Výhody a obmedzenia používania makier v Tabuľkách Google

Ak často používate Tabuľky Google v každodennom živote, musíte vedieť, že opakujúce sa úlohy zaberú veľa času. Musíte naformátovať bunky, texty, čísla, grafy, okraje atď.

Vďaka skriptu App Script a nahrávaniu na základe GUI môžete automatizovať úlohy spustením makier. Hoci je spustenie makra jednoduché, nemusí byť vo všetkých prípadoch možné alebo prijateľné. Keď pochopíte výhody a nevýhody makier Tabuľky Google, môžete ich používať efektívne a bezpečne.

Prečo by ste mali používať makrá Tabuliek Google?

Povedzme, že potrebujete spravovať tisíce údajov v niekoľkých pracovných hárkoch. Tieto pracovné hárky môžu byť ročný rozpočet, zoznamy úloh, mesačný rozpočet, nástroj na sledovanie investícií, plánovač udalostí, plánovač, inventáre produktov atď.

Nakoniec, všetky tieto Tabuľky Google bude obsahovať rôzne formátovanie pre texty, čísla, dátumy, časy a mnohé ďalšie. Môžete tiež vytvoriť farebné stĺpce, riadky a texty pre lepšiu viditeľnosť údajov.

Ak si pozorne zaznamenáte všetky interakcie používateľského rozhrania Tabuliek Google, ktoré vykonáte pomocou Záznamníka makier, odstránili by ste veľa opakujúcich sa krokov. Urobte to raz pre každý pracovný hárok a priraďte makru klávesovú skratku.

Súvisiace: Ako automatizovať opakujúce sa úlohy v Tabuľkách Google pomocou makier

Teraz použite klávesovú skratku na formátovanie novo zadaných údajov. Tu je niekoľko jednoduchých makier, s ktorými môžete začať:

• Formátovanie mnohých tabuliek v pracovnom hárku.
• Opakovane vytvorte rovnakú vizualizáciu údajov z podobných súborov údajov.
• Transformujte vzorce na hodnoty a potom exportujte údaje do iných nástrojov.
• Zoraďte údaje na všetkých hárkoch podľa jednotného pravidla.
• Bez námahy odkryte stĺpce a riadky v pracovnom hárku.
• Priraďte jednotné farby kariet všetkým hárkom konkrétneho súboru.
• Makrá vám umožňujú bleskovo resetovať filtre.

Môžete implementovať makrá, aby ste skrátili čas, ktorý strávite organizovaním a výpočtom údajov. Výhody makier Tabuliek Google podnietia vašu sebadôveru a motiváciu.

Aké sú výhody používania makier v Tabuľkách Google?

Makro je jedným z rýchle hacky Tabuliek Google na zlepšenie používateľskej skúsenosti s Tabuľkami Google. Zvyšuje vašu efektivitu a schopnosť spravovať viac údajov a zároveň skracuje celkový čas obrátky. Nasleduje niekoľko dôležitých výhod používania makier v tabuľke:

1. automatizácia

Spracovanie údajov založené na Tabulkách Google môžete plne automatizovať pomocou makier. Všetko, čo musíte urobiť, je naplánovať si stratégiu zadávania údajov, formátovania, organizácie, výpočtu a vizualizácie.

Teraz vykonajte úlohy krok za krokom, pričom každú úlohu zaznamenávajte do samostatného makra. Priraďte makrám jedinečné klávesové skratky. Môžete si tiež vytvoriť slovník pre tieto skratky a umiestniť ich do pracovného hárka ako referenciu.

Pri práci s databázou v malom rozsahu môžu makrá Tabuliek Google jednoducho znížiť náklady na ďalšieho člena tímu alebo drahé nástroje.

Súvisiace: Ako vytvoriť databázu v programe Microsoft Access: Podrobný sprievodca

2. Bezchybné spracovanie údajov

Ľudská chyba je v tabuľkách nevyhnutná. Chyby sa môžu znásobiť, ak na tom istom pracovnom hárku pracujú viacerí jednotlivci. Preto implementácia makier minimalizuje manuálne úlohy, ako je zadávanie údajov, formátovanie údajov a výpočty údajov.

Pri minimálnom počte manuálnych úloh môžete očakávať bezchybné spracovanie údajov v tabuľkovom procesore.

3. Aplikujte pravidlá overovania údajov a dodržiavania pravidiel

Ak vaša práca vyžaduje prísne požiadavky na dodržiavanie predpisov, môžete použiť makrá. Použite makrá na okamžité použitie viacerých pravidiel namiesto manuálneho priraďovania pravidiel ku každému hárku.

Bez námahy môžete implementovať zásady dodržiavania a overovania údajov v mnohých projektoch bez straty času a peňazí.

4. Obmedzte prácu Guess

Makrá a Formuláre Google vám môžu pomôcť rozšíriť výkon vašich pracovných hárkov. V prípade spoločných pracovných hárkov použite na zadávanie údajov špeciálne formuláre Google. Tiež priraďte niekoľko makier na formátovanie a výpočty.

Členovia vášho tímu môžu teraz bez námahy zadávať nové údaje a formátovať hárok tak, aby splnil vaše očakávania. Tiež nemusia čakať na vaše pokyny.

5. Odstraňuje tuposť

Vy alebo členovia vášho tímu sa čoskoro vyčerpáte, ak potrebujete manuálne zadávať údaje, formátovať bunky alebo vypočítať hodnoty atď. Manuálna práca tiež vyžaduje zvýšenú pozornosť. Vaša pracovná sila sa tak stane neproduktívnejšou.

Automatické makrá vám pomôžu pracovať rýchlejšie a eliminujú nudu v práci. Vy a vaša pracovná sila sa môžete ľahko sústrediť na životne dôležité úlohy, ktoré vám prinášajú príjmy.

6. Jednoduché riešenie problémov

Jedno makro môže uložiť viacero interakcií používateľského rozhrania. Ak teda uvidíte nejaké nezvyčajné formátovanie, organizáciu údajov alebo vypočítané hodnoty, budete vedieť, kde riešiť problémy.

Ak nepoužívate makrá, budete musieť prejsť množstvom krokov na odstránenie chýb.

7. Integrácia služby Google Apps

Základným programom makier je App Script. Môžete sa naučiť pokročilé skripty na integráciu Tabuliek Google s inými službami Google Workspace, ako sú Dokumenty, Disk, Formuláre atď.

Na presúvanie, kopírovanie alebo odstraňovanie súborov na Disku Google z Tabuliek Google môžete použiť makrá.

Existujú nejaké nevýhody makier v Tabuľkách Google?

Niekoľko nedostatkov bráni plnohodnotnému nasadeniu makier v akomkoľvek projekte. Makrá Tabuliek Google trpia týmito nedostatkami:

1. Problémy so zabezpečením skriptu aplikácie

Neznáme makrá môžu predstavovať hrozbu pre celý váš pracovný hárok Google. Hackeri by mohli vytvárať zložité makro skripty, ktoré môžu ukradnúť údaje z vašej práce alebo definitívne zničiť databázu.

2. Makrá sa neexportujú/neimportujú automaticky

Makrá nemôžete spúšťať z jedného hárka na druhý. Musíte prejsť zložitým procesom importu makier skopírovaním jeho skriptu.

3. Krivka učenia

Aby ste si osvojili používanie makier, musíte si prejsť pomoc a školiace články pre Tabuľky Google. Budete tiež musieť naplánovať interakcie používateľského rozhrania Tabuliek Google, aby ste vytvorili efektívne makrá.

4. Konflikty klávesových skratiek

Existuje najmenej desať klávesových skratiek Tabuliek Google, ktoré by mohli rušiť makro skratky. Pretože tie skratky tiež začínajú Ctrl + Alt + Shift.

Preto musíte vytvoriť jedinečné skratky pre makrá. Zapíšte si ich aj pre budúce použitie.

5. V ťažkých makrách môžu byť chyby

Niekedy nemusíte zahrnúť všetky interakcie používateľského rozhrania do jedného makra. Makro s rozsiahlymi krokmi by mohlo spomaliť spracovanie údajov alebo dokonca nemusí fungovať vôbec. Možno budete chcieť rozdeliť kroky do viacerých makier.

Makrá Tabuliek Google pre rýchlu bezchybnú prácu

Každá technológia má vždy svoje výhody a nevýhody a makrá v Tabuľkách Google nie sú výnimkou. Jeho výhody však zavážia viac ako nevýhody.

Mnoho odborníkov na Tabuľky Google preto používa makrá vo svojich pracovných hárkoch na zabezpečenie bezchybnej práce v rýchlom pracovnom prostredí. Implementáciou makier sa tiež môžete stať výkonným používateľom Tabuliek Google.

4 skripty Google, vďaka ktorým sú Tabuľky Google výkonnejšie

Tabuľky Google sú skvelé hneď po vybalení, ale môžu byť ešte výkonnejšie, ak na zlepšenie ich možností použijete skripty Tabuliek Google.

Prečítajte si ďalej

O autorovi