Vedeli ste, že ak zvládnete umenie navrhnúť vyhlásenie o účele projektu (PPS), bude to stáť menej fyzickej, duševnej a emocionálnej námahy? To nie je všetko. Len s niekoľkými úpravami a šálkou kávy sa vaša cesta PPS stane druhou prirodzenosťou úspechu.
Keď si osvojíte správny prístup k učeniu a pochopeniu PPS, môžete do roka viac ako zdvojnásobiť svoju vlastnú hodnotu.
Nechceli by ste čítať ďalej, aby ste sa dozvedeli viac o tom, prečo potrebujete vyhlásenie o účele projektu a niekoľko tipov, ako napísať konzistentné a použiteľné? Poďme.
Čo je vyhlásenie o účele projektu?
Vyhlásenia o účele projektu (PPS) sú dobre formulované plány, ktoré sú navrhnuté tak, aby pripravili, povzbudili a usmernili tímy s plánom realizácie živého projektu. PPS poskytuje konkrétne informácie o tom, ako, čo, kedy a prečo sa projekty rozbiehajú tak, ako sa vyvíjajú.
Vaše vyhlásenie o účele je zároveň plánom vášho projektu. Pre úspešný výsledok identifikuje všeobecné a špecifické požiadavky vášho projektu. Dobre napísaná PPS explicitne zvýrazňuje skryté a zjavné podrobnosti o vašom projekte. To pomáha predchádzať akýmkoľvek nedorozumeniam, nesprávnym výkladom alebo nesprávnym vyjadreniam, ktoré môžu vzniknúť.
Prečo potrebujete vyhlásenie o účele projektu?
Nasadenie úspešného projektu môže byť klzkým svahom, pričom tímy sú zavalené dilemou rozsahu projektu. Aby však projekt dosiahol svoj cieľ (ciele) včas, je dôležité v každom bode identifikovať určité míľniky. Tu je užitočné vyhlásenie o účele projektu.
Dôkladná PPS by mala okrem iného pomôcť vám a vášmu tímu vyhnúť sa oneskoreniam projektu. Podobne ako pri návrhu projektu ktorý zhŕňa všetky aspekty vášho projektu, slúži tiež ako platforma na prísne dodržiavanie dôležitých projektových pokynov. To v nemalej miere pomôže vášmu tímu zabezpečiť, aby boli splnené termíny a akcie, ktoré možno vykonať, zostanú v rámci stanovených rozpočtov.
5 najlepších tipov, ako napísať vyhlásenie o účele projektu Killer
Potrebu prísť so stratégiou, na základe ktorej môžete úspešne napísať kvalitnú a funkčnú PPS, nemožno preceňovať. Aby ste sa vyhli pochybnostiam, tu je niekoľko užitočných tipov, ktoré vám pomôžu vytvoriť váš ďalší PPS.
1. Vyhlásenie o účele
Aký je účel vášho projektu? Aká je motivácia tohto snaženia? Čo je cieľom vášho projektu? Odpovede na tieto otázky vám pomôžu identifikovať jedinečnosť vášho vyhlásenia o účele a ako spĺňa vaše projektové ciele.
Každý projekt by mal mať vyhlásenie o účele, ktoré zdieľa celý tím. Mala by rezonovať s členmi tímu, aby im umožnila prijať túto myšlienku.
Každá fáza plánovania projektu by mala podporovať ciele a zámery projektu ako celku. Toto je oblasť, kde sa zainteresovaným stranám pripomína zámer a ciele projektu. Mal by byť nepretržitou súčasťou výstupov projektov počas stretnutí kľúčových zainteresovaných strán.
Tieto povinnosti musíte mať na pamäti pri plánovaní a plánovaní vyhlásenia o účele. Tiež sa snažte zahrnúť pridelené úlohy pre členov, aby splnili každý výstup projektu. A to preto, že nemôžete realizovať projekt izolovane. Vaša snaha o úspech závisí vo veľkej miere od tímových príspevkov, aby bol úspech konzistentný.
2. Ciele
Projektové vyhlásenie na najvyššej úrovni slúži ako základný základ pre úspech vašich kolektívnych tímových cieľov. Zosúladenie účelu projektu s vašimi cieľmi podporuje pocit konzistentnosti. To je v konečnom dôsledku zámerne v súlade so ziskovosťou cieľov projektu.
Poznanie svojich cieľov od začiatku vám dáva jasnejší obraz o krokoch, ktoré musíte podniknúť, aby ste sa dostali do svojho konečného cieľa. Ak sa vaše kroky nezhodujú s vašimi cieľmi, ľahko zistíte, že ste mimo trať.
Ciele tiež zaručujú kvalitu projektu a úroveň práce potrebnej na splnenie úloh, ktoré riešite vy a váš tím počas životnosti projektu. To zahŕňa dohľad a koordinačné povinnosti. Pri uznávaní svojich cieľov je však najlepšie využiť SMART prístup: Špecifické, merateľné, dosiahnuteľné, relevantné a časovo ohraničené.
3. Rozsah
Je dôležité presne načrtnúť, čo bude súčasťou PPS a čo nebude jeho súčasťou. Koncept určenia toho, čo tvorí váš zoznam, sa tiež označuje ako rozsah projektu.
Definovanie rozsahu vášho PPS vám pomôže udržať zameranie na to, čo je dôležité. Máte tendenciu hrýzť viac, ako dokážete žuť v snahe byť podrobný. Týmto spôsobom znížite svoje PPS irelevantnými informáciami.
Položky zahrnuté v projekte položili pevný základ pre budúce projekty. Chcete, aby bol základ čo najpevnejší. Vyhlásenie o rozsahu by malo obsahovať čo najviac informácií o rozsahu projektu.
4. Vrecko na testovanie pamäte
Práca, ktorú robíte, sa bude v priebehu mesiacov či rokov meniť a tu prichádza na rad test pamäte. Primárnou myšlienkou je stále byť schopný zachytiť hlavné myšlienky účelu vášho projektu. Hlboké kopanie by malo rezonovať s vami a vaším tímom spôsobmi, ktoré sú v súlade s vašimi základnými hodnotami.
Majte na pamäti, že vaše vyhlásenie o účele projektu je v podstate chrbticou toho, kto ste ako jednotlivec alebo organizácia. To v konečnom dôsledku pomôže riadiť vašu stratégiu pri získavaní správnych talentov a tiež dá vášmu úsiliu zmysel.
Urobte svoje nápady PPS zapamätateľnými pomocou aplikácií na vytváranie príbehov pomôcť vášmu tímu lepšie pochopiť, čo máte na mysli, a zanechať v ňom trvalý dojem.
5. Flexibilita možností
Vaše vyhlásenie o plánovaní projektu by sa malo začať so zameraním na dohodnuté úlohy potrebné na splnenie krátkodobých cieľov v každej fáze. Praktickosť dosiahnutia míľnikov projektu by sa mala rozložiť rovnomerne, pričom medzi jednotlivými míľnikmi by mala byť prestávka maximálne päť až šesť týždňov.
Vytváranie plánov týmto spôsobom je nielen užitočné, ale tiež udržiava účelový proces projektu založený na realite súčasnosti, a nie vytváranie prepracovaných harmonogramov pre futuristické úvahy.
Stručne povedané, tento prístup je celkom ľahko spravovateľný a vo svojej podstate predvídateľný a dostatočne flexibilný na to, aby sa prispôsobil meniacim sa okolnostiam projektu. Môžete využiť nástroje na vykazovanie projektov sledujte svoje aktivity a merajte svoj pokrok.
Urobte to krok za krokom
Máte tendenciu byť zahltení svojím úsilím o PPS, ale nemali by ste byť. Začnite s jedným alebo dvoma hneď teraz. Vyskúšajte ich a pridajte ďalšie, keď sa budete cítiť pohodlne. Akonáhle uvidíte, aké je to jednoduché, budete sa chcieť do toho ponoriť. Konečne vytvoríte také projekty, o ktorých ste čítali alebo o ktorých ste snívali.
Nerobte si starosti s tým, že budete dokonalí alebo implementujete všetko naraz. Stačí si vybrať jeden alebo dva svoje obľúbené body a byť v súlade s nimi. A čo je najdôležitejšie, nezabudnite sa sústrediť na všetky radosti a úspechy, ktoré prichádzajú s trpezlivosťou a vytrvalosťou.
Či už ste projektovým manažérom alebo členom tímu projektového manažmentu, musíte vedieť o najbežnejších typoch zostáv. Tu sú niektoré z nich!
Prečítajte si ďalej
- Produktivita
Chris Odogwu sa zaviazal odovzdávať vedomosti prostredníctvom svojho písania. Je vášnivým spisovateľom a je otvorený spolupráci, vytváraniu sietí a iným obchodným príležitostiam. Je držiteľom magisterského titulu v odbore masová komunikácia (odbor Public Relations a reklama) a bakalárskeho štúdia v odbore masová komunikácia.
prihlásiť sa ku odberu noviniek
Pripojte sa k nášmu bulletinu a získajte technické tipy, recenzie, bezplatné e-knihy a exkluzívne ponuky!
Kliknutím sem sa prihlásite na odber