Ako prepojiť údaje programu Excel s prezentáciou v PowerPointe

Ak robíte prezentáciu, vždy chcete mať k dispozícii najnovšie údaje. Týmto spôsobom môžete zabezpečiť, aby boli vaše snímky presné a odrážali realitu na zemi.

Sú však chvíle, keď musíte vytvoriť prezentáciu, pretože vaši kolegovia stále kompilujú údaje. Ako môžete zabezpečiť, aby sa každá zmena, ktorú vykonajú vo vašej databáze Excel, prejavila na vašej PowerPointovej snímke?

Tu prichádza na rad funkcia Prilepiť prepojenie. Tu je návod, ako ho použiť, aby ste sa uistili, že vo svojej prezentácii budete mať vždy najnovšiu databázu a informácie o grafoch.

Ak chcete prepojiť excelovú tabuľku s prezentáciou, musí najprv existovať. Ak ju vaši kolegovia ešte nevytvorili, môžete vytvoriť zástupnú tabuľku, ktorú môžete vybrať a skopírovať a potom nechať svojich spoluhráčov aktualizovať jej obsah. Po vytvorení počiatočných údajov postupujte podľa krokov uvedených nižšie.

1. Vyberte tabuľku, ktorú chcete skopírovať do prezentácie.
2. Kliknite na Kopírovať alebo stlačte Ctrl + C (Príkaz + C pre používateľov počítačov Mac).
instagram viewer
3. Otvorené Microsoft Powerpoint.
4. Otvorte prezentáciu súboru, na ktorej pracujete, ak ju už máte; v opačnom prípade kliknite na Prázdna prezentácia.
5. Na prázdnej snímke prejdite na Pás s hlavnou ponukou.
6. Klikni na šípka nadol pod ikonu prilepenia.
7. Vyberte si Prilepiť špeciálne…
8. V okne Prilepiť špeciálne vyberte Prilepiť odkaz tlačítko na Rádiu.
9. Vyberte si Objekt pracovného hárka programu Microsoft Excel.
10. Stlačte tlačidlo OK.

Po dokončení sa v prezentácii programu PowerPoint zobrazí tabuľka, ktorú ste skopírovali z Excelu.

Ak však chcete upraviť obsah alebo formátovanie tabuľky, ktorú ste pridali, potrebujete prístup k zdrojovému súboru Excel. Ak to chcete urobiť, môžete otvoriť súbor, kde ste ho uložili; alebo môžete dvakrát kliknúť na tabuľku a automaticky sa otvorí zdrojový súbor.

Súvisiace: Ako organizovať svoje tabuľky v Exceli

Vytvorenie dynamického grafu

Jedným z najjednoduchších spôsobov vizualizácie, porovnávania a analýzy údajov a trendov je použitie grafov. Ak však chcete vytvoriť graf z prepojenej excelovej tabuľky, ktorú ste práve vytvorili, musíte to najskôr urobiť z jej zdrojového súboru. Po vytvorení grafu ho môžete skopírovať a prepojiť so súborom PowerPoint. Tu je návod, ako na to.

1. Vyberte graf, ktorý vytvoríte v Exceli.
2. Kliknite na Kopírovať alebo stlačte Ctrl + C (Príkaz + C pre používateľov počítačov Mac).
3. Otvorené Microsoft Powerpoint.
4. Prejdite na snímku, kam chcete umiestniť graf, ktorý ste práve skopírovali.
5. Na Domovstuha ponuky, klikni na šípka nadol pod ikonu prilepenia.
6. V Možnosti prilepenia, môžete si vybrať buď Použiť tému cieľa a údaje odkazu (L) alebo Ponechať formátovanie zdroja a údaje prepojenia (F). Ide o tretiu a štvrtú ikonu. Prvá možnosť vám umožňuje použiť tému, ktorú používate na prezentáciu, zatiaľ čo druhá možnosť zachováva vzhľad a dojem zdrojového súboru Excel.
7. Po prilepení grafu ho môžete presúvať podľa svojich potrieb.

Súvisiace: Ako vytvoriť výkonné grafy a tabuľky v programe Microsoft Excel

Aktualizácia grafu

Bohužiaľ, ak potrebujete vykonať zmeny v grafe, budete musieť otvoriť jeho zdrojové údaje v Exceli. Ak máte prístup k súboru programu Excel, stačí vykonať zmeny priamo a mali by sa automaticky prejaviť v grafe programu PowerPoint.

Ak nemáte otvorený súbor Excel, môžete kliknite pravým tlačidlom myši na grafe programu PowerPoint a potom vyberte Upraviť údaje > Upravte údaje v Exceli v kontextovom menu. Môžete si tiež vybrať Upraviť údaje > Upraviť údaje na otvorenie malého okna, ak potrebujete vykonať iba menšie zmeny.

V prípade, že sa vykonané zmeny automaticky neprejavia na grafe PowerPoint, môžete ho aktualizovať manuálne. Ak to chcete urobiť, kliknite na svoj graf a prejdite na Stuha ponuky Návrh grafua potom kliknite na Obnoviť údaje. Tým sa načítajú najnovšie informácie z prepojeného súboru Excel a aktualizujú sa informácie zobrazené v tabuľke PowerPoint.

Na rozdiel od tabuľky údajov v Exceli žiadne zmeny, ktoré vykonáte v návrhu grafu v Exceli, neovplyvnia váš graf v PowerPointe. Z tohto dôvodu musíte pred skopírovaním grafu do prezentácie dokončiť návrh a dojem z grafu, z ktorého kopírujete, v Exceli.

Prípadne môžete vykonať zmeny dizajnu v grafe PowerPoint nezávisle. To znamená, že môžete zmeniť vzhľad grafu prezentácie bez toho, aby ste ovplyvnili graf, ktorý ste skopírovali z Excelu.

Ak chcete vykonať tieto zmeny, kliknite na svoj graf a potom prejdite na Stuha ponuky Návrh grafu. Môžete si vybrať, ako bude graf vyzerať Štýly grafov. Ak si myslíte, že aktuálny typ grafu sa nehodí k vašej prezentácii, môžete ho dokonca zmeniť.

Kliknite na Zmeniť typ grafu na otvorenie nového okna. Odtiaľ si v ľavom stĺpci môžete vybrať ľubovoľný typ grafu, ktorý sa vám páči.

Súvisiace: Ako vytvoriť čiarový graf v Exceli

Niekedy si nemôžete spomenúť, či sú tabuľky a grafy vo vašej prezentácii prepojené so súborom programu Excel. Alebo sa môže stať, že ste prepojili svoje údaje programu PowerPoint s tabuľkou, ale nepamätáte si, kam ste ich uložili.

Môžete priamo skontrolovať súbor PowerPoint, či je prepojený s nejakým súborom a kde sa tieto súbory nachádzajú. Ak to chcete urobiť, kliknite na Súbor v stuha ponuky. V ponuke na celú obrazovku, ktorá sa otvorí, prejdite na Info v ľavom stĺpci.

Pod Info okno, na pravá ruka stĺpec, prejdite na Súvisiace dokumenty. Kliknite na Otvorte umiestnenie súboru aby ste videli, kde sú uložené prepojené súbory.

Ak ste prepojené súbory programu Excel presunuli, kliknite na Upraviť odkazy na súbory. Zobrazí sa okno Odkazy zobrazujúce každý prepojený objekt a umiestnenie súboru, ktorý je k nemu pripojený. Okno vám ponúka štyri možnosti:

• Teraz aktualizovať: Aktualizujte údaje objektu na najnovšie zmeny v prepojenom súbore.
• Open Source: Otvorí prepojený súbor Excel.
• Zmeniť zdroj…: Otvorí okno Prieskumníka na zmenu prepojeného súboru.
• Prerušiť odkaz: Odstráni odkaz z vašej prezentácie.

Buďte vždy aktualizovaní

Táto šikovná funkcia sa prvýkrát objavila v balíku Microsoft Office 2010 a odvtedy je dostupná pre všetkých používateľov balíka Office. Kedykoľvek teda vytvárate prezentáciu na základe neúplných údajov, už sa nemusíte obávať, že ju v budúcnosti manuálne aktualizujete.

Skopírovaním informácií programu Excel a ich vložením do prezentácie ako prepojenej položky máte zaručenú automatickú aktualizáciu najnovších údajov do súboru PowerPoint.

10 tipov pre PowerPoint na prípravu profesionálnej prezentácie

Pomocou týchto tipov programu Microsoft PowerPoint sa vyhnete bežným chybám, zapojíte publikum a vytvoríte profesionálnu prezentáciu.

Prečítajte si ďalej

O autorovi