Ako prekonať preťaženie spolupráce na vašom pracovisku

Keď sa objaví nový projekt, často sa stáva, že sa váš tím stretne, aby prediskutoval, ako ho čo najlepšie vyriešiť. Ak sa to urobí správnym spôsobom, môže to urobiť zázraky pre váš výstup.

Kým sa však zo všetkých síl snažíte zožať odmeny tohto typu tímovej práce, môžete sa neúmyselne prehnať a vytvoriť problém nazývaný „preťaženie spoluprácou“.

V tomto článku budeme diskutovať o tipoch a nástrojoch, ktoré môžete použiť, aby ste sa vyhli preťaženiu spolupráce.

Čo je preťaženie spolupráce?

Preťaženie kolaboráciou nastáva, keď sa ľudia tak často stretávajú s kolegami, že to bráni produktivite a negatívne ovplyvňuje pohodu zamestnancov.

Môže to byť spôsobené viacerými faktormi, ako je príliš veľa zbytočných stretnutí, nadmerné posielanie e-mailov, prístup k niekoľkým digitálnym príliš veľa ľudí, ktorí pracujú na rovnakom projekte súčasne, alebo sú kedykoľvek k dispozícii, aby mohli reagovať na otázky.

Keď sa to stane, členovia tímu môžu byť preťažení a uviaznutí v úlohách komunikácie a rozhodovania.

To zvyčajne vedie k zníženiu efektivity práce a produktivity. V niektorých prípadoch sa všetky tieto spoločné úlohy stanú rozptýlením, ktoré bráni jednotlivcom vykonávať prácu, ktorú musia dokončiť sami.

V konečnom dôsledku sa hranice medzi pracovným a osobným životom stierajú, pretože zamestnanci sú nútení nosiť si nedokončenú prácu domov, čo vedie k vyhoreniu.

Nesprávne nástroje môžu viesť k zmätku, frustrácii a preťaženiu spolupráce. Naopak, správne nástroje môžu urobiť váš tím efektívnejším a produktívnejším.

Prvým krokom k prekonaniu preťaženia spoluprácou je výber správnych nástrojov pre danú úlohu. Nie všetky digitálne riešenia sú si rovné a niektoré sú pre konkrétne úlohy vhodnejšie ako iné.

Napríklad je ich veľa dôvody na používanie nástrojov na spoluprácu namiesto e-mailu, vrátane úspory času, lepšieho prístupu k informáciám a zlepšenia produktivity, aby sme vymenovali aspoň niektoré.

Keď už bolo povedané, pri výbere nástrojov na spoluprácu pre svoj tím si určite vyberte užívateľsky prívetivé nástroje pre jednoduché prijatie a nástroje umožňujúce integráciu s inými aplikáciami, aby spolupracovali bezproblémovo.

Napríklad tímový chatovací nástroj ako Slack môže byť skvelý pre internú komunikáciu medzi kolegami, zatiaľ čo nástroj na správu úloh ako Asana vám môže pomôcť sledovať, kto čo robí a kedy. Obe softvérové ​​riešenia sa navzájom hladko spájajú, čo vám umožňuje vyhnúť sa prepínaniu kontextu a zlepšiť tímovú produktivitu a spoluprácu.

2. Vytvorte prehľadný pracovný postup

Je dôležité vytvoriť jednoduchý pracovný postup, aby na rovnakom projekte nepracovalo príliš veľa ľudí. Dobre definovaný proces môže zabrániť zmätku a zabezpečiť, aby každý poznal svoju úlohu a očakávania. To tiež umožňuje zamestnancom lepšie riadiť svoj čas mimo práce.

Asana je na túto prácu vynikajúca. Môžete jednoducho vytvárať úlohy od základov a prideľovať ich členom tímu, alebo môžete využiť jednu z mnohých šablón.

Napríklad, ak sa váš tím bežne zaoberá otázkami zákazníckej podpory, vytvorte šablónu na ich vybavovanie, aby každý vždy dodržiaval rovnaký proces. Pomôže to znížiť únavu z rozhodovania a zlepšiť kvalitu konečného výsledku. Okrem toho použite kontrolné zoznamy, ktoré pomôžu členom tímu zostať na správnej ceste a organizovaní, čím sa minimalizuje riziko zabudnutia úloh.

Jasný pracovný postup a dobre definované úlohy sú nevyhnutné na to, aby ste sa vyhli preťaženiu spolupráce. So správnymi nástrojmi a pochopením toho, ako ich najlepšie využiť, môžete udržať svoj tím v produktívnej spolupráci bez toho, aby ste sa cítili preťažení.

3. Vytvorte centrálne úložisko údajov

Jedným z praktických spôsobov, ako prekonať preťaženie spolupráce, je nastavenie internej wiki centralizovať všetky vaše súbory a informácie. Jednotlivcom to uľahčí prístup ku všetkému, čo potrebujú, na jednom mieste, bez toho zakaždým rozptyľovať ostatných kolegov alebo prechádzať niekoľkými platformami, aby ste našli, čo sú hľadám.

Môžete to urobiť pomocou nástroja, ako je napr Tettra. Tento nástroj vám umožňuje rýchlo a jednoducho vytvárať stránky, pristupovať k nim a zdieľať ich so svojím tímom. Umožňuje tiež viacerým používateľom pristupovať a pridávať informácie súčasne a má robustnú funkciu vyhľadávania na nájdenie toho, čo hľadáte.

Tým, že budú mať všetky relevantné informácie na jednom mieste, môžu členovia tímu ľahko nájsť to, čo potrebujú, bez toho, aby museli hľadať vo viacerých e-mailoch. A čo viac, integruje sa do vášho pracovného priestoru Slack, takže máte vždy najaktuálnejšie informácie na dosah ruky.

4. Využite výhody asynchrónnej komunikácie

Asynchrónna komunikácia je skvelý spôsob, ako zvýšiť produktivitu a znížiť preťaženie spolupráce. Napríklad namiesto toho, aby ste niekoho žiadali o okamžitú odpoveď e-mailom alebo okamžitou správou, keď odpoveď potrebujete až neskôr, pošlite mu textovú správu a požiadajte ho, aby odpovedal, keď bude mať čas.

Tento typ komunikácie môže byť výhodný, ak pracovný čas vášho kolegu nie je v súlade s vaším, napríklad ak pracujete na diaľku v rôznych časových pásmach. To umožní obom stranám dokončiť svoju prácu bez neustáleho vzájomného prerušovania, keď nikto nepotrebuje okamžitú reakciu.

Využitím výhod asynchrónnej komunikácie sa môžete ušetriť od prijímania nekonečných upozornení na správy každý deň a zároveň si zachovať produktívne tímové interakcie. Môžete to posunúť ďalej využitie tichých stretnutí pre pútavejšiu spoluprácu.

5. Rozpoznajte efektívnu spoluprácu

Aj keď môžete použiť vyššie uvedené techniky, aby ste sa vyhli preťaženiu spolupráce, je nevyhnutné rozpoznať efektívnu tímovú prácu, aby ste povzbudili a motivovali zamestnancov, aby pokračovali v produktívnej spolupráci.

Môžete to urobiť jednoducho pomocou nástrojov ako Bonusovo ktoré umožňujú manažérom rozpoznať zamestnancov vždy, keď idú nad rámec danej úlohy. Bonusne sa integruje so Slackom, čo umožňuje časté a včasné rozpoznanie.

Efektívna spolupráca je na dosah

Spolupráca môže byť v mnohých prípadoch životaschopným riešením, ale prílišné spoliehanie sa na ňu môže byť problematické. Preťaženie kolaboráciou môže byť na pracovisku skutočnou výzvou.

S týmito tipmi sa však môžete zbaviť zbytočného rozptyľovania a zároveň podporovať produktívne interakcie na pracovisku. Rozpoznaním príznakov preťaženia spoluprácou a podniknutím krokov na ich vyriešenie môžete udržať svoj tím v harmonickej spolupráci smerom k spoločným cieľom.

6 najlepších bezplatných online nástrojov pre spoluprácu na prácu z domu

Online spolupráca s klientmi a tímami môže byť komplikovaná. Pri práci z domu používajte tieto spoľahlivé bezplatné nástroje.

Prečítajte si ďalej

O autorovi