Čo je časový audit a prečo je dôležitý?

Bol to rušný deň v práci. Sedel si za stolom s očami na počítači. Je čas zatvárania. Keď sa pripravujete na odchod, kontrolujete objem práce, ktorú ste vykonali. To, čo vidíte, nezodpovedá hodinám, ktoré ste vložili. Čudujete sa, prečo je to tak.

Možno ste väčšinu svojho času strávili interakciou na sociálnych sieťach namiesto toho, aby ste robili prácu, ktorú ste si stanovili.

Tento scenár vysvetľuje, koľko ľudí trávi čas v práci. Nastavte si inú cestu vykonaním časového auditu, aby ste svoj čas investovali lepšie.

Prečo potrebujete vykonať časový audit?

Časový audit je systematický proces používaný na kontrolu toho, ako trávite čas. Umožňuje vám efektívne riadiť svoj čas smerom k dosiahnutiu vašich cieľov.

To, ako investujete svoj čas do práce, ovplyvňuje vašu produktivitu. Najvýkonnejší ľudia sú tí, ktorí dobre využívajú svoj čas. Aký lepší spôsob, ako zistiť, ako trávite svoj čas, ako absolvovať časový audit?

Pozrime sa na niekoľko dôvodov, prečo by ste mali brať časový audit vážnejšie.

1. Efektívne riadenie času

Pomôže vám v tom efektívny time management zlepšiť rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom. Obmedzuje excesy, ktoré vás okrádajú o váš čas.

V práci trávite niekoľko hodín. Ale na konci dňa si uvedomíte, že sa toho až tak veľa nepodarilo. Časový audit vám pomôže zistiť neproduktívne činnosti, ktorým trávite čas.

2. Racionálne rozhodovanie

Časový audit položí pevný základ potrebný na prijímanie informovaných rozhodnutí na dosiahnutie vášho cieľa. Ste viac naklonení robiť racionálne, a nie emocionálne rozhodnutia.

Dosiahnutie obchodných cieľov je rýchlejšie, keď k nim pripojíte časový rámec. Pomocou efektívneho časového auditu zistíte, koľko času môžete venovať svojim cieľom a pracovať na dosiahnutí niektorých míľnikov v konkrétnom období.

3. Časové vedomie a hodnota

Možno investujete svoj čas do neproduktívnych činností bez toho, aby ste si to uvedomovali. Pravdepodobne trávite niekoľko hodín na počítači v práci. Väčšinu hodín, keď by ste mali pracovať, ste však na Facebooku zaneprázdnení. Na konci dňa viete, že ste strávili hodiny na počítači, ale nemáte žiadne výsledky, ktoré by ste mohli ukázať.

Časový audit vám pomôže pochopiť nielen dôležitosť času, ale aj to, ako ho investujete. Poznanie neproduktívnych aktivít, ktoré vás oberajú o čas, vám pomôže stať sa premysleným pri vytváraní vášho času.

4. Objektivita

Vykonanie časového auditu vám pomôže byť objektívny a nie subjektívny. Zhromažďujete fakty o tom, ako a kde trávite čas. Pre tých, ktorí sú odhodlaní zlepšiť svoju kariéru vo svojej kariére alebo zamestnaní, vás to podnieti, aby ste sa stali proaktívnymi a nie reaktívnymi.

Namiesto toho, aby vám neplánované udalosti zhltli čas, časový audit vás motivuje k tomu, aby ste si vopred vytvorili harmonogram svojich aktivít a dôsledne ho dodržiavali.

Týždenný pracovný plán je efektívnu iniciatívu, ako byť proaktívny so svojím časom v práci. Poskytuje vám informácie o aktivitách, ktorým sa budete venovať počas týždňa vopred.

5. Zodpovednosť

Správnym časovým auditom je zodpovednosť polície. Nielenže vás berie na zodpovednosť za to, ako trávite čas, ale dáva vám aj predstavu, ako by ste svoj čas mohli využiť lepšie. A ak to nedodržíte, následky budú viditeľné vo všetkých úlohách, cieľoch a zámeroch, ktoré ste ešte nesplnili.

Zodpovednosť za využitie času príde vhod, ak pracujete s tímom. Časový audit vám ukáže, ako každý člen tímu trávi čas.

Uskutočnenie efektívneho časového auditu znamená sledovanie a dokumentovanie presne toho, čo denne trávite. Údaje zaznamenané z úspešného časového auditu pomáhajú vytvárať budúce časové grafy a plánované plány.

Existujú základné nástroje, ktoré môžete použiť na to, aby ste čo najviac využili svoj čas pri audite. Tu sú niektoré z nich.

1. Denník

Denník je jedným z najstarších a najjednoduchších nástrojov časového auditu, no napriek tomu stále účinný. Denníky boli vecou dávno pred príchodom počítača a internetu. Pravdepodobne ste mali denník, do ktorého ste zaznamenávali udalosti vo svojom živote, keď ste vyrastali.

Mliekarne sú tu stále veľmi veľa. Ale namiesto používania starých tlačených denníkov môžete na sledovanie svojich aktivít použiť elektronické denníky.

Údaje obsiahnuté vo vašom denníku vám pomôžu zistiť, ako trávite čas.

2. Pracovný list auditu času

Pracovný list časového auditu je elektronický dokument, ktorý obsahuje zaznamenané údaje, vyhodnotené výsledky a obdobie procesu časového auditu. Pomocou tohto nástroja môžete ľahko identifikovať a robiť referencie o tom, ako trávite svoj čas.

Súvisiace: Najlepšie šablóny časového rozvrhu na sledovanie vašich hodín

3. Softvér na sledovanie času

Vďaka pokroku v technológii existuje niekoľko nástrojov, ktoré môžete použiť sledujte svoj čas a zvýšte svoju produktivitu.

Nástroje na sledovanie času ako napr Apploye sú efektívne v časovom audite sledovaním aktivít, do ktorých sa zapájate online, a zobrazením trvania každej aktivity. Na základe vašich nastavení dostanete upozornenia, keď trávite príliš veľa času na konkrétnej webovej stránke alebo aplikácii.

Súvisiace: Najlepší softvér a aplikácie na sledovanie času

6 krokov pre efektívny časový audit

Lepšie využitie času prináša obrovský posun vo vašom výkone v práci. Hodina strávená produktívnymi úlohami je cennejšia ako 10 hodín strávených ľahkovážnou činnosťou. Niet divu, že zamestnanci, ktorí rozumne investujú svoj čas, sú efektívnejší.

Ste pripravení absolvovať časový audit? Tu je niekoľko krokov, ktoré vás prevedú.

1. Dať gól

Prečo chcete vykonať časový audit? Akokoľvek jednoduchá sa otázka môže zdať, odpoveď na ňu môže byť náročná, najmä ak ste sa nad tým nezamysleli.

Identifikujte svoj cieľ od začiatku. Keď to pochopíte, pomôže vám to sústrediť sa na veci, ktoré sú pre vás dôležité. Na konci auditu budete vedieť, ako implementovať svoje zistenia.

2. Stanovte konečný termín

Po stanovení cieľa si stanovte aj konečný termín na jeho dosiahnutie. V opačnom prípade by to mohlo trvať príliš dlho. Všímajte si aktivity, ktorým sa v stanovenom termíne venujete.

Aj keď chcete veci urobiť okamžite, neponáhľajte sa s nimi. Ak vaše výsledky nebudú presné, celá podstata auditu bude zmarená. Pravidlom je pohybovať sa miernym tempom.

3. Plánujte strategicky

Musíte mať podrobný plán, ako chcete dosiahnuť ciele, ktoré ste si stanovili počas časového auditu. Tento plán musí byť realistický a musí byť prepojený.

Strategické plánovanie vo vašom časovom audite zahŕňa sprevádzanie všetkých členov vášho tímu a poskytovanie potrebných nástrojov a zdrojov na audit. Efektívny plán vám pomôže eliminovať plytvanie časom a zdrojmi.

4. Zbierať dáta

Zber údajov je veľmi dôležitým krokom v procese časového auditu. Robí sa to zbieraním záznamov o tom, ako ste doteraz trávili čas.

Aby ste sa úspešne presunuli z bodu A do bodu B, musíte pochopiť dynamiku bodu A a potom použiť tieto informácie ako návod na prechod do ďalšej fázy.

5. Analyzujte zozbierané údaje

Analýza zhromaždených údajov vám pomôže identifikovať koreláciu medzi tým, kde ste boli a kde ste teraz. Nie všetky zhromaždené údaje sú potrebné pre váš audit.

Musíte odfiltrovať medzery vo svojich údajoch, pretože by mohli zmeniť presnosť vášho auditu. Zamerajte sa na dôležité údaje. Takéto údaje by sa mali analyzovať a kategorizovať tak, aby vyhovovali cieľu časového auditu.

6. Stanovte si ciele

Ciele vás udržia v strehu a dodajú vám pocit úspechu. Práca na dosiahnutí vašich cieľov auditovania času naraz môže byť zdrvujúca, najmä ak sú ciele veľké.

Rozdeľte svoje ciele na malé ciele, ktoré sa majú dosiahnuť v rámci stanovených období. Keď dosiahnete každý cieľ, oslavujte sa za dobre vykonanú prácu. Vaša pozitívna energia z dosiahnutia vášho cieľa vás motivuje k dosiahnutiu iných cieľov, čím sa priblížite k vašim veľkým cieľom.

Započítajte každú sekundu

Budete prekvapení množstvom neproduktívnych vecí, ktorým trávite čas. Časový audit dáva tieto informácie do popredia a ukazuje vám činnosti, ktoré strácajú váš drahocenný čas.

Čas sa neustále posúva. Ak ho stratíte, nemôžete ho získať späť. Ak nejaká činnosť nepridáva hodnotu vašej kariére alebo pracovnému životu, nezaslúži si vašu pozornosť.

Ako splniť termíny a dokončiť úlohy včas: 8 tipov

Naučte sa, ako dodržať termíny, ktoré ste si sami stanovili, a urobiť veci pred termínom. Tu je niekoľko užitočných tipov!

Prečítajte si ďalej

O autorovi