Ako zlepšiť riadenie času pomocou princípu DRY

Ak pracujete v kancelárii alebo z domu, je pravdepodobné, že veľká časť vášho výstupu je digitálnych, a to často prichádza s časovo náročnými alebo opakujúcimi sa úlohami, ktoré robíte každý deň.

Možno ste už počuli výraz „pracujte inteligentnejšie, nie tvrdšie“ a presne tu prichádza na rad princíp DRY. DRY je skratka pre Don't Repeat Yourself a presne načrtáva, ako môžete zlepšiť riadenie času a produktivitu.

Ako funguje princíp DRY?

Princíp DRY bol pôvodne spomenutý v knihe The Pragmatic Programmer, ktorá vyšla v roku 1999, a programátori ho používali na zefektívnenie kódu. Hlavným predpokladom je, že namiesto manuálneho opakovania rovnakých pracovných postupov znova a znova tento proces automatizujete, aby ste ušetrili čas.

Navonok to môže znieť ako samozrejmosť, no existuje množstvo úloh, ktoré pracovníci opakujú každý deň. Napríklad, koľko e-mailov denne dostávate a píšete? Pre každý odoslaný e-mail v podstate znova vytvárate rovnakú štruktúru s mierne odlišným znením, čo je časovo veľmi náročné.

Súvisiace: Najlepšie reportovacie nástroje pre projektových manažérov

Princíp DRY vyžaduje, aby ste si zaznamenávali všetky činnosti, ktoré pri práci vykonávate, jeden po druhom. Na splnenie tejto požiadavky môžete zahrnúť úlohy, ktoré spadajú do nasledujúcich kategórií:

• Neplánované, napríklad prichádzajúce správy od klientov.
• Mesačné a ročné povinnosti, ako sú výročné správy alebo jedna k jednej.
• Rutina alebo veci, ktoré robíte každý deň.

S týmto zoznamom potom môžete začať zisťovať, ktoré fungujú s princípom DRY. Venujte pozornosť tomu, ako sa každý z nich opakuje, je časovo náročný a/alebo skľučujúci, a všimnite si ich. Vaši najlepší uchádzači budú hlavnými témami pre princíp DRY a môžete ich začať automatizovať, ako len môžete.

Nájdu sa niektoré, ktoré nedokážete úplne zautomatizovať, a v týchto prípadoch môžete zjednodušiť aspekty zodpovednosti.

Vytvorte si šablóny pre svoje e-maily

Jedným z najjednoduchších a pravdepodobne aj najlepších spôsobov automatizácie výstupu je vytvorenie šablóny. Ako už bolo spomenuté, mnohé z akcií, ktoré vykonáte, sa s najväčšou pravdepodobnosťou spoliehajú na rovnakú špecifickú štruktúru, napríklad e-maily odosielané klientom a mesačné správy. Banka šablón výrazne znižuje opakovanie.

Svoje e-maily môžete automatizovať dvoma rôznymi spôsobmi. Môžete použiť aplikáciu ako napr TextExpander, ktorý vám umožňuje ukladať časti textu do Skratky a keď budete písať svoj ďalší e-mail, jednoducho zadajte skratku, ktorú chcete použiť, a automaticky sa vytvorí tento text. Podobne to môžete použiť aj v Slacku a iných službách okamžitých správ.

Súvisiace: Ako si sami automaticky skopírovať kópie alebo skrytú kópiu v programe Outlook a Gmail

Prípadne môžete svoje e-maily automatizovať v aplikácii. V Outlooku 365 urobte nasledovné:

1. Zvýraznite text, ktorý chcete uložiť.
2. Choďte na Vložiť tab a kliknite Rýchle diely.
3. Kliknite Uložte výber do galérie rýchlych častí.
4. Pomenujte ho a potom kliknite OK
5. Keď ho chcete použiť, prejdite na Vložiť > Rýchle časti a vyberte ten, ktorý chcete použiť.

V prípade Gmailu to budete musieť zabezpečiť Šablóny sú povolené. Jednoducho prejdite na Nastavenia > Rozšírené > Šablóny a kliknite Povoliť > OK. Potom postupujte podľa týchto krokov:

1. V e-maile zvýraznite požadovaný text.
2. Kliknite na tri zvislé bodky vo svojom e-maile a prejdite na Šablóny a kliknite Uložiť koncept ako šablónu.
3. Ak ho chcete použiť, kliknite na zvislé bodky v e-maile a prejdite na adresu Šablóny a vyberte ten, ktorý chcete použiť.

Vytvorte si šablóny pre svoju prácu

Podobne ako e-maily, môžete vytvárať šablóny pre prakticky akúkoľvek prácu, ktorú dokončíte. Či už ide o správu, tabuľku, projekt alebo čokoľvek iné. Cieľom je použiť čo najmenej opakovaní pri každej akcii, takže mať šablónu to jednoducho vyrieši.

Microsoft a Google majú obrovský výber šablón, z ktorých si môžete vybrať, alebo si môžete vytvoriť svoje vlastné. Hoci počiatočné nastavenie môže chvíľu trvať, z dlhodobého hľadiska sa viac ako vyplatí. Podobne, ak pravidelne prezentujete prezentácie, vytvorte si štandardnú šablónu, ku ktorej sa môžete vrátiť a upravovať ju podľa potreby.

Súvisiace: Vytvorte profesionálnu faktúru od začiatku

Nezabudnite uložiť všetky svoje šablóny na konkrétne miesto, aby ste ich v prípade potreby mohli použiť. Ak zistíte, že vám jeden z nich nešetrí čas, použite na to text z predchádzajúcej práce.

Automatizujte svoje rutinné úlohy

Existuje množstvo úloh, ktoré robíte a ktoré sa neuveriteľne opakujú. Od plánovania udalostí, písania zoznamu úloh, robenia poznámok, ukladania súborov a mnoho ďalšieho. Hoci vám ich vykonanie môže trvať len pár minút, rýchlo sa sčítajú a odvádzajú vás od práce.

Zapier je fantastická aplikácia na zefektívnenie viacerých pracovných tokov, pretože umožňuje komunikáciu medzi aplikáciami, ktoré používate najčastejšie, a posiela dáta na dokončenie úloh. Ak napríklad používate Gmail a Disk Google, môžete si nastaviť pracovný postup, v ktorom sa prílohy e-mailov automaticky ukladajú na Disk Google. Toto akoby vystrihlo prostredníka.

Keď si vytvoríte svoj bezplatný účet, jednoducho postupujte takto:

1. Z vášho prístrojová doska, kliknite Vytvorte Zap.
2. Vyhľadávanie pre aplikáciu, ktorú používate, kde sa koná udalosť, napr. Gmail.
3. Vyber Spustiť udalosť, napr. dostanete e-mail.
4. Pripojte aplikáciu.
5. Vyberte aplikáciu, do ktorej chcete odosielať údaje, t. j. Disk Google.
6. Vyberte výsledok, t. j. uloží súbor.

S nastavením Zap bude tento proces úplne automatizovaný.

Princíp SUCHY máte pokrytý

Keďže všetky tieto procesy prebiehajú na pozadí, váš čas sa uvoľňuje, takže sa nemusíte obávať manuálneho dokončovania tých opakujúcich sa diel. Princíp DRY zo všetkých nástrojov produktivity robí riadenie času najefektívnejším.

Využite čas, ktorý máte teraz, na maximalizovanie svojho výstupu v budúcnosti a zistíte, že si zo dňa môžete ukrojiť oveľa viac vecí, na ktorých vám najviac záleží. Vždy existujú veci, na ktoré môžete použiť princíp DRY, takže sa pozrite na svoje pracovné zaťaženie a zistite, čo môžete automatizovať.

9 každodenných úloh, ktoré môžete automatizovať pomocou Zapier

Tu je niekoľko každodenných úloh, ktoré môžete automatizovať bez kódovania v Zapieri, aby ste ušetrili čas a uľahčili život.

Prečítajte si ďalej

O autorovi