10 najlepších tipov, vďaka ktorým vyniknú vaše projektové správy

V dnešnej dobe je nemožné myslieť na projekt bez správy. V skutočnosti niektoré projekty vyžadujú, aby ste počas svojho životného cyklu vytvorili viacero správ. Vaše projekty a klienti môžu potrebovať, aby ste generovali rôzne typy správ, ale všetky správy by mali byť stručné a ľahko pochopiteľné.

V tomto článku sa dozviete, ako vytvoriť efektívnu správu pre dokončený alebo prebiehajúci projekt.

1. Jasné a stručné časové rozvrhy

Vaše projektové správy by mali obsahovať časové výkazy. Musí byť stručná, no zároveň by mala obsahovať všetky potrebné informácie, aby ju príjemcovia na prvý pohľad ľahko pochopili.

Je lepšie vytvoriť týždenný časový rozvrh a v prípade potreby ho môžete urobiť dvakrát týždenne alebo mesačne. Časové výkazy by mali obsahovať názov zdroja, názov úlohy, dátum, deň v týždni, čas prihlásenia, čas odhlásenia a celkový pracovný čas.

Namiesto manuálneho zadávania jednotlivých údajov do tabuľky môžete použite akúkoľvek aplikáciu časového rozvrhu, napríklad Timely. Tu môžete zadať svoj pracovný čas, názvy úloh atď. Potom nástroj automaticky vygeneruje výkazy časového rozvrhu.

2. Podrobná správa o výdavkoch

Kompletný výkaz výdavkov nie je nevyhnutný len pre klienta. Pre váš tím je tiež výhodné sledovať rozpočet a skutočné náklady počas životného cyklu projektu.

Výkaz výdavkov by mal obsahovať položku alebo službu, jej množstvo, hodnotu položky, odhadovaný rozpočet, náklady a zostatok. Ak si niektorý člen tímu chce kúpiť akúkoľvek službu alebo produkt pre projekt, požiadajte ho, aby poslal podobnú správu o výdavkoch.

Uistite sa, že túto položku kúpia až po vašom schválení a predložia vám účet. Takto môžete pridať údaje do záverečnej správy o výdavkoch a zabrániť tomu, aby náklady prekročili rozpočet.

3. Komplexné stavy projektu

Keď vytvárate správu o projekte, mala by explicitne vyjadrovať stav projektu. Stav projektu neznamená aktuálny stav postupu prác. Mal by obsahovať aj ďalšie údaje, ako napríklad rozdiel medzi plánovaným a skutočným harmonogramom, variácie medzi odhadovanými a skutočnými nákladmi, zostávajúce úlohy, oneskorený termín (ak existuje), možné riziká a problémy a tak ďalej.

Mali by ste vytvoriť komplexnú správu obsahujúcu stav zo všetkých možných uhlov. Asana's Universal Reporting funkcia môže pomôcť vytvoriť správy o stave projektu v rôznych rozsahoch a uhloch.

4. Distribúcia zdrojov

Keď pripravujete správu o pridelení úloh, uistite sa, že pomáha ostatným kontrolovať dostupnosť zdrojov av prípade potreby delegovať úlohy. V takýchto prehľadoch uveďte rozpis počtu hodín, ktoré jednotlivé zdroje strávia na jednotlivých úlohách.

Manažérom a kolegom to pomôže zistiť, ktorý člen tímu je zaneprázdnený a kto má nejaký voľný čas. Údaje môžete jednoducho zostaviť a použiť v zostave na budúce plánovanie pomocou nástrojov na plánovanie zdrojov, ako je napr Silverbucket.

Súvisiace: Najlepšie nástroje a tipy na efektívne delegovanie úloh

5. Vizualizujte využitie kapacity

Je pravdepodobné, že zahrniete správu o využití zdrojov projektu. Musíte oddeliť fakturovateľné využitie od celkového využitia zdrojov. Preto je dôležité, aby ste pre každý údaj vytvorili samostatné stĺpce.

Môžete tiež uviesť názov zdrojov a individuálne využitie spolu s tímovým využitím. Podobne si môžete vziať nejaký čas na odmenenie a uznanie úspechu tých najlepších z hľadiska využívania zdrojov.

6. Očakávané a skutočné riziká

Hodnotenie rizík je neoddeliteľnou súčasťou projektového manažmentu. Preto by ste mali presne vizualizovať údaje o hodnotení rizika. Možno ste pri plánovaní projektu mysleli na určité riziká. S postupom projektu sa však hodnotenie rizík mení. Pri vytváraní správy o projekte uveďte všetky vnímané a skutočné riziká.

Vaše vykazovanie rizík by malo pozostávať z prehľadu očakávaných rizík, po ktorom budú nasledovať všetky riziká, ktorým projekt čelil do dátumu vykazovania. Je tiež nevyhnutné, aby ste spomenuli všetky zmeny rizikového profilu, ktoré ste vy alebo váš tím identifikovali počas postupu projektu.

7. Analýza portfólia projektov

Ak v danom čase riadite viac ako jeden projekt a potrebujete vypracovať správu na analýzu svojho portfólia, musíte byť opatrní. Najprv prejdite na informačný panel, kde uvediete všetky názvy projektov tučným písmom pre ľahkú vizualizáciu.

Dashboard by mal obsahovať aj súhrn projektov, ako sú míľniky, termín, aktuálny pokrok, rozpočet vs. náklady a rozdelenie zdrojov. Na vizualizáciu údajov na jednom mieste môžete použiť aj rôzne grafy. Neskôr môžete pre každý projekt vytvoriť samostatné sekcie a analyzovať ich samostatne.

Existujú nejaké robustné nástroje na správu projektového portfólia dostupné na trhu. Môžete si vybrať ktorýkoľvek z týchto najlepších nástrojov na vytváranie profesionálnych a komplexných správ.

8. Dohovor o údajoch a označovaní

Vaše projektové správy by mali obsahovať štandardnú konvenciu pre údaje a štítky. Ak chcete vytvoriť prehľad pre vašu organizáciu, postupujte podľa pravidiel organizácie. Ak ho vytvárate pre klienta, možno budete chcieť s ním prediskutovať, ako by chceli informácie uvedené v správe.

Vo svojej správe tiež používajte krátke a presné označenia, aby im bez problémov porozumel každý. Okrem toho sa snažte dodržiavať miestne normy pre čas a dátum. Ak pracujete pre organizáciu zo Spojeného kráľovstva so sídlom v USA, ideálne by bolo použiť americké dátumové konvencie.

9. Interaktívne tabuľky a grafy

Bez ohľadu na to, aký typ správy sa chystáte vytvoriť, publikum bude považovať interaktívne grafy za užitočnejšie. Riadky a stĺpce plné číselných údajov môžu ľudí nezaujímať. Namiesto toho vytvorte tabuľky a grafy, ktoré zobrazujú ďalšie údaje, keď niekto umiestni kurzor myši na graf.

Vo svojich prehľadoch môžete použiť rôzne grafy a tabuľky. Spomedzi nich sú najbežnejšie koláčové grafy, čiarové grafy a stĺpcové grafy. V závislosti od typu údajov si musíte vybrať graf alebo diagram pre jednoduchú vizualizáciu.

10. Sekcia spätnej väzby

Každá správa o projekte by vyvolala pozitívnu alebo negatívnu spätnú väzbu. Všetky projektové správy by mali obsahovať sekciu, kde môžu klienti alebo manažéri poskytnúť spätnú väzbu. Po prečítaní správ môžu diváci v tejto sekcii ponúknuť svoju spätnú väzbu a návrhy.

Nemusíte teda žiadať o spätnú väzbu samostatne. Preukážete tiež, že ste ochotní poznať svoje obmedzenia a robiť vylepšenia. Návrhy môžete neskôr implementovať do pracovného postupu projektu.

Začnite vytvárať správu o projekte

Úspešná prezentácia závisí od toho, ako vytvoríte správu pre publikum. Počas prípravy správy majte na pamäti vyššie uvedené body, aby ste mohli vytvárať efektívne správy o projekte.

Možno budete chcieť použiť aj robustný nástroj na vizualizáciu údajov na profesionálne prezentovanie správ spolu s trochou kreativity.

8 najlepších funkcií Dátového štúdia Google na analýzu a vizualizáciu údajov

Chcete zapôsobiť na svoje publikum užitočnými prehľadmi údajov a presvedčivými vizualizáciami? Pozrite si tieto funkcie Dátového štúdia Google.

Prečítajte si ďalej

O autorovi