telefónne hovory a textové správy.

Výhody metódy ZTD

Hlavné výhody rámca ZTD sú uvedené nižšie:

Ľahko pochopiteľné: Systém ZTD je pomerne jednoduchý na pochopenie. Rámec navrhuje zoznam desiatich návykov zvyšujúcich produktivitu, ktoré sú dôležité pre úspešnú realizáciu vašich cieľov.

Vyberte kľúčové úlohy: Tento systém sa rozkladá na jednoduché komponenty: najdôležitejšie úlohy dňa alebo MIT, Big Rocks zoznam úloh, čo sú v podstate veľké projekty, na ktorých musíte pracovať, a denná alebo týždenná úloha rutina.

Vylaďte rozptýlenie: Ak ste ako väčšina ľudí, máte niekoľko projektov, ktoré prebiehajú súčasne. ZTD vám odporúča vypnúť telefóny, e-maily, internet a dokonca použiť časovač dokončiť úlohy. To eliminuje rozptýlenie, takže môžete zostať na správnej ceste a dokončiť každý projekt s menším počtom prerušení.

Kľúčové rozdiely medzi GTD a ZTD

• GTD ponúka komplexný systém riadenia úloh, zatiaľ čo ZTD je prístup, ktorý integruje GTD so zvykmi.
• GTD sa zameriava na splnenie úloh a ZTD sa zameriava na dosahovanie cieľov.
• GTD môže byť dosť zložité, pretože musí organizovať a kontrolovať množstvo úloh v niekoľkých krokoch. Na druhej strane je Zen to Done intuitívnejší a jednoduchší rámec, ktorého cieľom je rozložiť zložité spracuje do 1-3 MIT (Most Important Tasks) a niekoľkých Big Rocks (veľké projekty) na deň resp. týždeň.

GTD a ZTD: Kľúč k riadeniu času

Ako zabezpečíte, aby sa vaša tvrdá práca premietla do výstupu? Všetko sa vracia k produktivite a technikám riadenia času, ako sú GTD a ZTD. Jednotlivci a tímy ich môžu použiť na zlepšenie osobnej produktivity, splnenie termínov a efektívnejšie zvládnutie väčších projektov.

Produktivita je viac, než len uvedomovať si svoj čas a uistiť sa, že ho využijete správne. Je to aj o nastavení správnych priorít, aby ste z každého dňa vyťažili maximum. Postupujte podľa vyššie uvedených rámcov a budete mať skvelý začiatok.

9 každodenných úloh, ktoré môžete automatizovať pomocou Zapier

Tu je niekoľko každodenných úloh, ktoré môžete automatizovať bez kódovania v Zapieri, aby ste ušetrili čas a uľahčili život.

Prečítajte si ďalej

O autorovi