5 najlepších tipov, ako spravovať svoj digitálny priestor pre vyššiu efektivitu

Vitajte v digitálnej dobe, kde je internet neoddeliteľnou súčasťou práce. Môžete pracovať a zarábať si na živobytie pomocou počítača, smartfónu a pripojenia na internet.

Vaše pripojené zariadenie vám poskytuje digitálny pracovný priestor, ekvivalent fyzického pracovného prostredia. Hľadanie súborov všade naokolo je strata času a spomaľuje vašu produktivitu. Udržiavanie vášho pracovného priestoru organizovaného zlepšuje váš pracovný tok.

V tomto článku sa dozviete, ako využiť organizovaný digitálny priestor na vyššiu efektivitu.

Čo je digitálny priestor?

Digitálny priestor je jednoducho online priestor používaný na prácu. Vzťahuje sa tiež na čokoľvek zobrazené na obrazovke počítača, telefónu alebo akéhokoľvek iného digitálneho zariadenia. Dokonca aj vaše webové stránky, filmy, fotografie atď. tvoria digitálny priestor.

Priblížme si to k domovu. Tento článok čítate v digitálnom priestore. A to preto, že je to na digitálnom zariadení.

Výhody správy vášho digitálneho priestoru

Digitálny priestor je súčasťou nášho osobného a pracovného života. Niekedy máme niekoľko súborov a správ na všetkých našich zariadeniach, takže práca s nimi je zdrvujúca.

Mal by si zažiť počítačový stres a opustiť svoju prácu, keď je s informáciami na obrazovke príliš veľa, aby ste ich zvládli. Z dlhodobého hľadiska to ovplyvňuje vašu produktivitu.

Pozrime sa na niektoré z výhod správy vášho digitálneho priestoru.

1. Vylepšená efektivita a produktivita

Zdieľanie dokumentov online uľahčuje skupinovú prácu a spoluprácu bez ohľadu na fyzické umiestnenie účastníkov. Stáva sa to však kontraproduktívne, keď týmito súbormi zasypete obrazovku počítača.

Správa vášho digitálneho priestoru je neoceniteľná, ak áno práca z domácej kancelárie pretože ste náchylnejší na únavu. Jednoduchosť nájdenia akýchkoľvek informácií, ktoré potrebujete, v organizovanom digitálnom priestore zvyšuje vašu efektivitu a produktivitu. Je to ako jazda po voľnej ceste bez iných áut, ktoré by vám bránili v pohybe. Do cieľa prídete rýchlejšie.

Existujú bezplatné nástroje, ktoré môžete použiť na usporiadanie svojho digitálneho priestoru. Nástroje ako Dokumenty Google, Tabuľky Google a Disk Google vám pomôžu ukladať dokumenty do cloudu. Môžete k nim pristupovať kedykoľvek ich potrebujete namiesto toho, aby ste ich mali na obrazovke počítača.

2. Uvoľnite čas

Čas strávený predieraním sa preplneným priestorom na obrazovke počítača sa dá využiť lepšie.

Uľahčite si život používaním správnych digitálnych nástrojov na správu digitálneho priestoru. Niektoré z týchto nástrojov sú automatizované a po nastavení vyžadujú malý alebo žiadny dohľad. Môžete si napríklad naplánovať svoje príspevky na sociálnych sieťach a nechať ich automaticky zverejniť.

Iniciatívy ako táto vám dávajú viac času na iné veci. Okrem toho, že máte viac času na prácu, máte aj dostatok času na socializáciu s priateľmi a rodinou.

3. Udržujte zameranie

Mnoho ľudí má vo svojom digitálnom priestore príliš veľa položiek, pretože chcú robiť viac vecí naraz. Veria, že multitasking ich robí produktívnejšími, no v skutočnosti je to naopak.

Multitasking spomaľuje vašu produktivitu. Môže to vyzerať, že robíte viac, ale v skutočnom zmysle robíte menej.

Usporiadanie vášho digitálneho priestoru vyžaduje, aby ste mali otvorené iba súbory alebo webové stránky, s ktorými práve pracujete. Sústredíte sa na ne, kým nedokončíte zadanú úlohu a potom prejdete na ďalšiu.

5 najlepších tipov na správu vášho digitálneho priestoru

Máte tendenciu vystresovať sa z preplneného digitálneho priestoru. V polovici práce stratíte motiváciu. Pravdepodobne si myslíte, že ste leniví, ale nemusí to tak byť. Ľudský mozog nefunguje tak dobre v dezorganizovanom prostredí.

Ak máte záujem o správu svojho digitálneho priestoru, nasledujúce tipy vám pomôžu.

1. Vytvárajte rôzne priečinky na rôzne účely

Pri prehliadaní internetu môžete naraziť na niekoľko materiálov, ktoré vám pomôžu pri práci. Čím viac týchto položiek stiahnete, tým viac bude vaše zariadenie znečistené.

Dobrým spôsobom, ako udržať digitálny priestor čistý, je vytvárať priečinky na ukladanie podobného obsahu. Namiesto toho, aby ste mali jednotlivé položky roztrúsené všade, máte len niekoľko priečinkov. Tiež vám to ušetrí stres pri vykonávaní všeobecného vyhľadávania na vašom zariadení, aby ste našli jednu položku. Keď niečo potrebujete, viete, kde to získať.

2. Využite možnosť Obľúbené

Možnosť „obľúbené“ vám pomôže nájsť aplikácie, priečinky alebo súbory, ktoré vo svojom zariadení používate častejšie.

Niektoré vyhľadávače tiež používajú túto možnosť, aby vám zobrazili webové stránky, ktoré navštevujete častejšie. Namiesto toho, aby ste ich celé vypisovali, stačí na ne kliknúť na svojej domovskej stránke.

3. Odstráňte obsah, ktorý už nepotrebujete

Nemá zmysel mať vo svojom zariadení obrázky, filmy, súbory alebo aplikácie, ktoré už nepotrebujete. Je to podobné ako pri upratovaní kancelárie alebo domácnosti. Zbavíte sa starých a poškodených vecí.

Týmto spôsobom vytvoríte priestor pre nové veci bez toho, aby ste vytvorili neporiadok. Ak trváte na tom, že máte na svojom zariadení staré aj nové položky, nebudete mať priestor na dýchanie.

4. Zálohujte si dáta

Správa vášho digitálneho priestoru znamená zbavenie sa irelevantných súborov alebo dokumentov. Na základe toho sa môžete kedykoľvek rozhodnúť naformátovať alebo odstrániť súbory na svojom zariadení. Ak si ich už nezálohujete, riskujete stratu dôležitých informácií.

Zálohovanie dát príde vhod aj v prípade straty zariadenia. Vďaka zálohovaniu v cloude je to ešte cennejšie, pretože k svojim súborom môžete kedykoľvek pristupovať na diaľku.

5. Udržujte svoju doručenú poštu čistú

Keďže do vašej doručenej pošty prichádza niekoľko správ, môže sa stať, že bude preplnená. Prečítajte si dôležité správy a vymažte ich, ak už nie sú užitočné na prijímanie nových správ.

Gmail uľahčil svojim používateľom správu doručenej pošty svojimi najnovšími aktualizáciami. Správy a e-maily môžete stlmiť alebo pozastaviť, aby ste sa vyhli rozptýleniu.

Čistá schránka zlepšuje vašu mieru odozvy. Pomáha vám jasne vidieť rôzne kategórie správ. Môžete si prečítať neprečítané správy a odpovedať na tie, na ktoré ste neodpovedali.

Pracujte s ľahkosťou v organizovanom digitálnom priestore

Vo svojom digitálnom priestore trávite oveľa viac času, než si uvedomujete. Ubehne pár hodín a vy ste stále na tej istej úlohe. Neporiadok vo vašom priestore prispieva k predĺženiu času. Sekundy strávené navigáciou medzi priečinkami, súbormi a kartami predstavujú v kombinácii dlhý čas.

Nemusíte sa pozerať príliš ďaleko, aby ste videli výhody efektívneho spravovania vášho digitálneho priestoru. Vyskúšajte si to sami. Udržujte svoj digitálny priestor čistý pri práci na svojom zariadení a uvidíte rozdiel. Nielenže budete pracovať rýchlejšie, ale budete aj viac v pohode.

Je vaša pracovná plocha preplnená? Čo to hovorí o vašej osobnosti

Zaprataná pracovná plocha môže povedať veľa o vašej osobnosti. Zistite, aký ste typ človeka a či je to pre vás dobré!

Prečítajte si ďalej

O autorovi