6 tipov, ako prinútiť ľudí, aby otvárali a čítali vaše e-maily

Aj keď teraz máme niekoľko komunikačných platforiem, ktoré ponúkajú odlišné funkcie pre lepší pracovný tok spolupráce, e-maily majú v našich životoch stále dôležitú úlohu, najmä pri rozhovoroch s ľuďmi mimo našich osobných kruhov.

Problém je v tom, že stále čakáte na odpoveď a sami sa pýtate, či bol váš e-mail otvorený a prečítaný viackrát, ako dokážete spočítať. Tu je niekoľko kľúčových krokov na optimalizáciu e-mailov:

1. Začnite pútavým predmetom

Prvý dojem je všetko, preto je dôležité mať silný predmet pri odosielaní e-mailu – najmä ak chcete, aby ho daná osoba otvorila. Predmet je prvá vec, ktorú ľudia vidia, takže musí upútať ich pozornosť a prinútiť ich dozvedieť sa viac. Ak je váš predmet nevýrazný alebo spamový, je veľká šanca, že daná osoba e-mail neotvorí.

Na druhej strane, ak je predmet zaujímavý, pravdepodobne otvoria e-mail a prečítajú si, čo ste napísali. Máte len pár sekúnd na to, aby ste upútali niečiu pozornosť, tak im dajte záležať.

Tu je niekoľko tipov na písanie lepších predmetov:

• Vyhnite sa písaniu viet, ktoré sú príliš dobré na to, aby boli pravdivé.
• Prispôsobte si predmet tak, že pridáte meno príjemcu, svoje meno alebo niečo iné, čo im dá vedieť, že váš e-mail je určený pre nich.
• Nepíšte jednoslovné predmetové riadky ako „ahoj“, „ahoj“ alebo „ahoj“.
• Prebuďte zvedavosť príjemcu napísaním niečoho, čo možno nevie.
• Vyhnite sa používaniu spamových spúšťačov, ktoré môžu dostať váš e-mail do nevyžiadanej schránky. Niektoré príklady zahŕňajú 100 % zadarmo, $ $ $, zdvojnásobte svoj príjem teraz, lacné, nemažte, raz za život, aby sme vymenovali aspoň niektoré.
• Vyhnite sa výkričníkom alebo veľkým písmenám.

Pamätajte, že ľudia sú zaneprázdnení a každý deň dostávajú nespočetné množstvo e-mailov, takže veci príliš nekomplikujte vymýšľaním príliš dlhých alebo komplikovaných predmetov. Krátke a priamočiare témy sú ideálne, pretože uľahčujú čítanie každému, kto ich dostane.

2. Napíšte vražednú úvodnú vetu

Ako sme už spomenuli, nemáte veľa priestoru na to, aby ste svojím predmetom upútali pozornosť príjemcu. Rovnaký princíp platí pre úvodnú vetu vášho e-mailu.

Vaša úvodná veta by mala byť dostatočne pútavá a zaujímavá, aby si váš adresát chcel prečítať viac, a mala by tiež zhrnúť, o čom je zvyšok e-mailu. Ak je to možné, snažte sa vyhnúť zavádzaniu nových tém v úvodnej vete, pretože to môže zmiasť vášho čitateľa.

Tu je niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu:

• Začnite otázkou. Položiť čitateľovi otázku je skvelý spôsob, ako ho zaujať a vzbudiť v ňom záujem o to, čo píšete.
• Urobte pozorovanie alebo zdieľajte štatistiku, ktorá upúta pozornosť vášho čitateľa.
• Podeľte sa o osobný príbeh súvisiaci s témou.
• Ak chcete, aby čitateľ venoval pozornosť, váš otvárač e-mailov by mal byť jedinečný a mal by sa odlišovať od ostatných, ktoré dostal. Vyhnite sa banálnym úvodným riadkom ako „Dúfam, že vám to vyjde“ alebo „Dúfam, že všetko ide dobre.“ V závislosti od účelu vášho e-mailu alebo vášho príjemcu, môžete ísť na niečo zábavné a kreatívne, ako napríklad: „Dúfam, že ste už vypili kávu“ alebo „Sľubujem, že tento e-mail je kratší ako predchádzajúci jedničky.“

3. Vyleštite si pravopis a gramatiku

E-maily budete s najväčšou pravdepodobnosťou používať v profesionálnom prostredí a efektívnym spôsobom, ako zlepšiť mieru otvorenia, je mať dobre napísané e-maily bez chýb. Preklepy a gramatické chyby môžu spôsobiť, že budete vyzerať neprofesionálne a nedbale.

Ak si nie ste istí svojím schopnosti sebaúpravy, pred odoslaním je najlepšie požiadať niekoho iného, ​​aby skontroloval váš e-mail. Svieža sada očí vám môže pomôcť zachytiť chyby, ktoré ste možno prehliadli.

Prípadne môžete využiť nástroje na úpravu, napr Gramaticky alebo Aplikácia Hemingway na vyleštenie vašich e-mailov. Len nezabudnite dvakrát skontrolovať správnosť opravenej verzie pred stlačením tlačidla Odoslať.

4. Buďte struční – prejdite k veci

Nikto nemá rád čítanie dlhých, kľukatých e-mailov a spisy, ktoré sa motajú po odsekoch bez toho, aby sa dostali k veci, budú pravdepodobne ignorované alebo vymazané.

Pri vytváraní e-mailu prejdite priamo k veci a vyhnite sa hádkam. To vám pomôže zabezpečiť, aby bola vaša správa komunikovaná efektívne.

Okrem toho, ak máte na zdieľanie veľa informácií, skúste ich rozdeliť na menšie časti, aby ich príjemca ľahšie strávil. Ak je to možné, použite nadpisy a zoznamy, aby ste si usporiadali myšlienky a uľahčili im rýchle prezeranie e-mailov.

5. Poskytnite užitočné informácie

Odstráňte výplňové slová a frázy ako „len“, „v skutočnosti“ a „veľmi“. Nepridávajú žiadnu hodnotu vašej správe.

Mali by ste sa tiež vyhnúť používaniu skratiek alebo žargónu odvetvia, pokiaľ neviete, že ich čitatelia vopred poznajú. Zabezpečíte tak, že vaše e-maily zostanú dostupné, aj keď niektorí ľudia nemajú špeciálne znalosti o tom, o čom diskutujete.

Ak niekto potrebuje nejaké kľúčové informácie o udalosti alebo téme, než sa rozhodne, určite to urobte zahrňte to hneď, aby im pri čítaní zvyšku neušlo nič dôležité email.

6. Posielajte e-maily v správnom čase

Neexistuje jeden ideálny čas na odosielanie e-mailov – závisí to od obsahu vašej správy a toho, čo chcete od svojich príjemcov. Majte na pamäti, kedy sú ľudia s najväčšou pravdepodobnosťou k dispozícii, a podľa toho sa prispôsobte.

Ak napríklad posielate e-mail týkajúci sa konkrétnej udalosti, je dôležité, aby ste sa vyhli jeho odoslaniu príliš skoro alebo príliš neskoro. Ak je to možné, pokúste sa ich naplánovať na optimálne časy, napríklad počas pracovnej doby.

Súvisiace: Ako posielať anonymné e-maily: tajné metódy

Zlepšite mieru otvorenia a čítanosť vašich e-mailov

Nečítanie e-mailov môže mať vážny dopad na vašu produktivitu a ziskovosť vášho podnikania.

Existuje niekoľko dôvodov, prečo ľudia ignorujú vaše e-maily, z ktorých niektoré sú mimo vašu kontrolu. Implementácia týchto tipov vám však môže pomôcť zlepšiť mieru otvorenia, čítanosť a odozvu na vaše e-maily.

7 najlepších nástrojov na organizáciu e-mailov a zvýšenie produktivity

E-maily používame každý deň na komunikáciu s ľuďmi. Rýchlo sa však môže stať ohromujúcim. Tu je návod, ako usporiadať doručenú poštu.

Prečítajte si ďalej

O autorovi