8 najlepších spôsobov, ako používať aplikácie Google Workspace na riadenie projektov

Mnoho organizácií sa spolieha na Google Workspace ako na kancelársky balík na spoluprácu. Neuvedomujú si však, že rovnaké aplikácie môžu byť užitočné aj pri riadení projektov.

Používaním aplikácií Google Workspace ich môžete využiť na maximum a preskočiť potrebu začlenenia ďalších nástrojov na správu projektov. Tento článok podrobne vysvetlí, ako môžete plne využívať aplikácie Google Workspace na správu projektov.

1. Spolupráca a sledovanie úloh projektu

Väčšina projektov vyžaduje spoluprácu medzi spoluhráčmi. Aj keď máte distribuovaný tím pracujúci na projekte, založený na cloude aplikácie Google Workspace vám môže pomôcť ľahko spolupracovať. Tabuľky môžete použiť na plánovanie projektu a vytváranie Ganttových diagramov na správu úloh a termínov.

Členovia tímu musia pravidelne aktualizovať svoj pokrok v tabuľke. Hárok teda obsahuje vždy aktuálne informácie. Môže tiež fungovať ako nástroj na sledovanie úloh alebo času pre tím.

S Kalendárom Google zistite informácie o voľných a aktívnych hodinách pre každého člena tímu. Zdieľanie poznámok so spoluhráčmi a udržiavanie poriadku pomocou a

zoznam úloh je možné pomocou Google Keep.

2. Komunikácia v tíme bez námahy

Je samozrejmé, že Gmail je jedným z najlepších poskytovateľov e-mailových služieb na svete. Ak používate Google Workspace, nemusíte dvakrát premýšľať nad zabezpečením flexibilnej a jasnej komunikácie medzi členmi tímu. Gmail je tu na uľahčenie bezproblémovej tímovej komunikácie.

Môžete vytvoriť zoznam e-mailov „Skupiny“ a pridať všetkých členov tímu do tejto skupiny. Potom môžete použiť iba jednu e-mailovú adresu na zdieľanie informácií, zdrojov a aktualizácií s celým tímom.

Ľudia pracujúci na viacerých projektoch súčasne môžu označiť e-maily súvisiace s rôznymi projektmi. E-maily s rôznymi menovkami sa teda budú ukladať do samostatných priečinkov. Dôležité e-maily môžete tiež označiť hviezdičkou, aby ste ich rýchlo našli.

3. Plánovanie zdrojov vášho tímu pre projekt

Projektoví manažéri majú často problém prideľovať a plánovať úlohy členom tímu pre nový projekt, zatiaľ čo iné projekty prebiehajú. Ak používajú Google Workspace, aplikácia Kalendár im môže ponúknuť jednoduché riešenie tohto problému.

Členovia tímu si môžu označovať svoje úlohy a plány v zdieľanom kalendári. Každý tak bude vedieť, kto je do akého dátumu obsadený a podľa toho pridelí nové úlohy. Tímy ho môžu použiť na sledovanie termínov a míľnikov a na získavanie pripomienok.

Môžete si vytvoriť samostatné tímové kalendáre na sledovanie dovoleniek, stretnutí a školení.

4. Zdieľajte a ukladajte digitálne dáta

Moderné projekty potrebujú zabezpečené úložisko pre súbory a dokumenty obsahujúce kritické dáta. Členovia projektu by k nim zároveň mali mať prístup 24/7. Aplikácia Disk Google je tu na ukladanie všetkých súborov, dokumentov, obrázkov a videí súvisiacich s projektom.

Táto cloudová aplikácia na ukladanie súborov dokáže bezpečne ukladať vaše súbory. Ak v súboroch vykonáte nejaké zmeny, okamžite sa synchronizujú. Každý iný člen tímu tak môže získať prístup k aktualizovanému obsahu.

Vďaka ovládacím prvkom zdieľania a prístupu na Disku Google bude spolupráca bezproblémová. Môžete napríklad zdieľať koncept kópie súboru s klientom na schválenie s povolením iba na zobrazenie dokumentu.

Okrem toho môžete vytvárať samostatné spoločné disky pre rôzne projektové tímy a zdieľať ich s nimi pre rýchly prístup.

5. Vytvárajte správy a prezentácie

Hľadáte nástroj na vytváranie pútavých a vysvetľujúcich správ? Chcete do týchto prehľadov zahrnúť rôzne tabuľky a grafy? Tabuľky Google sú pre vás aplikáciou. Pomáha vám zdieľať akýkoľvek typ číselných údajov v najvhodnejšom štýle. Umožňuje vám tiež spolupracovať na zostave.

Prezentácia je ďalšou dôležitou súčasťou projektov. The Prezentácie Google aplikácia je dokonalý nástroj na tvorbu prezentácií v službe Google Workspace. Môžete ho použiť na zdieľanie svojej vízie, popis výkonnosti tímu a vizualizáciu dôležitých údajov.

Pri práci na diaľku je tiež možné zdieľať prezentácie Google Slides počas videokonferencií pomocou funkcie zdieľania obrazovky Google Meet.

6. Prevzatie projektu online

Sites je aplikácia Google Workspace, pomocou ktorej vytvárate vysokokvalitné weby bez znalosti programovania alebo dizajnu. Webové stránky Google môžete použiť pre projekt, udalosť alebo tím.

Webové stránky Google môžete použiť ako centrum na ukladanie všetkých dokumentov, aktualizácií, časových plánov, kalendárov a výstupov. Všetkým členom tímu umožní prístup ku všetkým informáciám týkajúcim sa projektu z jedného miesta.

7. Tímové stretnutia a rozhovory

Tímy pracujúce na projekte musia byť neustále v kontakte. Okrem e-mailov môžu používať Google Workspace Chat na okamžité správy a aplikáciu na videohovory Google Meet na virtuálne stretnutia.

Okrem priamych správ jednotlivým členom podporuje Google Chat aj skupinové konverzácie, takže tímy môžu plynule spolupracovať zo vzdialených miest. Počas používania chatu môžete tiež zdieľať súbory s ostatnými a pracovať na úlohe.

Google Meet podporuje zvukové aj videohovory, takže sa so svojimi kolegami môžete spojiť kedykoľvek budete chcieť. Počas stretnutia v službe Google Meet môžete vždy pracovať na dokumente vedľa seba, čo posúva spoluprácu na vyššiu úroveň.

Počas stretnutia môžete tiež použiť aplikáciu Keep na písanie poznámok a zápisníc. Tieto poznámky môžete jednoducho zdieľať a pripojiť k iným dokumentom.

8. Správa dokumentov a spolupráca

Tímy pracujúce na projektoch musia spravovať množstvo dokumentov. Situácia sa stáva problematickou, keď potrebujú spolupracovať na týchto dokumentoch. Manuálna distribúcia dokumentov a ich samostatná úprava môže brzdiť výkon tímu a spôsobiť oneskorenie projektu.

Súvisiace: Dôvody, prečo sa projekty oneskorujú a ako sa im vyhnúť

Používatelia služby Google Workspace môžu na správu dokumentov vyskúšať Dokumenty a Tabuľky. K týmto dokumentom môže pristupovať viacero ľudí a pracovať na nich súčasne. Bez ohľadu na to, aké zmeny v dokumentoch a tabuľkách vykonáte, budú viditeľné v reálnom čase.

Je tiež možné komentovať a ponúkať spätnú väzbu k rovnakým dokumentom. Pomocou funkcie histórie verzií môžete jednoducho sledovať, kto a kedy vykonal zmeny v dokumentoch.

S Google Workspace je riadenie projektov jednoduché

Podniky často používajú viacero aplikácií a nástrojov na správu rôznych aspektov projektu. Ak už používate aplikácie Google Workspace, môžu vám pomôcť aj pri správe projektov.

Teraz, keď viete, ako používať jeho aplikácie na správu úloh súvisiacich s projektom, bude správa projektov jednoduchšia. Okrem spoločnosti Google však existujú aj iní poskytovatelia zariadení pracovného priestoru, ktorých by ste mohli chcieť skontrolovať.

6 najlepších pracovných priestorov, ktoré nepochádzajú od Googlu alebo Microsoftu

Microsoft a Google nie sú jediné spoločnosti, ktoré poskytujú vybavenie pracovného priestoru. Tu sú niektoré z najlepších alternatív, ktoré môžete vyskúšať!

Prečítajte si ďalej

O autorovi