Ako napísať návrh projektu

Môžete byť zamestnancom, ktorý chce, aby manažment konal podľa vašich nápadov, vlastníkom malého podniku, ktorý sa snaží pomôcť vášmu klientovi určitými spôsobmi, alebo startupom ochotným získať peniaze od investorov.

Jedna vec, ktorú musíte v tomto procese urobiť, je napísať návrh projektu, aby ste ho schválili pre lepšiu vec. Takto získate základné zdroje, nástroje alebo rozpočet na premenu vášho nápadu na niečo pozoruhodné.

Poďme teda pochopiť, ako napísať projektový návrh, ktorý sa osobám s rozhodovacou právomocou páči a schvaľuje.

Aký je ideálny formát projektového návrhu?

Predtým, ako sa pustíme do písania návrhu projektu, poďme si najprv posvietiť na jeho definíciu.

Dokument, ktorý používate na navrhnutie projektu a vysvetlenie jeho cieľa, výsledkov a plánu na dosiahnutie tohto cieľa krok za krokom, sa nazýva návrh projektu.

Tu je formát návrhu projektu, ktorý by ste mali dodržiavať pri jeho predkladaní vyšším orgánom.

1. Krycí list

Prvá vec, ktorú potrebujete, je krycí list na napísanie názvu projektu. Za ním nasleduje obsah na ďalšej strane, aby sa uľahčilo skenovanie dokumentu.

2. Zhrnutie

Druhá vec na vašom návrhu projektu by mala byť zhrnutie. Mali by ste zahrnúť najdôležitejšie body, ktoré by manažment chcel vedieť o vašom projekte. Napríklad:

• Problém, ktorý vyriešite.
• Vami navrhované riešenie tohto problému.
• Náčrt vášho plánu.
• Výsledok tohto projektu.

Potom všetko zabaľte do záveru na konci zhrnutia.

3. Popis projektu

Toto bude najväčšia časť vášho návrhu projektu, kde budete diskutovať o všetkom.

Pozadie: V tejto časti hovoríte o projektoch, ktoré ste robili v minulosti, o výsledkoch, ktoré ste dosiahli, a o tom, prečo ste tou správnou osobou alebo tímom na prácu na tomto projekte. Ak chcete zdôrazniť svoj názor, môžete pridať, ako môžete aby bol projekt úspešný na základe lekcií, ktoré ste sa naučili z minulých úloh, na ktorých ste pracovali.

Pracovný plán projektu: Tu môžete popísať postup krok za krokom, ako zamýšľate vyriešiť konkrétny problém, ktorý riešite.

Súvisiace: Najlepšie tipy na to, aby vaše projektové správy vynikli

Požiadavky na projekt: V tejto časti popíšete rozpočet, zdroje alebo nástroje, ktoré budete potrebovať na dokončenie projektu. Ak je to možné, môžete tiež opísať, kam pôjdu peniaze alebo aké zdroje alebo nástroje budete na ktorú úlohu potrebovať.

Autorizácia/Monitorovanie projektu: Toto je miesto, kde opíšete, kto bude o projekte rozhodovať a ako bude vaša organizácia alebo tím všetko monitorovať.

4. Prílohy

Nakoniec, toto je miesto, kde môžete zahrnúť ďalší materiál, ktorý nie je zahrnutý v návrhu. Môžu to byť dôležité údaje alebo iné podrobnosti, ktoré môže manažment použiť na to, aby zistil viac o vašom projekte a jeho požiadavkách.

Ako napísať dobrý návrh projektu

Vedieť urobiť návrh v správnom formáte so správnymi informáciami je rovnako dôležité, aby bol aj presvedčivý, aby bol schválený. Tu je niekoľko bodov, ktoré by ste mali zvážiť, aby ste mohli začať s návrhom projektu.

• Pred písaním čohokoľvek sa uistite, že poznáte svoje publikum. Zistite, s akými pojmami rezonujú, aký typ tónu by bol pre nich lepší, a podľa toho napíšte veci.
• Zamerajte sa na doručenie. Uistite sa, že všetko vyjadrujete presvedčivo s jasnosťou a jednoduchosťou.
• Aby ste predišli akémukoľvek zmätku, nepoužívajte vo formáte svoju kreativitu. Namiesto toho postupujte podľa konvenčnej metódy. Ak vám však váš manažment už dal formát, uistite sa, že ho budete striktne dodržiavať.
• nakoniec upravte a skontrolujte svoj návrh projektu aby ste zabránili prípadným preklepom alebo gramatickým chybám.

Čo je sedem častí v návrhu projektu?

Teraz, keď sme diskutovali, aký formát by ste mali dodržiavať pri písaní návrhu projektu a rôzne spôsoby, ako ho urobiť presvedčivým. Poďme pochopiť, aké časti musíte zahrnúť do návrhu projektu.

1. Problém

V tejto časti opíšete problém, ktorý riešite, alebo účel vášho návrhu projektu.

Aj keď, keď to píšete, majte na pamäti, že ľudia, ktorých oslovujete, sú zaneprázdnení. Uistite sa teda, že všetko prezentujete jasne, stručne a na základe solídnych faktov. Ak je to možné, vyhnite sa pridávaniu svojich názorov a zvyšovaniu dĺžky sekcie.

2. Riešenie

V sekcii riešenia namiesto toho, aby ste uviedli to, čo je zrejmé, vyniknite tým, že presne poviete, ako tento problém vyriešite a prečo uspejete.

Aby to malo väčší vplyv, zamerajte sa na názory tých, ktorí rozhodujú (alebo vašich čitateľov). Zamyslite sa nad tým, čo si pri čítaní musia myslieť, čo by mohli chcieť vedieť ďalej alebo akú otázku si môžu položiť po prečítaní tohto detailu alebo toho bodu. Potom to môžete písať ďalej na základe toho, čo sa naučíte.

Navyše všetko podložte faktami a výskumom.

3. Ciele

Keď riešite problém alebo sa tešíte na dosiahnutie určitých výsledkov, zabezpečíte úspech stanovením cieľov. A to je to, čo urobíte v tejto časti – nastavíte si SMART (konkrétne, merateľné, dosiahnuteľné, realistické a včasné) ciele.

Pamätajte, že vaše ciele musia zdôrazňovať kvalitu vášho návrhu. Koniec koncov, sú to spôsob, ako presvedčiť vaše vedenie, že je to realizovateľné a môže vyriešiť problém, ktorý riešite.

4. Dodávky

Výstupy sú kritériá úspechu, ktoré popisujú manažmentu, čo sa týmto projektom dosiahne a ako bude úspešný. Uistite sa, že ich urobíte včas, rovnako ako vaše ciele. Napríklad o X % vyššie tržby počas týchto sviatkov.

5. Plán a stratégie

Potom opíšete, aký prístup použijete na dosiahnutie cieľov a dosiahnutie týchto výstupov. Zahrňte postup krok za krokom a podrobne prediskutujte stratégie, ktoré tu použijete.

Okrem toho ukážte, prečo bude tento prístup relevantný a účinný.

6. Rozpočet projektu

Popíšte náklady na celý projekt. Koľko financií budete potrebovať, aké zdroje a nástroje budete potrebovať? Nezabudnite prediskutovať všetky podrobnosti.

7. Záver

Nakoniec všetko zabaľte – problém, riešenie, vaše nápady, výhody projektu a všetko ostatné v tejto časti. Nezabudnite zdôrazniť fakty, aby bol váš návrh projektu schválený.

Aké sú rôzne typy návrhov projektov?

Formálne vyžiadané

Keď váš klient predloží písomnú alebo formálnu žiadosť o projekt, vy predložíte formálne vyžiadaný návrh. Tento návrh sa píše najjednoduchšie, pretože presne viete, čo potenciálny záujemca v projekte hľadá, čo má zahrnúť a aký formát má nasledovať.

Neformálne vyžiadané

Tento návrh projektu je pomerne zložitý, keďže na rozdiel od predchádzajúceho je tu podaná žiadosť ústna alebo nevyhnutne neformálna. Nemáte žiadne špecifikácie, čo dodať, takže možno budete musieť urobiť prieskum.

Nevyžiadané

Tieto návrhy projektov sa píšu najťažšie. Sú ako studený pitching. Odošlete ich, keď nájdete klienta, ktorý môže potrebovať vyriešiť nejaký problém.

Ak pracujete na tomto type návrhu projektu, musíte urobiť veľa prieskumu a presviedčania.

Pokračovanie

Návrhy pokračujúcich projektov sú písané ako aktualizácia už schváleného projektu. Tu spomeniete kroky, rozpočet a každú požiadavku a požiadate ich, aby schválili pokračovanie plánu.

Ak váš klient potrebuje nejaké veľké zmeny v projekte, toto je čas, kedy to požiada.

Doplnkové

Ak pracujete na projekte a zistíte, že možno budete potrebovať viac zdrojov, ako ste odhadovali, napíšete a odošlete doplňujúci návrh projektu. Zahŕňa požiadavku na pridané zdroje s presným vysvetlením, prečo ich potrebujete a ako dlho bude trvať dokončenie projektu.

Obnova

Ak ste pre klienta úspešne dokončili niektoré projekty a teraz chcete väčšiu podporu na ich pokračovanie, napíšete návrh projektu obnovy.

Návrh projektu je jednoduchší

Napísanie návrhu projektu sa môže zdať ako odstrašujúca úloha, ale ak máte správne informácie, začať sa s tým ľahšie.

A teraz, keď viete, ako napísať návrh so správnym formátom, zahrnutím a kvalitou, aby ste ho schválili, máte všetko pripravené! Pokračujte a napíšte svoj prvý návrh projektu.

8 najlepších typov správ o projektovom manažmente, ktoré by ste mali vedieť

Či už ste projektovým manažérom alebo členom tímu projektového manažmentu, musíte vedieť o najbežnejších typoch zostáv. Tu sú niektoré z nich!

Prečítajte si ďalej

O autorovi