Ako používať Microsoft Teams, OneDrive a SharePoint spolu na spoluprácu

V poslednom čase môžete zaznamenať nárast počtu aplikácií pracovného priestoru na spoluprácu. Ak máte plán pre Microsoft 365, nepotrebujete žiadne ďalšie nástroje pre prácu na diaľku. Všetko, čo potrebujete, sú Microsoft Teams, OneDrive a SharePoint na vysoko produktívnu a ničím nerušenú spoločnú prácu doma alebo v kancelárii.

V tomto článku budeme diskutovať o tom, ako vám Microsoft Teams, OneDrive a SharePoint môžu pomôcť so správou úloh/dokumentov, vzdialenou spoluprácou a konverzáciami.

Microsoft Teams for Collaborative Work

Microsoft Teams dodržiava 360-stupňový prístup k spolupráci a komunikácii. Vy a váš tím sa jednoducho môžete postarať o mnohé aspekty projektu priamo z tímov. Môžete organizovať tímové stretnutia, osobné hovory, posielať správy, pristupovať k súborom a pracovať na chybách.

Nasledujú dôležité funkcie Microsoft Teams zamerané na spoluprácu, ktoré umožňujú vzdialeným a hybridným tímom pracovať v plnej miere:

1. Hovory, stretnutia a texty

Microsoft Teams je robustná aplikácia pre tímové hovory a stretnutia. V kalendári Outlooku môžete naplánovať stretnutia pre tímové stretnutia konkrétnej tímovej skupiny.

Každý člen dostane automatické upozornenia, aby nikto nezmeškal žiadne dôležité projektové stretnutia. Tímy tiež umožňujú členom tímu zo vzdialených miest zúčastniť sa stretnutia prostredníctvom telefonických hovorov.

Microsoft Teams sa riadi vláknovým formátom skupinových textov. Upútajte pozornosť členov tímu tým, že ich označíte @ podpísať počas odosielania správ.

2. Zdieľanie obrazovky

Počas tímových stretnutí kliknite na Zdieľajte obsah tlačidlo na zdieľanie rôznych aktív vášho počítača. Microsoft Teams vám umožňuje zdieľať:

• Pracovná plocha pre bezproblémovú spoluprácu s viacerými oknami, kontextovými oknami, upozorneniami a aplikáciami.
• Špecifické okno, keď sa potrebujete zamerať na jeden konkrétny obsah a zachovať súkromie aktivity na pracovnej ploche.
• Prezentácie programu PowerPoint. Publikum sa môže pohybovať po snímkach, ak chce.
• Microsoft Whiteboard pre spoločné navrhovanie UI/UX, navrhovanie produktov a mnoho ďalších.

3. Verejné a súkromné ​​tímy

Verejné tímové kanály vám umožňujú voľne spolupracovať s externými kontaktmi. Napríklad vytvorte verejné skupiny pre grafických dizajnérov, vývojárov aplikácií, keď spolupracujete s vývojármi klienta.

Keď pracujete na niečom mimo projektu klienta, je lepšie vytvoriť súkromný tímový kanál pre členov tímu. Môžete zdieľať súbory, diskutovať o nápadoch a prijímať rozhodnutia, ktoré sú mimo pôsobnosti klienta.

OneDrive pre spoluprácu

OneDrive je cloudové úložisko spoločnosti Microsoft s vynikajúcim zabezpečením údajov. Tento nástroj uľahčuje členom tímu prístup k projektovým súborom a dokumentom odkiaľkoľvek.

Keď nastavíte tím v Microsoft Teams, OneDrive sa stane predvoleným cloudovým úložiskom. Na spoluprácu v rámci tímu alebo medzi tímami môžete využiť nasledujúce funkcie:

1. Ukladanie a synchronizácia súborov

Pre každý projekt môžete vytvoriť zdieľanú knižnicu. Potom pridajte členov tímu, ktorí potrebujú pracovať na projekte. Teraz majú všetci členovia prístup ku všetkým súborom, ktoré vytvoríte alebo nahráte do tejto knižnice.

Aplikácie OneDrive synchronizujú vaše zariadenie s cloudovou platformou a automaticky ukladajú najnovší súbor na lokálny disk. Preto môžete vy a váš tím pracovať na projektových dokumentoch, aj keď internet nejaký čas nebude dostupný. Ak je vaše zariadenie offline, žiadna spolupráca v reálnom čase nebude k dispozícii.

2. Ovládanie zdieľania a prístupu

Svoje údaje máte plne pod kontrolou. Ak nezdieľate žiadny súbor v žiadnej skupine Microsoft Teams alebo zdieľanej knižnici OneDrive, váš súbor je úplne súkromný. Ak potrebujete súrne zdieľať akýkoľvek súbor, jednoducho ho presuňte myšou do zdieľanej knižnice alebo skupiny Teams.

Môžete nastaviť rôzne kontroly prístupu pre projektové súbory a dokumenty. Predstavte si, že pracujete na blogu pre nadchádzajúci Deň počítačovej bezpečnosti. Potrebujete kreatívny príspevok od tímu.

Odkaz na obsah môžete manuálne zdieľať s niekoľkými členmi tímu a zbytočne ho nezdieľať s celým tímom. Potom môžete obmedziť sťahovanie obsahu, poskytnúť prístup len na kontrolu atď.

3. Spolupracovník na označovanie

Redaktori obsahu, vydavatelia, projektoví manažéri môžu znížiť zaťaženie úloh implementáciou označovania dokumentov. Ak upravujete koncept blogu a potrebujete, aby autor pridal k obsahu nejaké historické údaje, môžete ich jednoducho spomenúť v dokumente pomocou @ znamenie.

Spisovateľ alebo tvorca obsahu dostane automatický e-mail s odkazom na súbor a komentárom. Nie je potrebné prenasledovať tvorcu obsahu prostredníctvom aplikácií na odosielanie správ alebo hlasových hovorov. To vám a vášmu tímu ušetrí veľa času.

4. Editácia v reálnom čase

Čas vytvárania a schvaľovania obsahu môžete skrátiť prepnutím na úpravy v reálnom čase. V prípade projektov s veľkým objemom obsahu by váš tím mal prijať tento prístup.

Vy a váš projektový tím môžete otvoriť rovnaký súbor Excel, Word alebo PowerPoint v prehliadači. Všetky zmeny, ktoré vykonajú tvorcovia obsahu, redaktori a schvaľovatelia, sa zobrazia všetkým spolupracovníkom.

SharePoint pre spoluprácu

Microsoft SharePoint môžete použiť ako predvolený intranetový portál pre akýkoľvek projekt. Môžete bezpečne nasadiť úlohy, zostavy, pracovné postupy a výstupy akéhokoľvek projektu online bez toho, aby ste museli spravovať akýkoľvek backend server.

Tu je zoznam funkcií SharePointu, ktoré by ste chceli použiť na spoluprácu s plne vzdialenou alebo hybridnou pracovnou silou:

1. Obsahový management

Na SharePointe môžete bez námahy spravovať projektové dáta, ako sú dokumenty, súbory, obrázky, dizajnové prvky, telefónne kontakty, e-mailové kontakty a videá. Pre každý súbor na lokalite SharePoint môžete vytvoriť samostatné segmenty.

Môžete pridať vyhľadávací program založený na metadátach, aby členovia tímu mohli ľahko pristupovať k súborom odkiaľkoľvek. Používatelia môžu pristupovať k súborom aj z mobilu, pretože SharePoint je mobilná aplikácia.

2. Komunikačná stránka

SharePoint môžete použiť na vizuálnu komunikáciu. Napríklad vytvorte na svojom intranete rôzne komunikačné stránky pre cieľové skupiny, ako sú členovia tímu, klienti, predajcovia atď.

Teraz môžete jedným kliknutím uverejňovať aktualizácie týkajúce sa projektu, produktu alebo služby na vyššie uvedené stránky. Komunikačné lokality na SharePointe môžete použiť na publikovanie tabúľ stavu projektu a zhromažďovanie komentárov od vašich klientov.

Stránky SharePoint vám tiež umožňujú jednoducho pridávať udalosti kalendára, časové osi a úlohy na riadenie projektov.

3. Zdieľanie a kontrola povolení

V SharePointe môžete nastaviť rôzne pravidlá a úrovne zdieľania. Členovia tímu môžu napríklad získať prístup na úpravy, externí spolupracovníci môžu získať prístup na zobrazenie a klienti získajú plnú kontrolu nad projektovou lokalitou v SharePointe.

Na lokalitách SharePoint sú rôzne ovládacie prvky povolení, ktoré môžete využiť na jednoduchý prístup k obsahu s príslušným zabezpečením. Môžete si vybrať z možností Úplné ovládanie, Návrh, Upraviť, Prispieť a Čítať.

Produktívna a cenovo dostupná spolupráca

Využitie všetkých týchto funkcií spolupráce v službách Microsoft Teams, OneDrive a SharePoint je hračkou.

Teraz môžete odkiaľkoľvek začať s projektovými úlohami, správou dokumentov, tabuľou v reálnom čase a tímovou spoluprácou.

9 najlepších spôsobov, ako spravovať svoj tím v Microsoft Teams

S Microsoft Teams si môžete vytvoriť plán, organizovať prácu a bezproblémovo spolupracovať ako vedúci tímu. Tu je niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu začať!

Prečítajte si ďalej

O autorovi