Čo sú zásady zabezpečenia e-mailov a ako to funguje?

Kedy ste naposledy poslali e-mail? Pravdepodobne to bolo dnes. Rovnako ako vy, veľa ľudí na celom svete posiela e-maily denne.

E-maily sú súčasťou našich životov najdlhšie. Keďže je takmer nemožné zaobísť sa bez nich, musíte sa zabezpečiť účinnou politikou zabezpečenia e-mailu.

Nechcete, aby sa vaše e-maily dostali do nesprávnych rúk, však? Implementácia zásad zabezpečenia e-mailov pomáha udržiavať ich bezpečnejšie.

Čo sú zásady zabezpečenia e-mailov?

Politika zabezpečenia e-mailov je séria postupov, ktorými sa riadi používanie e-mailov v rámci siete alebo organizácie. Podrobnosti o tom, ako kategória používateľov interaguje so správami, ktoré sa odosielajú a prijímajú prostredníctvom e-mailu.

Udržujte svoje e-maily organizované a bezpečné zvyšuje vašu produktivitu. Cieľom bezpečnostnej politiky elektronickej pošty je zabezpečiť správy pred neoprávneným prístupom.

Niekto by sa mohol opýtať, kto sa môže pokúšať získať prístup k e-mailom bez povolenia? Kyberzločinci – veľmi ich zaujímajú dôverné správy, ktoré posielate v rámci vašej organizácie aj mimo nej. A to preto, že vedia, že takéto informácie sú cenné. Ak sa ho zmocnia, môžu ho použiť na sériu škodlivých aktivít, aby sa obohatili.

Ako funguje e-mailová bezpečnostná politika?

Predvolená sila zabezpečenia e-mailu nie je taká silná. Správy odoslané e-mailom sú vo verejnom priestore. Preto k nim môže ľahko pristupovať ktokoľvek s priemernými hackerskými schopnosťami. Vytvorenie zásad zabezpečenia e-mailu je jednou zo základných vecí, ktoré môžete urobiť, aby ste odvrátili útočníkov.

Veriť, že vy alebo vaša organizácia sa nemôžete stať obeťou narušenia e-mailu, je falošný predpoklad. Pokiaľ využívate e-maily, môžete byť cielení.

Vaša neochota implementovať e-mailovú bezpečnostnú politiku môže zdržať iba vtedy, ak e-maily, ktoré posielate, sú bezvýznamné. Ale to sotva platí, ak vediete slušný biznis.

Aby boli zásady zabezpečenia e-mailov účinné, musia obsahovať nasledujúce položky:

1. Rozsah a účel politiky.
2. Informácie o vlastníctve obsahu obsiahnutého v e-mailoch.
3. Obavy o ochranu osobných údajov a očakávania strán používajúcich e-mail.
4. Povinnosti používateľov e-mailu.
5. Pokyny na používanie e-mailových účtov organizácie.
6. Tipy na zistenie a vyhnutie sa hrozbám zabezpečenia e-mailu.
7. Konkrétne opatrenia, ktoré je potrebné vykonať v prípade podozrenia na porušenie zabezpečenia e-mailu.

Prístupnosť je kľúčom k úspešnej implementácii politiky. Členovia tímu môžu byť v súlade s informáciami v politike, iba ak majú prístup k dokumentu.

Namiesto uloženia dokumentu na fyzické zariadenie je vhodné použiť nástroj pracovného toku s cloudovým úložiskom a vzdialeným prístupom. Týmto spôsobom môžu autorizovaní členovia tímu pristupovať k politike odkiaľkoľvek a kedykoľvek.

Školenie je ďalším základným prvkom úspešnej implementácie politiky zabezpečenia e-mailov. Niektorí používatelia sa môžu zdráhať dodržiavať pravidlá, najmä ak v minulosti nepoužili niečo podobné. Je na vás, aby ste zabezpečili náležité školenie, aby pochopili, ako je používanie pravidiel v najlepšom záujme všetkých.

Ako vytvoriť účinnú politiku zabezpečenia e-mailu

Politika zabezpečenia e-mailov nie je univerzálna, pretože žiadne dve organizácie nie sú rovnaké. Ale kybernetické hrozby, ktoré ohrozujú používanie e-mailov, majú podobné účinky na organizácie bez ohľadu na ich ponuku a veľkosť. Sú to bežné atribúty, ktoré by sa mali zohľadniť pri vytváraní štandardnej politiky.

Tu je niekoľko praktických tipov na vytvorenie zásady zabezpečenia e-mailu, ktorá funguje.

1. Prijať šablónu

Vytvorenie zásad zabezpečenia e-mailu od začiatku nie je zlý nápad, ale môžete si ušetriť čas prijatím existujúcej šablóny. Je to potrebné, najmä ak nie ste oboznámení s obsahom pravidiel.

Namiesto vytvárania irelevantných informácií máte dôležité informácie na vytvorenie politiky, ktorá funguje.

2. Upravte šablónu

Prijatie existujúcej šablóny neznamená, že by ste ju mali používať tak, ako je. Šablóna vám má poskytnúť predstavu o tom, ako politika vyzerá.

Namiesto toho, aby ste vzali všetko, čo obsahuje šablóna s háčikom a platinou, upravte ju tak, aby vyhovovala jedinečným potrebám vášho podnikania.

Nakoniec budete mať originálny dokument, ktorý je šitý na mieru pre vašu organizáciu.

3. Identifikujte podmienky zapojenia používateľov

Používatelia vášho e-mailu sa môžu zapojiť do nevyberaných aktivít, ak si nie sú vedomí toho, že takéto aktivity sú zakázané. Je vašou zodpovednosťou výslovne uviesť, ako by mali používať váš e-mail.

Identifikujte nezdravé e-mailové praktiky, ktoré môžu vašu sieť vystaviť kybernetickým útokom, a varujte pred zapájaním sa do takýchto aktivít.

Vaša politika zabezpečenia e-mailov je neúplná bez implementácie nástroja, ktorý zvyšuje bezpečnosť vašich e-mailov.

Manuálna ochrana vášho e-mailu pred kybernetickými hrozbami je nedostatočná, najmä preto, že kyberzločinci používajú na svoje útoky pokročilé technológie. Spojte ich energiu s nástrojmi, ako sú karantény, filtre nevyžiadanej pošty a softvér na prevenciu škodlivého softvéru. Účinný spamový filter vám zabráni v prezeraní škodlivých e-mailov.

5. Vynútiť potvrdenie používateľskej politiky

Úspešná implementácia vašich pravidiel začína ochotou vašich používateľov dodržiavať ich. Zmena prichádza s určitým odporom. Členovia tímu, ktorí nepoznajú zásady zabezpečenia e-mailov, sa môžu rozhodnúť ich prehliadnuť.

Požiadajte používateľov, aby sa zaviazali používať politiku pripojením svojich podpisov ako formu potvrdenia. Týmto spôsobom budete mať dôkaz o ich súhlase s jeho použitím v prípade, že tak neurobia.

6. Trénovať používateľov

Používatelia vášho e-mailu nemusia rozumieť niektorým informáciám v pravidlách. Ponechať ich v stave zmätku je riskantné, pretože môžu podniknúť nevhodné kroky, ktoré ohrozia vašu sieť.

Zabezpečte, aby každý porozumel politike vykonaním školenia. Vytvorte im priestor na kladenie otázok o sivých oblastiach, aby každý vedel, čo robiť a čo nie.

7. Vypracujte plán reakcie na incidenty

Dokonca aj so všetkými školeniami o tom, ako efektívne implementovať politiku zabezpečenia e-mailov, sa veci môžu pokaziť.

Vypracujte plán reakcie na incidenty v v prípade narušenia bezpečnosti. Vaša politika by mala obsahovať to, čo by mali používatelia urobiť, keď majú podozrenie na škodlivú aktivitu alebo útok. Prijatie správnych opatrení môže zmierniť účinky kybernetického útoku.

Pestujte si zdravú kyberkultúru pomocou zásad zabezpečenia e-mailov

Okamžité správy môžu byť trendy pri komunikácii s priateľmi a rodinou. Ale pokiaľ ide o prácu a podnikanie, starý dobrý e-mail je stále aktuálny. Pomáha organizáciám udržiavať zmysel pre poriadok a formálnosť.

Možno sa vám nepodarí zabrániť útočníkom zamerať sa na vaše e-maily, ale môžete ich útoky zrušiť pomocou účinných zásad zabezpečenia e-mailov.

Keď každý, kto používa váš e-mail, pochopí, ako uchovávať informácie v bezpečí, počítačoví zločinci nebudú mať príležitosť udrieť. Je len otázkou času, kedy sa vzdajú pokusu preniknúť do vašej siete a prejdú na ďalšiu.

Ako rýchlo napísať efektívny e-mail (4 nástroje AI, ktoré môžete použiť)

Bojujete s písaním e-mailov, aby ste veci zvládli? Tu je niekoľko tipov, ako rýchlejšie písať lepšie e-maily, spolu s niektorými nástrojmi, ktoré môžete použiť.

Prečítajte si ďalej

O autorovi